Kassen-Nachschau: Was ist das und was darf das Finanzamt?
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Bei der sogenannten Kassen-Nachschau können die Finanzämter ohne Voranmeldung bei Betrieben der Bargeldbranche prüfen, ob die in einem Kassensystem erfassten Daten den gesetzlichen Formvorschriften entsprechen.
Geregelt ist die Kassen-Nachschau in § 146b der Abgabenordnung. Mit ihr soll der faire Wettbewerb von Marktteilnehmern unterstützt und Steuerbetrug erschwert werden.
Die Prüfung erfolgt grundsätzlich ohne Voranmeldung und wird von ein bis zwei Bediensteten durchgeführt. Die Prüfer weisen sich als Angehörige des Finanzamts aus und händigen ein Merkblatt zur Kassen-Nachschau aus.
Die Prüferinnen und Prüfer verlangen von den Steuerpflichtigen keine Zahlungen von Bargeld!
Was wird bei der Kassen-Nachschau überprüft?
Der Kassen-Nachschau unterliegen u. a. elektronische oder computergestützte Kassensysteme, App-Systeme, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler, Geldspielgeräte und offene Ladenkassen.
Der Fokus liegt auf der Prüfung des Kassensystems. Der Prüfer kann die gespeicherten Daten und die Programmierung einsehen oder Daten für eine spätere Kontrolle auf einem Datenträger mitnehmen.
Im Interesse der Wettbewerbsgleichheit werden Unternehmen ohne Kassensystem nicht besser gestellt als solche mit einer Registrier- oder PC-Kasse. Das heißt: Auch hier sind Kassen-Nachschauen möglich. Die Prüfung beschränkt sich zumeist auf eine Zählung des in der Kasse befindlichen Geldes (Kassensturzprüfung) sowie die Tageskassenberichte für die Vortage.
Bestehen Unsicherheiten, ob das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, regt die Finanzverwaltung an, einen Steuerberater für den rechtlichen Teil und ggf. einen Kassenfachhändler für den technischen Bereich hinzuzuziehen.
Können auch andere Unternehmensbereiche geprüft werden?
Je nach Branche kann die Kassen-Nachschau auch mit einer unangemeldeten Lohnsteuer-Nachschau gekoppelt werden. Hierbei wird festgestellt, welche Arbeitnehmer tätig sind und wie die lohnsteuerlichen Aufzeichnungen geführt werden. Hinsichtlich der Ermittlung der Arbeitszeiten können die nach dem Mindestlohngesetz zu führenden Aufzeichnungen zum Arbeitsbeginn und Arbeitsende auch für steuerliche Zwecke eingesehen werden.
Auch der Übergang zu einer Betriebsprüfung ist möglich – mehr Informationen dazu haben wir hier zusammengefasst: »Von der Kassen-Nachschau zur Betriebsprüfung: Voraussetzungen für den Übergang«.
Welche Mitwirkungspflichten bestehen für Unternehmer?
Die von der Kassen-Nachschau betroffenen Steuerpflichtigen haben den mit der Kassen-Nachschau betrauten Amtsträgern auf Verlangen Aufzeichnungen, Bücher sowie die für die Kassenführung erheblichen sonstigen Organisationsunterlagen über die der Kassen-Nachschau unterliegenden Sachverhalte und Zeiträume vorzulegen und Auskünfte zu erteilen.
Bei der Kassen-Nachschau dürfen Daten des elektronischen Aufzeichnungssystems durch die Amtsträger eingesehen werden. Auch kann die Übermittlung von Daten auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangt werden.
Was empfiehlt die Finanzverwaltung den Unternehmen der Bargeldbranche?
Bestehen Unsicherheiten, ob das Kassensystem alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt, regt die Finanzverwaltung an, einen Steuerberater für den rechtlichen Teil und ggf. einen Kassenfachhändler für den technischen Bereich hinzuzuziehen. Darüber hinaus hat das Landesamt für Steuern Niedersachsen Informationsschreiben zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung veröffentlicht.
(Quellen: Landesamt für Steuern Niedersachsen, Pressemitteilung vom 2.2.2018; OFD Karlsruhe, Pressemitteilung vom 21.10.2024)
(MB)
