E-Rechnung für Unternehmer ab 2025

Ab wann gilt die E-Rechnung?

Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.

Ab dem 1. Januar 2026 erweitert sich diese Pflicht, und Unternehmen müssen auch selbst E-Rechnungen ausstellen und versenden können.

E-Rechnung: Übergangsfristen

Um kleinen und mittleren Unternehmen den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen bis Ende 2028 eingeräumt.

Während dieser Zeit dürfen Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch mittels Papierrechnung abgerechnet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.

Jeder Unternehmer muss als Rechnungsempfänger ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung über umsatzsteuerpflichtige Leistungen für sein Unternehmen erhalten und den erhaltenen Datensatz maschinell verarbeiten zu können.

Wer als Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung im Inland gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt (B2B-Bereich), muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen.

Für die Frage, in welcher Form diese ausgestellt werden muss, gelten im Wesentlichen folgende Übergangsregelungen:

• in den Jahren 2025 und 2026 kann mit einer E-Rechnung abgerechnet werden, es besteht aber (noch) keine Verpflichtung dazu.

• ab dem 1.1.2027 ist man zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat.

• ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht – also auch für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz.

Wofür gilt die E-Rechnung?

Im inländischen B2B-Bereich, also zwischen inländischen Unternehmern, werden elektronische Rechnungen verpflichtend. Sonstige Rechnungen, vor allem Papier-Rechnungen, soll es irgendwann gar nicht mehr geben.

Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Hier kann jede Art von Rechnung ausgestellt werden.

Wer eine steuerfreie Leistung erbringt, eine Leistung an eine Privatperson oder eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen privaten Bereich, ist ebenfalls nicht zur Verwendung der E-Rechnung verpflichtet, sondern kann jede Rechnungsart nutzen. Soll das System der E-Rechnung genutzt oder eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt werden, muss der Kunde zustimmen.

Wenn mindestens einer der beteiligten Unternehmer nicht im Inland ansässig ist, besteht keine Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung.

Ist ein PDF eine E-Rechnung?

Nein, jedenfalls nicht mehr ab 2025: Ein PDF-Dokument allein erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung, sondern gehört ab 2025 zu den »sonstigen Rechnungen«.

Eine gültige elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell lesbar und verarbeitbar ist. Außerdem muss die Authentizität der Rechnung durch geeignete technische Verfahren, wie zum Beispiel eine digitale Signatur, gewährleistet sein.

BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Erklärungen und Hinweise für die Praxis

Inzwischen hat das Bundesfinanzministerium ein BMF-Schreiben veröffentlicht, in dem es die neuen Regelungen erläutert und Hinweise zur Umsetzung gibt. Dabei werden folgende Themen behandelt:

• Rechnungsarten ab dem 1. Januar 2025

• Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen

• Zulässige Formate einer E-Rechnung

• Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen

• Verträge als Rechnung

• Berichtigung von E-Rechnungen

• E-Rechnung und Vorsteuerabzug

• Aufbewahrung von Rechnungen

Auf einige wichtige Punkte gehen wir im Folgenden ein.

E-Rechnung: Was tun bei technischen Problemen?

Spezifischen Ausnahmen für technische Probleme sind nicht vorgesehen, auch nicht im BMF-Schreiben vom 15.10.2024.

Bei anhaltenden technischen Problemen sollte frühzeitig Kontakt mit der zuständigen Finanzbehörde aufgenommen werden. Erster Anlaufpunkt ist das zuständige Finanzamt vor Ort.

Hilfe gibt es auch auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung.

Strafen bei Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht

Nicht jeder Unternehmer ist über die Einführung der E-Rechnung erfreut – die Einführung bedeutet Aufwand und Kosten, das Format ist neu, das ganze Thema ist überhaupt sehr technisch. Die Pflicht zur E-Rechnung zu ignorieren, bringt aber nichts.

Bei der Nichtbeachtung der E-Rechnungspflicht sind verschiedene Konsequenzen und Sanktionen möglich, zum Beispiel:

1. Vorsteuerabzug: Eine nicht ordnungsgemäß ausgestellte Rechnung, die nicht den Anforderungen an eine E-Rechnung entspricht, berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug. Der Empfänger der Rechnung kann die in der Rechnung ausgewiesene Umsatzsteuer also nicht als Vorsteuer geltend machen.

2. Bußgelder: Bei Verstößen gegen die Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung können Bußgelder verhängt werden. Die genaue Höhe und die Umstände, unter denen Bußgelder verhängt werden, können je nach Bundesland und spezifischen Umständen variieren.

3. Rechtliche Ansprüche: Der Empfänger einer nicht ordnungsgemäßen Rechnung kann zivilrechtliche Ansprüche geltend machen, um eine korrekte Rechnung zu erhalten. Dies kann zu zusätzlichen Kosten und Aufwand für den Rechnungsaussteller führen.

4. Steuerliche Nachteile: Unternehmen, die ihrer Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen nicht nachkommen, riskieren steuerliche Nachteile, da die Finanzverwaltung die Anerkennung der Rechnungen verweigern kann.

E-Rechnung: Richtig vorbereitet in 8 Schritten

Durch eine frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen sicherstellen, dass sie bereit sind, wenn die neuen Vorschriften in Kraft treten, und von den Vorteilen der E-Rechnung wie verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen und optimiertes Cash-Management profitieren.

Um sich auf die Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 vorzubereiten, sollten Unternehmen folgende Schritte in Betracht ziehen:

1. Informationen über die Anforderungen einholen: Dazu gehört vor allem das Verstehen der gesetzlichen Vorgaben und technischen Spezifikationen für E-Rechnungen, wie sie in der Europäischen Norm EN 16931 definiert sind.

2. Das richtige Format wählen: Unternehmer sollten sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen in einem akzeptierten Format wie ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.

3. Prozesse optimieren: Interne Prozesse sollten angepasst werden, um die elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung zu integrieren. Dies kann die Effizienz steigern und Kosten senken.

4. Technologie-Upgrade: Unternehmen sollten rechtzeitig in die notwendige Technologie und Software investieren, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden zu können.

5. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeitende sollten frühzeitig im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen geschult werden.

6. System testen: Durch frühzeitige Tests sollte sichergestellt werden, dass alles reibungslos funktioniert, bevor die gesetzliche Verpflichtung in Kraft tritt.

7. Übergangsfristen nutzen: Kleinere Unternehmen können von den Übergangsfristen Gebrauch machen, um sich schrittweise auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.

8. Professionelle Unterstützung holen: Steuerberater oder IT-Spezialisten können den Übergang erleichtern.