Fahrtenbuch: Anerkennung auch bei kleinen Mängeln und Ungenauigkeiten

Fahrtenbuch oder pauschale Ermittlung: Der Unterschied

Wer als Angestellter oder Selbstständiger einen Firmenwagen oder Geschäftswagen auch privat nutzt, muss den dabei entstehenden sogenannten »geldwerten Vorteil« (auch: Nutzungswert) versteuern. Für die Berechnung und Versteuerung der mit einem Geschäftswagen privat gefahrenen Kilometer gibt es zwei verschiedene Verfahren.

Am meisten verbreitet ist die pauschale 1%-Methode. Dabei wird monatlich 1% des Listenpreises des Autos versteuert. Die tatsächlichen Kosten und der genaue Umfang der privaten Nutzung spielen dabei (fast) keine Rolle. Deshalb sind keine Aufzeichnungen über die einzelnen Fahrten erforderlich. Das Ergebnis kann manchmal günstig, manchmal aber auch sehr nachteilig sein. Bei Angestellten mit Firmenwagen wird in aller Regel diese Möglichkeit gewählt.

Die zweite Methode ist das Führen eines Fahrtenbuchs. Der Zweck eines Fahrtenbuchs besteht darin, eindeutig den betrieblichen bzw. beruflichen Anteil der mit einem Auto in einem Jahr durchgeführten Fahrten zu ermitteln.

De private Nutzung wird also nicht pauschal, sondern mit den auf die Privatfahrten tatsächlich entfallenden Kosten angesetzt.

Fachleute sprechen hier von der »Escape-Klausel«, da man nur mithilfe eines steuerlich anerkannten Fahrtenbuchs der 1 %-Regelung entgehen können.

Fahrtenbuch: Voraussetzungen für die Anerkennung

• Das Fahrtenbuch ist ein Eigenbeleg, der lückenlos (durchgehend das ganze Jahr), zeitnah (direkt nach Fahrtende) und in geschlossener Form (keine einzelnen Blätter) zu erstellen ist.

• Die Aufzeichnungen müssen eine hinreichende Gewähr für ihre Vollständigkeit und Richtigkeit bieten.

• Die Finanzverwaltung muss das Fahrtenbuch mit vertretbarem Aufwand überprüfen können.

• Ein Fahrtenbuch darf auch handschriftlich geführt werden, muss allerdings für andere lesbar sein. Es reicht nicht, wenn nur der Steuerpflichtige selbst seine Aufzeichnungen lesen kann! Und: Bitte auf keinen Fall mit Bleistift schreiben, da in diesem Fall Radieren möglich ist und damit nicht dokumentierte nachträgliche Änderungen denkbar sind.

Wann darf das Finanzamt das Fahrtenbuch ablehnen?

Die Finanzverwaltung hat gelegentlich bereits bei einem einzigen fehlerhaften Eintrag das Fahrtenbuch verworfen. Diesen überzogenen Anforderungen hat der BFH zum Glück Einhalt geboten (BFH-Urteil vom 10.4.2008, Az. VI R 38/06): Kleinere Mängel führen nicht dazu, dass das Fahrtenbuch nicht anerkannt wird, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.

Allerdings hatte in dem vom BFH entschiedenen Fall das Fahrtenbuch abgesehen von der Nichterfassung weniger betrieblicher Kurzfahrten, wie Fahrten zur Bank, Post oder Tankstelle, keine Mängel aufgewiesen. Das Urteil darf daher keineswegs als Freibrief für schlampige Aufzeichnungen missverstanden werden. Denn was noch als kleiner Mangel durchgeht, ist nicht eindeutig geklärt.

FG Niedersachsen: Anerkennung des Fahrtenbuchs trotz kleinerer Mängel

Jetzt hat das FG Niedersachsen entschieden, dass ein Fahrtenbuch auch bei kleineren Mängeln und Ungenauigkeiten anerkannt werden muss, wenn die Angaben insgesamt plausibel sind.

Im Streitfall ging es dabei konkret um

• die Verwendung von Abkürzungen für Kunden und Ortsangaben,

• fehlende Ortsangaben bei Übernachtung im Hotel,

• Differenzen aus dem Vergleich zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und laut Routenplaner,

• fehlende Aufzeichnungen von Tankstopps.

Maßgeblich sei, so das Urteil, ob trotz der Mängel noch eine hinreichende Gewähr für die Vollständigkeit und Richtigkeit der Angaben gegeben und der Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung des Dienstwagens möglich sei.

Die Richter muteten es dem Finanzamt sogar zu, fehlende Angaben zu Hotelübernachtungen aus vorliegenden Reisekostenunterlagen zu ermitteln, sofern ist sich nur um vereinzelte Fälle handelt.

Weiter erklärten sie, in der Regel müssten die Angaben zu den Kilometerständen zwar sofort, d.h. am Ende jeder Fahrt gemacht werden. Präzisierungen des beruflichen Zwecks dürften jedoch noch innerhalb einer Woche nachgeholt werden. Ein gleichmäßiges Schriftbild im Fahrtenbuch sei in diesem Zusammenhang kein Beweis dafür, dass der Steuerzahler das Fahrtenbuch erst später in unzulässiger Weise nacherstellt habe (FG Niedersachsen, Urteil vom 16.6.2021, Az. 9 K 276/19).

Fahrtenbuch oder pauschale 1%-Methode – was ist besser?

Die Wahrscheinlichkeit, dass sich der Aufwand für ein Fahrtenbuch finanziell lohnt und Steuern gespart werden, ist vor allem bei Selbstständigen in diesen Fällen sehr hoch:

• Der Pkw wird nur in geringem Umfang zu Privatfahrten genutzt.

• Der Listenpreis des Pkw ist sehr hoch.

• Der Pkw ist schon älter und bereits abgeschrieben.

• Der Pkw ist gebraucht gekauft worden.

• Die Fahrleistung und die laufenden Kosten sind niedrig.

• Bei Anwendung der 1 %-Methode wäre kein einziger Euro als Betriebsausgabe abziehbar, da der Privatanteil so hoch ist wie die gesamten Kfz-Kosten.

• Im Betriebsvermögen befinden sich mehrere Pkw, und ohne Fahrtenbuch müsste für jedes Fahrzeug ein Privatanteil nach der 1 %-Methode versteuert werden.

• Die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb spielen keine oder nur eine geringe Rolle (wenige Fahrten und/oder geringe Entfernung; Wohnung und Büro im selben Haus).

Tipps und Ratgeber rund um Firmenwagen und Fahrtenbuch

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