E-Rechnung für Unternehmer ab 2025
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Ab 2025 wird die Verwendung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) zwischen inländischen Unternehmern Pflicht. Wir informieren über Ausnahmen, Übergangsregelungen und wichtige Schritte zur Vorbereitung von Unternehmen.
Inhalt
Wofür gilt die E-Rechnung?
Im inländischen B2B-Bereich, also zwischen inländischen Unternehmern, werden elektronische Rechnungen verpflichtend. Sonstige Rechnungen, vor allem Papier-Rechnungen, soll es irgendwann gar nicht mehr geben.
Nur bei Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro und für Fahrausweise besteht keine Pflicht zur E-Rechnung. Hier kann jede Art von Rechnung ausgestellt werden.
Wer eine steuerfreie Leistung erbringt, eine Leistung an eine Privatperson oder eine Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen privaten Bereich, ist ebenfalls nicht zur Verwendung der E-Rechnung verpflichtet, sondern kann jede Rechnungsart nutzen. Soll das System der E-Rechnung genutzt oder eine Rechnung in elektronischer Form ausgestellt werden, muss der Kunde zustimmen.
Ab wann gilt die E-Rechnung?
Ab dem 1. Januar 2025 wird in Deutschland die Einführung der elektronischen Rechnung (E-Rechnung) im B2B-Bereich verpflichtend. Unternehmen müssen dann in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Ab dem 1. Januar 2026 erweitert sich diese Pflicht, und Unternehmen müssen auch selbst E-Rechnungen ausstellen und versenden können.
E-Rechnung: Übergangsfristen
Um kleinen und mittleren Unternehmen den Übergang zu erleichtern, wurden Übergangsfristen bis Ende 2028 eingeräumt.
Während dieser Zeit dürfen Umsätze aus den Jahren 2025 und 2026 noch mittels Papierrechnung abgerechnet werden, sofern der Rechnungsempfänger zustimmt.
Übergangsfristen gibt es nur für Rechnungsaussteller. Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist.
Jeder Unternehmer muss als Rechnungsempfänger ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung über umsatzsteuerpflichtige Leistungen für sein Unternehmen erhalten und den erhaltenen Datensatz maschinell verarbeiten zu können.
Wer als Unternehmer eine steuerpflichtige Leistung im Inland gegenüber einem anderen Unternehmer erbringt (B2B-Bereich), muss innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung ausstellen.
Für die Frage, in welcher Form diese ausgestellt werden muss, gelten im Wesentlichen folgende Übergangsregelungen:
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in den Jahren 2025 und 2026 kann mit einer E-Rechnung abgerechnet werden, es besteht aber (noch) keine Verpflichtung dazu.
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ab dem 1.1.2027 ist man zur Ausstellung einer E-Rechnung verpflichtet, wenn der Umsatz im Jahr 2026 mehr als 800.000 Euro betragen hat.
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ab dem 1.1.2028 ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich für alle Pflicht – also auch für Unternehmen bis 800.000 Euro Umsatz.
Ist ein PDF eine E-Rechnung?
Nein, jedenfalls nicht mehr ab 2025: Ein PDF-Dokument allein erfüllt nicht die Anforderungen einer E-Rechnung, sondern gehört ab 2025 zu den »sonstigen Rechnungen«.
Eine gültige elektronische Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format vorliegen, das maschinell lesbar und verarbeitbar ist. Außerdem muss die Authentizität der Rechnung durch geeignete technische Verfahren, wie zum Beispiel eine digitale Signatur, gewährleistet sein.
BMF-Schreiben zur E-Rechnung: Hier können sich Unternehmer noch äußern
Das Bundesfinanzministerium (BMF) plant, ein BMF-Schreiben zur E-Rechnung zu veröffentlichen.
In dem Schreiben soll es unter anderem um diese Themen gehen:
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Rechnungsarten ab dem 1. Januar 2025
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Verpflichtung zur Ausstellung von Rechnungen
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Zulässige Formate einer E-Rechnung
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Übermittlung und Empfang von E-Rechnungen
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Verträge als Rechnung
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Berichtigung von E-Rechnungen
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E-Rechnung und Vorsteuerabzug
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Aufbewahrung von Rechnungen
Aufgrund der großen Bedeutung des Themas für die Wirtschaft wurde der Entwurf bereits hier auf der Internetseite des BMF veröffentlicht (PDF). Unternehmer, die zum Entwurf Stellung nehmen möchten, können dies über die Berufsverbände tun. Die Verbände haben den Entwurf ebenfalls bereits erhalten und bekommen Gelegenheit zu einer Stellungnahme.
E-Rechnung: Richtig vorbereitet in 8 Schritten
Durch eine frühzeitige Vorbereitung können Unternehmen sicherstellen, dass sie bereit sind, wenn die neuen Vorschriften in Kraft treten, und von den Vorteilen der E-Rechnung wie verbesserte Effizienz, Kosteneinsparungen und optimiertes Cash-Management profitieren.
Um sich auf die Umstellung auf E-Rechnungen ab 2025 vorzubereiten, sollten Unternehmen folgende Schritte in Betracht ziehen:
1. Informationen über die Anforderungen einholen: Dazu gehört vor allem das Verstehen der gesetzlichen Vorgaben und technischen Spezifikationen für E-Rechnungen, wie sie in der Europäischen Norm EN 16931 definiert sind.
2. Das richtige Format wählen: Unternehmer sollten sicherstellen, dass ihre E-Rechnungen in einem akzeptierten Format wie ZUGFeRD 2.x oder XRechnung ausgestellt werden, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen.
3. Prozesse optimieren: Interne Prozesse sollten angepasst werden, um die elektronische Rechnungsstellung und Rechnungsverarbeitung zu integrieren. Dies kann die Effizienz steigern und Kosten senken.
4. Technologie-Upgrade: Unternehmen sollten rechtzeitig in die notwendige Technologie und Software investieren, um E-Rechnungen empfangen, verarbeiten und versenden zu können.
5. Schulung der Mitarbeiter: Mitarbeitende sollten frühzeitig im Umgang mit den neuen Systemen und Prozessen geschult werden.
6. System testen: Durch frühzeitige Tests sollte sichergestellt werden, dass alles reibungslos funktioniert, bevor die gesetzliche Verpflichtung in Kraft tritt.
7. Übergangsfristen nutzen: Kleinere Unternehmen können von den Übergangsfristen Gebrauch machen, um sich schrittweise auf die vollständige Umstellung vorzubereiten.
8. Professionelle Unterstützung holen: Steuerberater oder IT-Spezialisten können den Übergang erleichtern.
Weitere Informationen, FAQ und Tutorials zur E-Rechnung gibt es auf der Informationsseite des Bundes zur elektronischen Rechnung.
(MB, AW)
