Privatanteil: Die private Nutzung des Betriebs-Pkw günstig versteuern

Du hast einen Pkw, der dein Geschäftswagen im Rahmen deiner Selbstständigkeit ist und zu deinem Betriebsvermögen gehört? Das bedeutet für dich: Du kannst sämtliche mit dem Pkw in Zusammenhang stehende Kosten in unbegrenzter Höhe als Betriebsausgaben abziehen.

Auf der anderen Seite musst du aber den privaten Nutzungsanteil deines betrieblichen Kfz bei deiner Gewinnermittlung als gewinnerhöhende fiktive Betriebseinnahme erfassen.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, diesen Privatanteil zu ermitteln. Welche Methode du in deinem Fall anwenden kannst, hängt ab von dem prozentualen Anteil, den du deinen betrieblichen Pkw auch betrieblich nutzt – das ist der betrieblichen Nutzungsumfang.

Liegt die betriebliche Nutzung deines Pkw zwischen 10 % und höchstens 50 %, hast du ein Wahlrecht und kannst entscheiden, ob es sich bei deinem Kfz um ein Privatauto oder ein Geschäftsauto handelt. Hast du dich für die Variante »Privatauto« entschieden, gibt es natürlich auch keinen Privatanteil, den du versteuern musst.

Dein Kfz ist ein Geschäftsauto, weil die betriebliche Nutzung über 50 % liegt? Dann ist für die Ermittlung des Privatanteil die 1 %-Regelung vorgeschrieben. Möchtest du das nicht, ist stattdessen nur die Fahrtenbuchmethode erlaubt.

Bei der 1%-Regelung gehst du vom sogenannten inländischen Bruttolistenpreis deines Kfz aus. Dieser Listenpreis ist deine sogenannte Bemessungsgrundlage. Für die Ermittlung der privaten Nutzung deines Geschäftsautos, nimmst du pro Monat 1 % dieses Bruttolistenpreises. Welche genaue Höhe deine tatsächliche private Nutzung hat, spielt keine Rolle. Sie darf nur nicht mehr als 50 % betragen, denn sonst kannst du die 1 %-Methode nicht anwenden.

Was ist der Listenpreis?

Der inländische Listenpreis hat nichts mit dem tatsächlichen Kaufpreis eines Autos zu tun: Es geht hier um die unverbindliche Preisempfehlung des Herstellers für den deutschen Markt zum Zeitpunkt der Erstzulassung des Autos.

Bemessungsgrundlage ist der Bruttolistenpreis, das heißt, die Umsatzsteuer gehört dazu. Kaufst du ein Auto neu, ist der Kaufpreis meistens um einiges niedriger als der Listenpreis, denn im Normalfall werden beim Kauf Rabatte gewährt. Trotzdem musst du bei der Berechnung des privaten Nutzungsanteils vom Bruttolistenpreis ausgehen.

Elektroautos oder E-Autos sind wesentlich teurer als Autos mit einem Verbrennungsmotor. Das wirkt sich auch auf den Listenpreis aus. Daher gibt es bei Elektroautos mit einem Bruttolistenpreis bis zu 60.000 Euro, die ab dem 1.1.2019 bis zum 31.12.2023 angeschafft wurden bzw. mit einem Listenpreis bis 70.000 Euro bei Anschaffungen ab 2024, eine Erleichterung. Bei der Berechnung des Privatanteils mit der Ein-Prozent-Regelung muss nur ein Viertel oder nur die Hälfte des Listenpreises als Bemessungsgrundlage angesetzt werden. Das hängt davon ab, ob es ein Auto mit oder ohne CO2-Emission ist.

Auf den Privat­anteil fällt Umsatzs­teuer an

Bist du umsatzsteuerpflichtig, dann fällt auf den Privatanteil auch noch Umsatzsteuer an. Denn die Nutzung deines Geschäftswagens für deine privaten Zwecke gilt steuerlich als sogenannte »unentgeltliche Wertabgabe«. Und auf diese unentgeltliche Wertabgabe fällt 19% Umsatzsteuer an.

Weshalb? Da du die bei der Anschaffung und bei den laufenden Kosten gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückbekommen hast, wird nun korrigiert. Denn ein Teil der Kosten ist durch die private Kfz-Nutzung verursacht.

Für die Ermittlung der Umsatzsteuer gibt es drei Möglichkeiten:

• Pauschalverfahren: Bemessungsgrundlage sind 80% des Privatanteils nach der 1%-Regelung.
• Schätzung: Bemessungsgrundlage sind 50% der mit Vorsteuer belasteten Kosten.
• Nachweismethode: Bemessungsgrundlage sind die auf die private Nutzung entfallenden mit Vorsteuer belasteten Kosten.

Nicht mit Privat­anteil abge­golten: Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Ermittelst du deinen Privatanteil mit der 1 %-Regelung, sind damit nur deine reinen Privatfahrten abgegolten (Fahrten zu privaten Einkäufen oder Terminen, Arztbesuche, Wochenend- und Urlaubsfahrten usw.). Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte sind aber noch nicht abgegolten und müssen durch eine weitere Hinzurechnung steuerlich gewinnerhöhend berücksichtigt werden.

Denn Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte gehören zwar zu den betrieblichen Fahrten, aber für sie dürfen nicht die tatsächlichen Kosten, sondern nur die sogenannte Entfernungspauschale abgezogen werden. Das bedeutet für dich zwei Schritte:

• Die Betriebsausgaben, die du für deine Fahrten zwischen Wohnung abgezogen hast, müssen wieder gemindert werden. Dies darfst du pauschal berechnen:
  Nicht abziehbare Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte (Jahreswert):
  auf 100 Euro abgerundeter Bruttolistenpreise × 0,03% × Kilometer zwischen Wohnung und Betrieb × 12 Monate
• Auf der anderen Seite machst du für die Kilometer zwischen deiner Wohnung und der ersten Betriebsstätte die Entfernungspauschale als Betriebsausgaben geltend:
  Die Entfernungspauschale beträgt 30 Cent (= 0,30 Euro) pro Kilometer.
  0,30 Euro × Anzahl der Entfernungskilometer × Zahl der Arbeitstage im Betrieb
  Hinweis: In den Jahren 2022 bis 2026 beträgt die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer 38 Cent (0,38 Euro).

Was ist eine Betriebs­stätte?

Eine »Betriebsstätte« hast du häufig dann, wenn du außerhalb deiner Wohnung oder deines Hauses Büro-, Praxis- oder Kanzleiräume hast, in denen du deiner Selbstständigkeit nachgehst.

Du hast einen betrieblichen Pkw und die Kfz-Nutzung für deine Selbstständigkeit beträgt mehr als 50%? Er ist schon alt oder der inländische Listenpreis ist sehr hoch oder du fährst kaum privat damit? Dann kann es für dich günstiger sein, den mühsamen Weg zu gehen und ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch zu führen.

In einem Fahrtenbuch wird jede Fahrt, egal, ob privat oder betrieblich aufgelistet. Diese Angaben müssen für jede Fahrt festgehalten werden:

• Datum
• Kilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt
• Ziel der Fahrt
• Zweck der Fahrt
• Geschäftspartner, wenn solche aufgesucht wurden.

Mit dem Fahrtenbuch weißt du also genau, wie viele Kilometer du privat und wie viele Kilometer du für deine Selbstständigkeit betrieblich zurückgelegt hast. Du kannst damit ausrechnen, wie viel Prozent deine private Pkw-Nutzung beträgt. Und mit diesem Prozentsatz kannst du ausrechnen, wie hoch die Kosten sind, die eigentlich zu deinen privaten Fahrten gehören Somit kannst du von den gesamten Kosten, die du für dein Geschäftsauto als Betriebsausgaben abgezogen hast, den privaten Teil wieder als Einnahme dazuzählen.

Erfüllt dein Fahrtenbuch die Voraussetzungen nicht, kann es dir passieren, dass das Finanzamt es nicht anerkennt und trotzdem die 1%-Regelung anwendet.

Wie berechnest du den Privat­anteil?

Am Jahresende addierst du im Fahrtenbuch deine eingetragenen Privatfahrten. Die Summe der privat gefahrenen Kilometer stellst du dann der Jahresfahrleistung des Pkw gegenüber und berechnest so den privaten Nutzungsanteil:

Privatanteil in Prozent = Privat gefahrene km/Gesamtfahrleistung × 100

Dann ermittelst du die auf die private Nutzung entfallenden Kosten, indem du diesen Prozentsatz auf die Kfz-Gesamtkosten anwendest:

Zu versteuernder Privatanteil = Gesamte Kfz-Kosten × Privatanteil in Prozent

Auf den Privat­anteil fällt Umsatz­steuer an

Bist du umsatzsteuerpflichtig, unterliegt auch bei der Fahrtenbuchmethode die private Pkw-Nutzung der Umsatzsteuer. Auf diese unentgeltliche Wertabgabe fällt Umsatzsteuer in Höhe von 19% an.

Beachte auch hier die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb

Mit deinem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch kannst du am Ende des Jahres genau ermitteln, wie viele Kilometer auf deine Fahrten zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte fallen. Daraus kannst du einen Prozentsatz bilden.

• In Höhe dieses Anteils an den Kfz-Kosten werden die Betriebsausgaben wie bei der 1%-Regelung gemindert.
  Nicht abziehbare Betriebsausgaben = Gesamte Pkw-Kosten × Anteil für Fahrten Wohnung–Betrieb in Prozent
• Umgekehrt kannst du auch hier für diese Fahrten dann wieder die Entfernungspauschale als Betriebsausgaben ansetzen.
  Die Entfernungspauschale beträgt 30 Cent (= 0,30 Euro) pro Kilometer.
  0,30 Euro × Anzahl der Entfernungskilometer × Zahl der Arbeitstage im Betrieb
  Hinweis: In den Jahren 2022 bis 2026 beträgt die Entfernungspauschale ab dem 21. Kilometer 38 Cent (0,38 Euro).

Die Schätzungs­methode

Die betriebliche Pkw-Nutzung beträgt bei dir mindestens 10 % und höchstens 50 %? Und du hast entschieden, dass dein Pkw ein Geschäftsauto ist und zu deinem Betriebsvermögen gehört? Auch hier kannst du alle Kosten, wie die laufenden Kosten und die Abschreibung, als Betriebsausgaben abziehen.

Für die Berechnung des Privatanteils ist hier aber die 1 %-Regelung nicht erlaubt. Willst du kein Fahrtenbuch führen, dann kannst du mit der Schätzungsmethode deinen Privatanteil berechnen.

Auch bei dieser Methode musst du über deine Aufzeichnungen ermitteln, wieviel Prozent du betrieblich und wieviel Prozent du privat gefahren bist. Es ist aber nicht so streng wie beim Fahrtenbuch. Du kannst mit Hilfe deiner Notizen und Terminkalender am Ende des Jahres bestimmen, wie hoch der Prozentsatz für deine geschäftlichen Fahrten war.

Aus dem Prozentsatz für geschäftliche Fahrten erhältst du auch den Prozentsatz für die privaten Fahrten Und diesen Prozentsatz wendest du dann auf die gesamten Kosten deines Kfz an und erhältst so den Privatanteil.

Hast du einen Raum für deine Selbstständigkeit außerhalb deines Zuhauses, musst du auch bei dieser Methode wieder die Kosten für die Fahrten zwischen deiner Wohnung und deinem Betrieb dazuzählen und darfst nur die Entfernungspauschale abziehen.