Zuhause arbeiten: Home­office und Arbeits­zimmer als Selbst­ständiger absetzen

Für viele Selbstständige, egal ob Freiberufler oder Gewerbetreibende, ist es gerade seit Corona-Zeiten Normalität geworden: Sie arbeiten von zuhause und erledigen viele Aufgaben ihrer selbstständigen Tätigkeit daheim »am Schreibtisch«.

Geht es dir auch so und du verbringst einen großen Teil deiner Arbeitszeit im Homeoffice oder Arbeitszimmer? Dort kannst du dich zum einen um alle »typischen« Büroarbeiten kümmern, zum Beispiel E-Mails beantworten, Rechnungen schreiben, Buchhaltung machen, geschäftliche Telefonate führen usw. Viele Selbstständige können aber auch ihre gesamte berufliche Tätigkeit daheim am Schreibtisch ausüben.

Das Steuerrecht geht davon aus, dass gedankliche, schriftliche und organisatorische Arbeiten im Homeoffice erledigt werden können. Im Grunde genommen fallen solche Arbeiten bei jedem Selbstständigen an, nur in unterschiedlichem Umfang.

Um herauszufinden, welche Kosten du für deinen häuslichen Arbeitsplatz bei deiner Gewinnermittlung im Rahmen deiner Steuererklärung steuerlich berücksichtigen kannst, musst du zunächst zwei Aspekte prüfen:

• Wo gehst du deinen beruflichen Arbeiten zuhause nach?
• Hast du deinen sogenannten Arbeitsmittelpunkt im Homeoffice?

Es stellt sich also zunächst die Frage, wo du zuhause deinen Arbeitsplatz hast.

• Hast du für deine berufliche Tätigkeit daheim ein eigenes Arbeitszimmer, in dem du all deine gedanklichen, schriftlichen und organisatorischen Aufgaben erledigst? Oder
• Hast du dir im Wohnzimmer oder Schlafzimmer eine Arbeitsecke eingerichtet? Vielleicht erledigst du deine betrieblichen Arbeiten auch einfach am Küchentisch oder auf dem Sofa?

Du hast zuhause ein richtiges Arbeitszimmer, bzw. fachlich korrekt: ein sogenanntes »häusliches Arbeitszimmer«, wenn das Arbeitszimmer diese Voraussetzungen erfüllt:

• Es ist häuslich: Ist dein Arbeitszimmer ein Zimmer in deiner privaten Wohnung oder in deinem Einfamilienhaus, dann ist es auch häuslich. Es spielt keine Rolle, ob du zur Miete wohnst oder ob die Wohnung/das Haus dir gehören.
• Es hat die Ausstattung eines Arbeitszimmers: Der Raum eines häuslichen Arbeitszimmers muss wie ein Büro eingerichtet sein.
• Im Arbeitszimmer werden von dir gedankliche, schriftliche oder organisatorische Arbeiten erledigt.
• Das häusliche Arbeitszimmer wird von dir nur bzw. überwiegend für deine berufliche Tätigkeit genutzt: Ein Zimmer wird nur dann in der Steuererklärung vom Finanzamt als häusliches Arbeitszimmer anerkannt, wenn du es fast ausschließlich für deine Selbstständigkeit nutzt. Diese Voraussetzung ist erfüllt, wenn der Raum weniger als 10% privat genutzt wird.

Sind alle Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer erfüllt, darfst du die Kosten dafür aber nur dann bei deiner Gewinnermittlung steuerlich absetzen, wenn hier auch der Mittelpunkt deiner gesamten betrieblichen und beruflichen Tätigkeit liegt.

Hier kommt es darauf an, ob du die »wesentlichen und prägenden« Tätigkeiten für deine selbstständige berufliche Betätigung zuhause im separaten Arbeitszimmer ausführst. Ist dies erfüllt, so ist im häuslichen Arbeitszimmer auch der Mittelpunkt für deine Selbstständigkeit.

Dabei kommt es nicht darauf an, wie viel Zeit du in deinem Arbeitszimmer verbringst. Ausschlaggebend ist, wo die wesentlichen und prägenden Tätigkeiten ausgeführt werden oder anders ausgedrückt: Wo der qualitative Schwerpunkt deiner selbstständigen Tätigkeit liegt.

Hast du nun festgestellt, dass der Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit in deinem häuslichen Arbeitszimmer liegt, hast du zwei Möglichkeiten, deine Kosten steuerlich anzusetzen. Du kannst entweder

• die tatsächlichen angefallenen Kosten deines Arbeitszimmers oder
• die sogenannte Jahrespauschale in Höhe von 1.260 Euro

bei deiner Gewinnermittlung als Betriebsausgaben abziehen.

Tatsächliche Kosten des häuslichen Arbeits­zimmers berechnen

Zu den tatsächlichen Aufwendungen für dein Arbeitszimmer gehören die Raumkosten und die Kosten für die Ausstattung des Arbeitszimmers.

Raumkosten fallen im Normalfall für deine ganze private Wohnung oder für dein ganzes Haus an. Hast du die Wohnung oder das Haus gemietet, zählen die Miete und auch die Mietnebenkosten wie Heizung und Strom dazu.

Gehört dir die Immobilie, in der du dein Arbeitszimmer hast, gehören zu den Raumkosten u.a. Betriebskosten wie Strom, Heizung usw., Versicherungen, Gebäude-Abschreibungen, Renovierungskosten für die Immobilie etc. Gehört dir die Immobilie gemeinsam mit deinem Partner oder deiner Partnerin und ihr zahlt die Raumkosten gemeinsam, kannst du nur die anteiligen Kosten in der Höhe berücksichtigen, wie dir prozentual die Immobilie gehört – in den meisten Fällen ist das die Hälfte.

Raumkosten liegen dir im Normalfall für die gesamte private Wohnung oder das gesamte Haus vor. Daher musst du ausrechnen, welcher Anteil davon auf dein Arbeitszimmer fällt. Dazu teilst du die Quadratmeterzahl deines Arbeitszimmers durch die Quadratmeterzahl der gesamten Wohnung bzw. des gesamten Hauses.

Zu den anteiligen Raumkosten kommen noch die Ausstattungskosten für dein Büro zuhause dazu. Diese Aufwendungen kannst du direkt deinem Arbeitszimmer zuordnen und sie sind somit absetzbar. Hierzu gehören Aufwendungen für Tapeten, Wandfarben und Bilder, Vorhänge und Rollos, Teppichboden, Parkettboden oder Laminatboden, Einbauschränke und Deckenleuchten usw. absetzen.

Alternative: Jahres­pauschale für das häus­liche Arbeits­zimmer absetzen

Hast du deinen Tätigkeitsmittelpunkt in deinem Arbeitszimmer, kannst du statt der tatsächlich angefallenen Kosten aber auch die sogenannte Jahrespauschale absetzen. Eine Pauschale ist immer einfacher und macht weniger Arbeit, denn hier darfst du einfach pauschal den Betrag von 1.260 Euro abziehen – unabhängig davon, welche Kosten du tatsächlich hast.

Hast du aber nur in einem Teil des Jahres ein häusliches Arbeitszimmer, in dem auch dein Tätigkeitsmittelpunkt ist, darfst du auch nur den entsprechenden Teil der Jahrespauschale ansetzen. Hast du zum Beispiel nur sechs Monate eines Jahres ein häusliches Arbeitszimmer, dann gibt es auch nur die halbe Pauschale. Grund hierfür kann z.B. sein: Du ziehst um und hast nur in einer Wohnung ein häusliches Arbeitszimmer, in der anderen eine Arbeitsecke.

Was ist aber, wenn du zwar im Homeoffice arbeitest, dein Arbeitszimmer aber nicht die Voraussetzungen erfüllt, um steuerlich als häusliches Arbeitszimmer vom Finanzamt anerkannt zu werden?

So hast du in diesen Fällen kein vom Finanzamt anerkanntes Arbeitszimmer:

• Es handelt sich um eine Arbeitsecke z.B. in deinem Wohnzimmer oder Schlafzimmer.
• Du nutzt das Zimmer auch für private Dinge, zum Beispiel als Gästezimmer, als Spielecke deiner Kinder etc.
• Das Arbeitszimmer ist nicht durch eine Tür von deiner restlichen Wohnung abgetrennt oder es handelt sich um ein Durchgangszimmer.
• Du erledigst deine »Schreibtischaufgaben« zum Beispiel an deinem Küchentisch oder Wohnzimmertisch.

Oder die Voraussetzungen für ein häusliches Arbeitszimmer sind zwar erfüllt, aber hier erledigst du nicht die Arbeiten, die typisch für deine selbstständige Tätigkeit sind. Den prägenden Teil deiner beruflichen Tätigkeit erledigst du also außerhalb deines Arbeitszimmers. Du hast zuhause nicht deinen Arbeitsmittelpunkt. Welche Kosten kannst du dann berücksichtigen?

Wann gibt es die Tages­pauschale für das Home­office?

Du darfst für jeden Tag, an dem du

• überwiegend zuhause im Homeoffice gearbeitet hast und
• nicht eine erste Betriebsstätte aufgesucht hast,

die sogenannte Tagespauschale oder Homeoffice-Pauschale absetzen.

Eine erste Betriebsstätte oder erste Tätigkeitsstätte hast du zum Beispiel, wenn du eine Werkstatt, eine Kanzlei, eine Praxis, ein Ingenieurbüro oder einen Kosmetiksalon außerhalb deines zuhause hast.

Überwiegend arbeitest du zuhause, wenn du dort mehr als die Hälfte der Gesamtarbeitszeit des Tages gearbeitet hast. Wie viele Stunden du insgesamt gearbeitet hast, spielt keine Rolle. Hast du keine erste Betriebsstätte, dann kommt es nur darauf an, dass du überwiegend daheim tätig warst, um die Tagespauschale anzusetzen.

Steht dir aber an deiner Betriebsstätte kein anderer Arbeitsplatz für deine Büro- und Schreibtischarbeiten zur Verfügung, dann spielt es keine Rolle, ob du überwiegend oder nur kurz im Homeoffice gearbeitet hast. Das bedeutet: Auch wenn du nur kurze Zeit an einem Tag im Homeoffice gearbeitet hast, kannst du für diesen Tag die Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale) ansetzen.

Wie hoch ist die Tages­pauschale für das Home­office für Selbst­ständige?

Die Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale) beträgt 6 Euro pro Tag, ganz egal, welche Kosten du an einem solchen Tag tatsächlich hattest. Diese Pauschale ist für Selbstständige und Arbeitnehmer gleich. Es gilt aber ein Höchstbetrag von 1.260 Euro, mehr darfst du im Jahr nicht absetzen. Das heißt: Du darfst die Tagespauschale (Homeoffice-Pauschale) nur für maximal 210 Arbeitstage zuhause berücksichtigen, auch wenn du an mehr Tagen überwiegend daheim gearbeitet hast.

Hast du zuhause eine Betriebsstätte, dann kannst du für diese immer die tatsächlichen Kosten als Betriebsausgaben bei deiner Gewinnermittlung steuerlich absetzen. Eine Pauschale gibt es hier nicht.

Eine häusliche Betriebsstätte in den eigenen vier Wänden kann zum Beispiel sein: ein Lagerraum, eine Werkstatt, ein Tonstudio, eine Praxis etc.

Sogenannte »Arbeitsmittel« darfst du immer absetzen, unabhängig davon, ob du ein steuerlich anerkanntes Arbeitszimmer hast oder irgendwo eine Arbeitsecke nutzt.

Arbeitsmittel sind alle Gegenstände, die du nach Art, Verwendungszweck und auch der tatsächlichen Nutzung für deine betriebliche Tätigkeit brauchst.

Eine genauere Definition von Arbeitsmitteln gibt es nicht. Es kommt also nur darauf an, dass der konkrete Gegenstand betrieblich von dir verwendet wird. Diese Nutzung kann sich ganz unterschiedlich gestalten und hängt natürlich von der jeweiligen betrieblichen Tätigkeit ab. Beispiele sind neben Schreibtisch, Schreibtischstuhl und Bücherregal auch Berufskleidung, Fachliteratur, Werkzeuge, elektronische Geräte, deine PC-Ausstattung, Musikinstrumente und sogar Tiere oder Kunstgegenstände – je nachdem, welche Tätigkeit du ausübst.

Hinsichtlich der steuerlichen Berücksichtigung der Kosten für Arbeitsmittel musst du unterscheiden zwischen

• Verbrauchsmaterialien wie Kopierpapier, Tonerkartuschen, Laminierfolien, Batterien usw., die du sofort im Zeitpunkt der Bezahlung steuermindernd geltend machst, und
• langlebigen Wirtschaftsgütern, d.h. solche, die eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr haben. Sie werden über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Beispiele sind etwa Werkzeuge, Einrichtungsgegenstände wie Schreibtisch, Bürostuhl und Musikinstrumente bei Künstlern.