Gewinn ermitteln: Ganz einfach mit der Einnahmen-Überschuss-Rechnung

Als Selbstständiger bzw. Selbständige erzielst du Einnahmen, die steuerpflichtig sind. Das bedeutet, du musst deinen Gewinn (oder auch deinen Verlust), den du bei deiner selbstständigen Tätigkeit erwirtschaftest, bei der Ermittlung deines zu versteuernden Einkommens berücksichtigen.

Auf Basis dieses zu versteuernden Einkommens wird im Rahmen deiner Steuererklärung die Einkommensteuer berechnet, die du an das Finanzamt zahlen musst.

An dieser Stelle ist die Sprache im Steuerrecht ein wenig verwirrend, denn als Selbstständiger kannst du folgende Einnahmen haben:

• Einkünfte aus selbstständiger Arbeit (§ 18 EStG), wenn du einer freiberuflichen Tätigkeit nachgehst oder
• Einkünfte aus Gewerbebetrieb (§ 15 EStG), wenn du gewerblich tätig bist.

Du kannst auch Einkünfte aus Land- und Forstwirtschaft erzielen und mit dieser Tätigkeit selbstständig sein. Bei den Einkünften aus Land- und Forstwirtschaft gibt es viele Besonderheiten zu beachten – daher kümmern wir uns an dieser Stelle nur um die Freiberufler und Gewerbetreibenden.

Hast du also Einkünfte aus Gewerbebetrieb oder aus selbstständiger Arbeit, kannst du deinen Gewinn auf zwei Wegen ermitteln:

• durch eine Bilanz bzw. Bilanzierung oder
• durch eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR).

Die meisten Freiberufler und auch viele Gewerbebetriebe ermitteln ihren Gewinn über die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), obwohl sie auch die Bilanzierung und die damit verbundene doppelte Buchführung wählen könnten. Der Grund: Eine Bilanzierung ist viel aufwändiger. Hier sind eine doppelte Buchführung, eine Inventur, eine Gewinn- und Verlust-Rechnung und das Erstellen einer Bilanz notwendig.

Die EÜR ist die vereinfachte Methode der Gewinnermittlung, ist kostengünstiger und erspart dir häufig die Unterstützung durch einen Steuerberater.

Diese Methode der Gewinnermittlung ist im Einkommensteuergesetz, genauer in § 4 Abs. 3 EStG geregelt, weshalb häufig auch von der »4/3-Rechnung« gesprochen wird. Manchmal wird sie auch Einnahmen-Ausgaben-Rechnung genannt. Der korrekte Begriff ist jedoch Einnahmen-Überschuss-Rechnung, kurz EÜR.

Bist du Freiberufler, übst also einen freien Beruf aus, darfst du immer die EÜR als Gewinnermittlungsmethode wählen – egal wie hoch dein Gewinn oder dein Umsatz ist.

Hast du Einkünfte aus Gewerbebetrieb, kannst du, wenn du bestimmte Grenzen überschreitest, keine Einnahmen-Überschuss-Rechnung machen, sondern bist zu einer doppelten Buchführung und zur Bilanzerstellung verpflichtet.

Ab diesen Grenzen musst du bilanzieren:

• dein Jahresgewinn liegt über 80.000 Euro (bis 2023: 60.000 Euro) ODER
• dein jährlicher Umsatz beträgt mehr als 800.000 Euro (bis 2023: 600.000 Euro).

Bei Überschreiten dieser Grenzen tritt die Buchführungspflicht und somit die Pflicht zur doppelten Buchführung allerdings erst dann ein, wenn dein Finanzamt dich schriftlich dazu aufgefordert hat.

Im Grunde genommen erhältst du deinen Gewinn oder auch den Verlust, den du in einem Jahr mit deinem Betrieb bzw. mit deiner selbstständigen Tätigkeit erwirtschaftet hast, wenn du alle deine Betriebseinnahmen des Jahres deinen gesamten Betriebsausgaben des entsprechenden Jahres gegenüberstellst. Damit ist es besonders wichtig zu wissen, welche Ausgaben im Steuerrecht als betriebliche Ausgaben eingeordnet werden. Denn je höher die Betriebsausgaben, desto niedriger ist dein Gewinn und desto weniger Steuern musst du zahlen. Fehlendes Wissen kann dich also eine Menge Geld kosten!

Beispiel: Du hast dir einen Bürostuhl für 780 Euro gekauft, der in deinem häuslichen Arbeitszimmer steht und nur für deine Tätigkeit als Freiberufler genutzt wird. Irrtümlich bist du davon ausgegangen, dass du die Kosten für den Bürostuhl nicht als Betriebsausgaben abziehen kannst, da du schon Kosten für ein häusliches Arbeitszimmer bei deiner Gewinnermittlung berücksichtigt hast. Das kostet dich Geld. Denn durch den fehlenden Abzug ist dein Gewinn 780 Euro zu hoch. Und auf diesen Betrag musst du Steuern zahlen.

Wichtig ist somit für dich: du musst über das Jahr hinweg deine Betriebseinnahmen und -ausgaben im Rahmen einer einfachen Buchführung aufzeichnen.

Wie du diese Aufzeichnung machst und deine Rechnungen verwaltest, bleibt dir überlassen. Natürlich werden dafür Programme wie verschiedene Buchhaltungs-Software und »EÜR Software« angeboten. Hast du aber nur wenige Einnahmen und Ausgaben, reicht dir vielleicht schon eine Tabelle in Excel.

Ermittelst du nach Jahresablauf dann deinen tatsächlich erwirtschafteten Gewinn oder Verlust, ist es vorgeschrieben, hierfür einen von der Finanzverwaltung für jedes Jahr neu herausgegeben Vordruck zu verwenden, die sogenannte Anlage EÜR.

Die Anlage EÜR gibt einfach ausgedrückt das Schema vor, wie du bei deiner Gewinnermittlung vorgehen musst. Dem Finanzamt reicht es also nicht, von dir nur eine Zahl als Ergebnis deiner Gewinnermittlung zu bekommen. Mit der Anlage EÜR möchte es die eingetragenen Werte von verschiedenen Positionen prüfen können. Da die Positionen fest vorgegeben sind, kann ein Finanzbeamter dein Ergebnis leichter und schneller nachvollziehen.

Beispielsweise musst du diese Positionen in der Anlage EÜR angegeben:

• deine umsatzsteuerpflichtigen und deine umsatzsteuerfreien Betriebseinnahmen
• die von dir vereinnahmte Umsatzsteuer
• Abschreibungen, besonders für abnutzbare Wirtschaftsgüter
• Aufwendungen für sogenannte geringwertige Wirtschaftsgüter
• Raumkosten z.B. Miete von Geschäftsräumen
• Kosten für Arbeitsmittel
• die gezahlte Vorsteuer, also die Umsatzsteuer, die du an andere Unternehmer gezahlt hast
• die Umsatzsteuer, die du aufgrund deiner Umsatzsteuer-Voranmeldungen an das Finanzamt gezahlt hast
• beschränkt abziehbare Betriebsausgaben wie z.B. Aufwendungen für dein Homeoffice (Tätigkeit in der häuslichen Wohnung) oder für Bewirtungen
• Kraftfahrzeugkosten und Fahrtkosten

Die Anlage EÜR ist Bestandteil deiner Einkommen­steuererklärung, also Bestandteil deiner jährlichen Steuererklärung, in der auch deine privaten Verhältnisse berücksichtigt werden. Den Gewinn oder Verlust, den du mit dem EÜR-Formular ermittelst, musst du für deine Steuererklärung dann entweder in die Anlage S, wenn du Freiberufler bist, oder in die Anlage G, wenn du ein Gewerbe ausübst, übertragen.

Neben dem Hauptvordruck »Anlage EÜR« gehören auch noch diese Formulare zu deiner Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR). In diesen Formularen musst du zusätzliche Angaben machen:

• Anlage AVEÜR: Hier erstellst du ein Anlageverzeichnis, in welchem du dein betriebliches Anlagevermögen wie z.B. Fahrzeuge, Maschinen und Telefon einträgst.
• Anlage SZ: Hast du in deiner Anlage EÜR auch Schuldzinsen in Höhe von mehr als 2.050 Euro eingetragen, die nur beschränkt abziehbar sind, müssen diese hier aufgenommen werden.

Ganz wichtig: Wenn du deine Betriebseinnahmen und -ausgaben erfasst, um deinen Gewinn zu ermitteln, musst du das Zufluss-Abfluss-Prinzip berücksichtigen (§ 11 EStG). Was heiß das?

Du darfst in einem Jahr nur die Betriebseinnahmen berücksichtigen, die dir in diesem Jahr auch tatsächlich zugeflossen sind. Genauso darfst du bei den Betriebsausgaben nur die berücksichtigen, die in dem Jahr auch abgeflossen sind.

Es geht hier insgesamt also um Geldbewegungen. Überweist dein Kunde den Betrag, den du von ihm für deine Leistung bekommst, per Online-Banking, ist das Geld dann bei dir zugeflossen, wenn der Betrag auf deinem Konto gutgeschrieben ist. Zu diesem Zeitpunkt und in diesem Jahr darfst du den Betrag dann als Betriebseinnahme in deiner Gewinnermittlung berücksichtigen.

Aber wie so oft: auch hier gibt es eine Ausnahme, die du beachten musst – die sogenannte Zehn-Tage-Regel.

Ausnahme: Die Zehn-Tage-Regel

Gerade bei Zahlungen rund um den Jahreswechsel kann das Zufluss- und Abfluss-Prinzip dazu führen, dass Betriebseinnahmen oder -ausgaben dem Jahr zugeordnet werden, in das sie aus wirtschaftlicher Sicht eigentlich nicht gehören. Überweist du beispielsweise die Rechnung für eine Fortbildung im Dezember erst im Januar des Folgejahres, fließt diese Ausgabe auch erst im Folgejahr in deine Gewinnermittlung ein, obwohl sie aus wirtschaftlicher Sicht in das Jahr gehört, in dem die Fortbildung stattgefunden hat. Solche Effekte sollen in bestimmten Fällen durch die Zehn-Tage-Regel vermieden werden (§ 11 Abs. 1 Satz 2 EStG).

Die Zehn-Tage-Regel spielt dann eine Rolle, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind:

• Es muss sich um regelmäßig wiederkehrende Einnahmen oder Ausgaben handeln (zum Beispiel monatlich, vierteljährlich oder jährlich).
• Die Zahlung erfolgt im Zeitraum 22.12. bis 10.1. und ist auch in diesem Zeitraum fällig.

Beispiel: Du hast einen Kredit für deinen Betrieb aufgenommen, die Zinsen zahlst du quartalsweise. Sie sind immer am letzten Tag des jeweiligen Quartals fällig. Die Zinsen für das 4. Quartal werden deinem Konto erst am 5. Januar belastet. Die Zehn-Tage-Regel sagt nun: Du musst die Zinsen trotzdem in dem Jahr, zu dem sie gehören, als betriebliche Ausgabe berücksichtigen.

Die Zehn-Tage-Regel spielt vor allem bei den Umsatzsteuer-Vorauszahlungen eine große Rolle.

Bei der EÜR spielt es eine große Rolle, ob ein Gegenstand (z.B. Auto) bzw. ein Vermögenswert, also ein sogenanntes Wirtschaftsgut, deinem Betrieb zugeordnet ist und somit zum Betriebsvermögen gehört. Denn aus steuerlicher Sicht gehört das Wirtschaftsgut dann deinem Betrieb und nicht dir als Privatperson.

Die Zuordnung eines Wirtschaftsguts zum Betriebs- oder Privatvermögen hat zahlreiche Folgen für deine Gewinnermittlung. Hier nur die Wichtigsten:

Betriebs­vermögen verursacht Betriebs­ausgaben

Gehört ein Gegenstand, also ein Wirtschaftsgut, zu deinem Betriebsvermögen, dann verursachen auch alle Kosten, die im Zusammenhang mit diesem Wirtschaftsgut anfallen, Betriebsausgaben, die in der EÜR berücksichtigt werden – angefangen mit den Kosten für die Anschaffung, also mit dem Geld, das du für den Kauf ausgegeben hast.

Beispiel: Schaffst du dir einen Betriebs-Pkw an, so kannst du nicht nur den Kaufpreis über Abschreibungen als Betriebsausgaben berücksichtigen, sondern auch alle Kfz-Kosten wie die Kosten für das Benzin, für Reparaturen und für die Kfz-Versicherung.

Bei Privat­nutzung ist die Korrektur der Kosten erforderlich

Nutzt du ein Wirtschaftsgut aus dem Betriebsvermögen auch für deine privaten Zwecke, muss eine Korrektur erfolgen. Denn du hast alle Kosten, die dir bei dem Wirtschaftsgut entstanden sind, als Betriebsausgaben angesetzt. Nun muss der Teil der Kosten, der auf deine Privatnutzung entfällt, korrigiert werden, indem du eine Betriebseinnahme für deinen Privatteil erfasst. Denn Kosten, die privat verursacht sind, dürfen nicht bei der Gewinnermittlung deines Betriebes berücksichtigt werden.

Beispiel: Du hast dir ein Auto für deinen Betrieb gekauft und dieses gehört zu deinem Betriebsvermögen. Mit diesem erledigst du deine sämtlichen Kundenbesuche, aber auch für deine privaten Fahrten nutzt du dieses Auto. Da du alle Kosten, die mit dem Auto zusammenhängen, als Betriebsausgaben abgezogen hast, musst du den Teil der Kosten, die eigentlich durch deine private Kfz-Nutzung entstanden sind, wieder über eine Betriebseinnahme korrigieren.

Verkauf bedeutet Betriebs­einnahme

Verkaufst du ein Wirtschaftsgut des Betriebsvermögens, so erzielst du damit eine Betriebseinnahme. Das heißt: Bei einem Verkaufsgewinn muss dieser Gewinn versteuert werden! Es kann dabei sein, dass sogenannte stille Reserven aufgedeckt werden, die zu einer zusätzlichen Steuerlast führen.

Beispiel: Deinen Betriebs-Pkw hast du schon seit zehn Jahren, drum möchtest du dir ein neues Fahrzeug leisten. Nach 10 Jahren ist dein Betriebs-Pkw komplett abgeschrieben, d. h, er steht nur noch mit einem Erinnerungswert von 1 Euro in der Anlage AVEÜR. Da du dein Auto aber gut gepflegt hast, findest du dafür noch einen Käufer, der dir 2.500 Euro zahlt. Beim Verkauf des Autos werden somit stille Reserven in Höhe von 2.499 Euro aufgedeckt und du erzielst einen Gewinn, der als Betriebseinnahme zu erfassen ist.

Betriebs­vermögen: ja oder nein? – Es kommt auf den Nutzungs­umfang an

Sobald du ein Wirtschaftsgut mehr als 50% für deinen Betrieb nutzt, gehört es auf jeden Fall zu deinem Betriebsvermögen. Man spricht dann vom notwendigen Betriebsvermögen. Liegt deine betriebliche Nutzung des Wirtschaftsguten zwischen 10% und 50%, dann kannst du selbst entscheiden, ob du es zu deinem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zuordnen möchtest. Entscheidest du dich für eine Zuordnung zum Betriebsvermögen, ist der dafür verwendete Begriff im Steuerrecht »gewillkürtes Betriebsvermögen«. Liegt deine betriebliche Nutzung unter 10%, dann gehört das Wirtschaftsgut definitiv zu deinem Privatvermögen.

Wie dieser betriebliche Nutzungsumfang ermittelt wird, ist oft nicht so einfach. Bei einem Pkw kannst du die Gesamtkilometer, die du mit dem Pkw im Jahr gefahren bist, zu den Kilometern, die du aus betrieblichen Gründen gefahren bist, ins Verhältnis setzen. Bei einem Laptop beispielsweise, den du sowohl betrieblich als auch privat verwendest, könntest du das Verhältnis über die Gesamtnutzungszeit eines Jahres ermitteln. Das ist allerdings ziemlich aufwändig.