Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben: Das gehört alles dazu

Der Unterschied (»Saldo«) aus den Betriebseinnahmen und den Betriebsausgaben ergibt den Gewinn oder den Verlust aus einer selbstständigen Tätigkeit (§ 4 Abs. 3 Satz 1 Einkommensteuergesetz – EStG).

Bei der Gewinnermittlung im Rahmen einer Einnahmen-Überschuss-Rechnung stellst du also deine betrieblichen Einnahmen und deine betrieblichen Ausgaben gegenüber.

Tipp Erzielst du Einkünfte aus Gewerbebetrieb, trägst du deinen Gewinn oder Verlust in der Anlage G ein, bei Einkünften aus selbstständiger Arbeit erfolgt der Eintrag in die Anlage S. Das jeweilige Formular ist Bestandteil deiner Einkommensteuererklärung.

In den meisten Fällen geht es bei Betriebseinnahmen und -ausgaben um Geldbewegungen, also um Geld, das du für deine Leistungen als Selbstständiger bekommst oder um Ausgaben, die du für einen betrieblichen Zweck tätigst.

Was sind Betriebseinnahmen?

Fachlich ausgedrückt, sind Betriebseinnahmen Zugänge von Wirtschaftsgütern in Form von Geld oder Geldeswert, die durch deinen Betrieb veranlasst bzw. verursacht sind. Betriebseinnahmen sind meist die Honorare oder Entgelte, die du für deine Leistungen aus deiner selbstständigen Tätigkeit erhalten hast. Du kannst aber auch mit Wirtschaftsgütern, die zu deinem Betriebsvermögen gehören, Betriebseinnahmen erzielen. Beispielsweise, wenn du ein Betriebsgebäude vermietest oder Zinsen aus betrieblichen Kapitalanlagen bekommst.

Tipp Mehr Informationen über Betriebseinnahmen bekommst du in unserem Beitrag »Betriebseinnahmen: Honorare, Entgelte & mehr«.

Was sind Betriebsausgaben?

Umgekehrt sind somit Betriebsausgaben Abgänge von Wirtschaftsgütern in Form von Geld oder Geldeswert, die durch deinen Betrieb veranlasst sind. Es kann sich aber auch um Sachleistungen handeln, z.B., wenn du einem treuen Kunden etwas schenkst. Komplizierter wird es bei Ausgaben, die du sowohl aus betrieblicher als auch privater Veranlassung tätigst bzw. wenn du ein Wirtschafsgut sowohl betrieblich als auch privat nutzt. Zu denken ist hier beispielsweise an einen Pkw, der sowohl für den Betrieb als auch für Privatfahrten eingesetzt wird.

Tipp Mehr Informationen über Betriebsausgaben bekommst du in unserem Beitrag »Betriebsausgaben: Betrieblich veranlasste Aufwendungen mindern deinen Gewinn«.

Diese Regeln gelten für Einnahmen und Ausgaben

Es gibt ein paar grundsätzliche Regeln, die sowohl für die Einnahmenseite auch für die Ausgabenseite gelten.

Was bedeutet »betriebliche Veranlassung«?

Einnahmen und Ausgaben dürfen nur dann in der Einnahmen-Überschuss- Rechnung (EÜR) bei deiner Gewinnermittlung auftauchen, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Das heißt, es muss einen objektiven wirtschaftliche Zusammenhang mit deinem Betrieb bzw. Gewerbe oder mit deiner freiberuflichen Tätigkeit geben.

Betriebseinnahmen: Erfassung netto oder brutto?

Bist du umsatzsteuerpflichtig und musst Umsatzsteuer an das Finanzamt abführen, dann erfasst du deine Betriebseinnahmen und -ausgaben mit dem Nettowert, also ohne Umsatzsteuer. Die jeweiligen Umsatzsteuerbeträge werden getrennt davon aufgezeichnet.

Bist du allerdings Kleinunternehmer, ist für dich der Bruttobetrag ausschlaggebend. Deine Betriebseinnahmen und Betriebsausgaben erfasst du dann in Höhe der Bruttobeträge.

Was ist die Zehn-Tage-Regel?

Eigentlich gilt bei der Einnahmen-Überschuss-Rechnung das Zufluss-Abfluss-Prinzip. Als Ausnahme gibt es die Zehn-Tage-Regel bei regelmäßig wiederkehrenden Einnahmen oder Ausgaben (d.h. monatlich, vierteljährlich oder jährlich), die im Zeitraum 22.12. bis 10.1. gezahlt werden und auch in diesem Zeitraum fällig sind.

Solche Zahlungen darfst du nicht in dem Jahr in deiner Gewinnermittlung erfassen, in dem das Geld geflossen ist, sondern in dem Jahr, in welches die Zahlung wirtschaftlich gehört.