Betriebs­ausgaben: Betrieb­lich veranlasste Kosten mindern deinen Gewinn

Bei Betriebsausgaben handelt es sich um Abgänge von Wirtschaftsgütern in Form von Geld oder Geldeswert. Du darfst aber nur Aufwendungen, die durch deinen Betrieb veranlasst sind, als Betriebsausgaben abziehen (§ 4 Abs. 4 Einkommensteuergesetz - EStG). Sie wirken sich also gewinnmindernd aus!

Es kommt immer auf den wirtschaftlichen Zusammenhang mit deiner selbstständigen Tätigkeit an. Kosten für die private Lebensführung darfst du nicht gewinnmindernd ansetzen.

Im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung ergibt sich dein steuerpflichtiger Gewinn dann vereinfacht als:

   Betriebeinnahmen
- Betriebsausgaben
= Gewinn oder Verlust

Je höher deine Betriebsausgaben also sind, umso weniger Gewinn hast du mit deinem Unternehmen erzielt und umso weniger Steuern musst du zahlen.

Den Gewinn oder Verlust aus deiner betrieblichen Tätigkeit trägst du dann in deiner Steuererklärung ein. Für die Gewinnvermittlung deines Betriebes verwendest du dazu das Formular »Anlage EÜR«. Ergibt sich bei der EÜR ein Verlust, kannst du diesen steuersparend mit anderen positiven Einkünften verrechnen.

Bei den Betrieb­sausgaben hast du mehr Spielraum als bei den Betriebs­einnahmen, denn du kannst entscheiden, welche Ausgaben du für deine selbstständige Tätigkeit als notwendig erachtest. Auf jeden Fall ist es für dich wichtig zu wissen, welche Aufwendungen überhaupt als Betriebs­ausgaben eingeordnet werden dürfen und welche nicht.

Einige Regeln gelten sowohl für Betriebs­einnahmen als auch für Betriebs­ausgaben. Bei beiden kommt es vor allem auf die betriebliche Veranlassung an, damit sie steuerlich berücksichtigt werden.

Es gibt zahlreiche abzugsfähige Betriebsausgaben. Bei den meisten Selbstständigen kommen die folgenden abziehbaren Aufwendungen für betriebliche Zwecke auf jeden Fall vor:

• Abschreibungen
• Aufwendungen für den Arbeitsplatz zu Hause
• Fahrtkosten oder Kosten für einen Pkw

Abschreibungen zählen zu den Betriebs­ausgaben

Hast du ein Wirtschaftsgut angeschafft, welches du über einige Jahre in deinem Betrieb nutzen möchtest, musst du dieses Wirtschaftsgut abschreiben. Das bedeutet, du darfst nicht die kompletten Anschaffungskosten gleich in dem Jahr, in dem du das Wirtschaftsgut gekauft oder hergestellt hast, als betriebliche Ausgaben abziehen. Stattdessen verteilst du deine Aufwendungen über die Nutzungsdauer des Wirtschaftsguts (§ 7 Abs. 1 EStG).

Bei sogenannten »Geringwertigen Wirtschaftsgütern« kannst du unter bestimmten Voraussetzungen den kompletten Anschaffungsbetrag, also meist den kompletten Kaufpreis, schon in dem Jahr, in dem du das Wirtschaftsgut gekauft hast, als Betriebsausgaben in deiner Gewinnermittlung ansetzen.

Wie zieht man die Kosten für den Arbeitsplatz zu Hause ab?

Die Regeln beim Arbeitszimmer, Homeoffice & Co. machen dem Ruf des Steuerrechts, manchmal unnötig kompliziert zu sein, alle Ehre!

Hast du zu Hause ein Arbeitszimmer, das die Voraussetzungen eines sogenannten »häuslichen Arbeitszimmers« erfüllt und ist dort auch dein Tätigkeitsmittelpunkt, kannst du alle für das Arbeitszimmer anfallenden Aufwendungen abziehen. Alternativ kannst du aber auch die »Jahrespauschale« berücksichtigen.

Ist dein Arbeitszimmer aber nicht dein Tätigkeitsmittelpunkt oder hast du dir daheim einfach eine Arbeitsecke eingerichtet oder arbeitest am Küchentisch? Dann kannst du gegebenenfalls die »Tagespauschale« ansetzen, für die du vielleicht noch den Begriff Homeoffice-Pauschale nutzt.

Wie zieht man Kosten fürs Auto und Fahrtkosten ab?

Bei vielen Selbstständigen gehören die Aufwendungen rund um das Auto zu den höchsten betrieblichen Ausgaben. Hier kommt es vor allem darauf an, ob dein Auto zu deinem Betriebsvermögen gehört. Ist dies der Fall, sind alle deine laufenden Aufwendungen im Zusammenhang mit dem Auto Betriebsausgaben. Das heißt: Kosten für den Treibstoff, für Reparaturen, aber auch die Kfz-Steuer und deine Autoversicherung.

Gehört dein Auto zu deinem Privatvermögen und du nutzt es auch beruflich, dann darfst du die Kosten, die durch deine betrieblichen Fahrten entstehen, geltend machen. Hier spricht man von einer sogenannten Aufwandseinlage. Die Höhe der Aufwandseinlage bestimmst du entweder über eine Pauschale (sogenannte Kilometerpauschale) oder über den Anteil an deinen tatsächlichen Kosten.

Natürlich hat nicht jeder Selbstständige ein eigenes Auto. Eine betriebliche Veranlassung kann auch für ein Zugticket oder für dein Fahrrad vorliegen. Dann kannst du auch hierfür Kosten abziehen.

Auch die Umsatzsteuer gehört zu den Betriebsausgaben

Wenn du als Selbstständiger umsatzsteuerpflichtig bist, dann gehört auch die Umsatzsteuer, die du an andere Unternehmer bezahlst und die diese in ihren Rechnungen ausweisen, zu deinen Betriebsausgaben.

Nicht bei jeder betrieblichen Aufwendung fließt auf den ersten Blick Geld, so dass du gleich weißt, welchen Betrag du in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung berücksichtigen und in der Anlage EÜR eintragen kannst. Zu einer abzugsfähigen Betriebsausgabe kann es auch kommen durch:

• eine Aufwandseinlage
• eine Privateinlage
• die Entfernungspauschale

Aufwandseinlage

Benutzt du einen Gegenstand, der zu deinem Privatvermögen gehört, auch für deinen Betrieb, so darfst du die dafür anfallenden Kosten auch gewinnmindernd berücksichtigen. Dies machst du, indem du eine Aufwandseinlage in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung einträgst.

Privateinlage

Es kann aber nicht nur zu einer Aufwandseinlage kommen, weil du einen Gegenstand aus deinem Privatvermögen nutzt. Auch wenn du ein Wirtschaftsgut, z.B. ein Grundstück oder eine Maschine, aus deinem Privatvermögen in dein Betriebsvermögen überführst, kommt es zu einer Einlage.

Allerdings wirkt sich nur die Einlage von Gegenständen, die von dir verkauft oder verarbeitet werden, als sofort abzugsfähige Betriebsausgabe aus. Bei der Einlage eines Wirtschaftsguts des abnutzbaren Anlagevermögens kommt es erst durch die Abschreibung zu einer Gewinnminderung.

Entfernungspauschale

Du fährst an deinen Arbeitstagen von deiner Wohnung zu deiner ersten Betriebsstätte oder Tätigkeitsstätte? Für diese Fahrten darfst du dann nur Kosten in Höhe der Entfernungspauschale geltend machen.

Die Entfernungspauschale ist, wie der Name schon sagt, eine Pauschale für jeden Kilometer von deinem zu Hause bis zu deinem Arbeitsplatz als Selbstständiger.

Du darfst pauschal ansetzen: 0,30 Euro × Entfernungskilometer für die einfache Strecke × Arbeitstage

Für deine Steuererklärungen der Jahre 2022 bis 2026 kannst du ab dem 21. Entfernungskilometer 0,38 Euro je Kilometer berechnen.

Nutzt du ein betriebliches Fahrzeug, hast du alle Kosten im Zusammenhang mit diesem Fahrzeug als abziehbare Betriebsausgaben angesetzt. Für deinen Weg zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte darfst du aber nur die Entfernungspauschale berücksichtigen. Denke deshalb daran, die Ausgaben, die auf diese Strecke fallen, wieder zu kürzen.

Weitere abzugsfähige Betriebsausgaben

Hier noch eine Auswahl an betrieblichen Ausgaben, die vor allem auch bei kleinen Unternehmen häufiger vorkommen können:

• Kosten für typische Berufskleidung wie Arztkittel,
• Kosten für Arbeitsmittel wie Büromaterial oder Werkzeuge,
• Aufwendungen für eine doppelte Haushaltsführung,
• Umzugskosten, wenn es einen beruflichen Grund für den Umzug gab,
• Zinsen für ein Darlehen, das für betriebliche Zwecke eingesetzt wird,
• vorweggenommene Betriebsausgaben und nachträgliche Betriebsausgaben.

Vorweggenommene Betriebsausgaben entstehen bereits vor der Eröffnung deines Betriebs. Auch hier kommt es auf die betriebliche Veranlassung an. Typisch sind Kosten für Renovierung und Instandsetzung vor der eigentlichen Betriebseröffnung.

Umgekehrt gibt es auch nachträgliche Betriebsausgaben, die noch nach Aufgabe oder dem Verkauf deines Betriebs anfallen, beispielsweise weil dein Mietvertrag für deine Geschäftsräume noch länger läuft.

Für manche Berufs­gruppen gibt es Pauschalen

Manche Berufsgruppen können von einem pauschalen Betriebs­ausgaben­abzug profitieren, das heißt, die einzelne Ausgabe muss nicht belegt werden. Das ist besonders interessant, wenn man nur wenige abziehbare Betriebsausgaben hat.

Diese sogenannten Betriebs­ausgaben­pauschalen decken den kompletten betrieblichen Aufwand eines Selbstständigen ab – es wird nur die jeweilige Pauschale bei der Gewinnermittlung des Steuerpflichtigen abgezogen. Solche Gesamt-Kosten­pauschalen gibt es aber nur für bestimmte Berufsgruppen wie zum Beispiel Schriftsteller und Journalisten oder auch Tagesmütter.

Bei manchen Ausgaben ist es nicht ganz einfach, die Grenze zu den Kosten für die private Lebensführung zu ziehen. Daher hat der Gesetzgeber sogenannte beschränkt abzugsfähige Betriebsausgaben eingeführt (§ 4 Abs. 4a, 5 EStG). Das gilt z.B. für

• Bewirtungen,
• Geschenke,
• Geschäftsreisen.

Auch die bereits erläuterten Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gehören hier dazu.

Wenn du Geschäftsfreunde einlädst

Bei Bewirtungen aus einem geschäftlichen Anlass darfst du nur 70 % der Kosten als Bewirtungsaufwendungen geltend machen. Zu den Bewirtungskosten zählen auch die Kosten für die Garderobe oder Trinkgelder.

Bei den Bewirtungskosten gibt es bestimmte Formvorschriften beachten (§ 4 Abs. 5 Nr. 2 EStG). Beachtest du diese nicht, kann das Finanzamt dir den Abzug streichen. So musst du bei der Bewirtung in einer Gaststätte nicht nur Ort und Tag aufzeichnen, sondern auch den Anlass und die Namen deiner Gäste. Auch brauchst du eine maschinell ausgestellte Rechnung.

Deine Bewirtungskosten erfasst du einzeln in einem gesonderten Verzeichnis (§ 4 Abs. 7 EStG).

Geschenke an Kunden, Mitarbeiter oder Geschäfts­freunde

Ein Geschenk ist nur dann gewinnmindernd in deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung absetzbar, wenn es für einen Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartner ist und die Kosten dafür nicht 50 Euro (bis 2023: 35 Euro) übersteigen. Ist das Geschenk nur einen Euro teurer, darfst du es nicht mehr abziehen.

Auch für Geschenke brauchst du ein gesondertes Verzeichnis, in dem du diese einzeln aufzeichnest.

Schenkst du einem Mitarbeiter etwas zu einem persönlichen Anlass wie z.B. zur Hochzeit, handelt es sich um eine Aufmerksamkeit, bei der die Grenze bei 60 Euro liegt. Bei »größeren« Geschenken an deine Mitarbeiter handelt es im steuerlichen Sinne nicht mehr um ein Geschenk, sondern um Arbeitslohn.

Geschäftsreisen absetzen

Bei einer Geschäftsreise bist du aus einem beruflichen Zweck unterwegs, z.B. wegen eines Messebesuchs oder einer Fortbildung. Für Übernachtungen und bei Reisenebenkosten wie der Parkgebühr kannst du die tatsächlichen Kosten abziehen.

Für deine Verpflegung ist der Betriebsausgabenabzug aber beschränkt auf die sogenannten Verpflegungsmehraufwendungen (§ 4 Abs. 5 Nr. 5 EStG). Ob du eine Pauschale von 14 Euro oder 28 Euro ansetzen kannst, hängt davon ab, wie lange du an dem jeweiligen Tag unterwegs bist. Mit Ausnahme der Anreise- und Abreisetage bei mehrtägigen Reisen muss die Dauer deiner Abwesenheit aber mindestens acht Stunden sein.

Wenn du dir bei deiner Geschäftsreise ein Essen in einem Restaurant gönnst, sind diese tatsächlichen Kosten nicht abzugsfähig – nur der von der Abwesenheitsdauer abhängige pauschale Betrag ist absetzbar. Umgekehrt kannst du aber auch die komplette Verpflegungspauschale geltend machen, auch wenn du nach dem Frühstück auf eine weitere Mahlzeit verzichtet hast.

Was tun, wenn eine Aufwendung sowohl betrieblich als auch privat veranlasst ist? Bei solchen gemischten Aufwendungen ist eine Aufteilung erlaubt und du kannst den betrieblich veranlassten Anteil abziehen. Voraussetzung ist, dass es einen geeigneten Maßstab gibt, auf dessen Grundlage du aufteilen kannst.

So können die Zeitanteile der geeignete Maßstab sein, um beispielsweise Reisekosten in einen privaten und einen beruflichen Teil aufzuteilen. Auch bei der Nutzung von Arbeitsmitteln wie Laptop oder Kamera können die gemischten Aufwendungen nach Zeitanteilen aufgeteilt werden. Eine Aufteilung nach Köpfen ist ebenfalls denkbar, z.B. für die Kosten der Feier des 10-jährigen Geschäftsjubiläums, zu der Kunden aber auch private Freunde eingeladen sind.

In manchen Fällen kann es sein, dass du deine Aufwendungen überhaupt nicht abziehen darfst. Dies kann sein, wenn

• sie mit steuerfreien Einnahmen zusammenhängen (§ 3c EStG) oder
• es sich um nicht abziehbare Betriebsausgaben (§ 4 Abs. 5 Nr. 8 EStG) handelt oder
• sie unangemessen sind.

Kein Abzug bei steuerfreien Einnahmen

Hängen deine Aufwendungen unmittelbar mit steuerfreien Einnahmen zusammen, sind sie nicht abzugsfähig. Steuerfreie Einnahmen sind z.B. Leistungen aus der Krankenversicherung, Mutterschaftsgeld, Unterhaltsgeld oder Stipendien aus öffentlichen Mitteln.

Strafzettel und »Knöllchen«

Geldbußen und Ordnungsgelder sind in den meisten Fällen nicht abzugsfähig. Hier geht es um betrieblich bedingte Geldbußen wie z.B. Strafzettel wegen Falschparken oder Bußgelder für zu hohe Geschwindigkeit. Ausnahmen sind betrieblich veranlasste Geldbußen anderer Staaten. Schmiergeldzahlungen sind nie abzugsfähig.

Was sind unangemessene Betriebsausgaben?

Eigentlich müssen deine betrieblichen Aufwendungen nicht »notwendig, angemessen, üblich oder zweckmäßig« sein. Das Finanzamt kann also nicht den Betriebsausgabenabzug in Form der Abschreibung verweigern, nur weil es den Kopf darüber schüttelt, dass sich jemand für seinen kleinen Schreinerbetrieb eine »High-End«-Kreissäge angeschafft hat, die dort wahrscheinlich nur selten zum Einsatz kommt. Das Finanzamt kann also nicht den Betriebsausgabenabzug in Form der Abschreibung verweigern. Auch nicht, wenn man dort den Kopf darüber schüttelt, dass sich jemand für seinen kleinen Schreinerbetrieb eine »High-End«-Kreissäge angeschafft hat, die dort wahrscheinlich nur selten zum Einsatz kommt.

Kommt aber ein Bezug zur privaten Lebensführung ins Spiel, sieht es schnell anders aus und der Abzug könnte, zumindest teilweise, versagt werden. Das Finanzamt wird also überprüfen, ob Ausgaben die private Lebensführung berühren und nach allgemeiner Verkehrsauffassung als unangemessen eingestuft werden. Dies kommt häufig bei einem zu luxuriösen Betriebs-Pkw oder auch bei zu ausschweifenden Einladungen von Geschäftsfreunden vor.

Fehlende Gewinnerzielungsabsicht

Auch wenn du als Steuerpflichtiger mit deinem Unternehmen eigentlich gar keinen Gewinn erzielen willst, streicht dir das Finanzamt den Abzug. Es unterstellt dir dann eine »fehlende Gewinnerzielungsabsicht« und damit liegt eine steuerlich unbeachtliche Liebhaberei vor.