Fahrzeug: Kosten und private Nutzung richtig berechnen und versteuern

Hast du einen Pkw, dann wirst du ihn auch im Rahmen deiner Selbstständigkeit für betriebliche Fahrten nutzen. Diese betriebliche Nutzung deines Fahrzeugs verursacht natürlich auch Kosten – und die kannst du im Rahmen deiner Gewinnermittlung als Betriebsausgaben berücksichtigen.

Welche Kosten darfst du ansetzen und wie musst du vorgehen, um sie zu ermitteln? Um diese Fragen zu beantworten, kommt es ganz entscheidend darauf an, ob dein Pkw zu deinem Betriebsvermögen oder zu deinem Privatvermögen gehört.

Aber wann ist dein Auto eigentlich ein Privatauto und wann ein Geschäftsauto? Statt Geschäftsauto werden häufig auch die Begriffe »Betriebs-Pkw« oder »Firmenwagen« verwendet. Aus unserer Sicht passen die Begriffe »Firmen-Pkw« und »Firmenwagen« aber besser bei Arbeitnehmern, die einen Wagen von ihrer Firma, also dem Arbeitgeber, gestellt bekommen.

Daher sprechen wir an dieser Stelle vom Geschäftsauto, Geschäftswagen, Betriebs-Pkw oder betrieblichen Pkw.

Kannst du nun selbst entscheiden, ob es sich um einen Geschäftswagen oder einen Privatwagen handelt?

Egal, ob du bereits einen Pkw hast oder ob du dir einen neuen Wagen anschaffen möchtest – es kommt immer darauf an, wie viel ein Pkw betrieblich und wie viel er privat genutzt wird. Hier gibt es drei Möglichkeiten:

• Die Privatnutzung liegt über 90%: Das Auto ist immer dein Privatauto.
• Die betriebliche Nutzung liegt über 50%: Das Auto ist es immer dein Geschäftsauto.
• Die Nutzung deines Pkw ist mehr als 10% bis maximal 50% betrieblich durch deine selbstständige Tätigkeit verursacht: Du kannst entscheiden, ob es sich bei deinem Auto um ein Privatauto oder ein Geschäftsauto handelt.

Was gehört zu deinen betrieblichen Fahrten?

Zu deinen betrieblichen Fahrten zählen alle Fahrten, die du wegen deiner Selbstständigkeit betrieblich unternimmst. Das sind vor allem:

• Fahrten zu deinen Kunden, Lieferanten oder Geschäftsfreunden
• Fahrten zwischen deiner Wohnung und deinem Betrieb;
• Fahrten im Zusammenhang mit betrieblichen Einkäufen;
• Fahrten zum Finanzamt, zum Steuerberater oder Rechtsanwalt;
• Fahrten zur Hausbank oder zur Post;
• Fahrten zur Tankstelle oder zur Kfz-Werkstatt;
• Fahrten zur Handwerkskammer, zur IHK, zum Berufsverband;
• Fahrten zu Fortbildungsveranstaltungen und Messen.

Auch deine Fahrten zwischen deiner Wohnung und deiner ersten Betriebsstätte gehören zu deinen betrieblichen Fahrten und werden daher bei der Ermittlung des Umfangs der betrieblichen Nutzung berücksichtigt.

Wie bestimmst du den Prozentsatz?

Du brauchst den Prozentsatz, den du deinen Pkw betrieblich nutzt. Wenn du gerade ein Auto kaufst, bleibt dir nichts anderes übrig, als diesen Prozentsatz zu schätzen. Du schätzt also, wie viele Kilometer du insgesamt fährst und wie viele davon du voraussichtlich betrieblich im Rahmen deiner Selbstständigkeit zurücklegen wirst.

Betrieblichen Nutzung in Prozent = betrieblich gefahrene Kilometer / insgesamt gefahrene Kilometer × 100

Für den Nachweis deiner betrieblichen Nutzung hast du ansonsten verschiedene Möglichkeiten. Du kannst dafür ein Fahrtenbuch führen, aber auch andere geeignete Aufzeichnungen sind zulässig. Eine formlose Aufzeichnung der Fahrten über einen Zeitraum von drei Monaten bietet sich als Nachweis an, wenn es bei deinen betrieblichen Fahrten über das Jahr hinweg keine großen Schwankungen gibt.

Du hast ein Wahlrecht

Liegt die betriebliche Nutzung deines Autos zwischen 10 % und 50 %, kannst du wählen, ob der Pkw dein Privat-Pkw oder dein Geschäfts-Pkw sein soll. Entscheidest du dich für die Variante »Geschäfts-Pkw«, bedeutet das, dass du das Kfz deinem Betriebsvermögen zuordnest. Hier spricht man dann vom sogenannten »gewillkürtem Betriebsvermögen«.

Ist dein Auto ein Geschäftsauto, dann kannst du alle Pkw-Kosten als Betriebsausgaben berücksichtigen. Dazu gehören alle laufenden Kosten des Kfz wie zum Beispiel:

• Ausgaben fürs Tanken, egal, ob Benzin, Diesel oder Strom,
• Kosten für Ersatzteile und die Werkstatt,
• Kosten für die Waschanlage,
• Auto-Versicherungen und Kfz-Steuer

Zu deinen Aufwendungen gehört aber auch der jährliche Abschreibungsbetrag, denn ein Auto wird über mehrere Jahre genutzt. Daher verteilst du die Kosten für den Kauf auf die Nutzungsdauer des Fahrzeugs.

Die Einordnung eines Fahrzeugs als Privat- oder Geschäftsauto und auch die Frage, ob das Fahrzeug zum gewillkürten oder zum notwendigen Betriebsvermögen gehört, hat Bedeutung dafür,

• ob und in welcher Höhe du die Kosten für deine betrieblichen Fahrten als Betriebsausgabe berücksichtigen darfst und
• welche Methode du für die Berechnung des sogenannten Privatanteils, den du bei einem Geschäftsauto versteuern musst, anwenden darfst.

Handelt es sich um ein Geschäftsauto, setzt du alle Kfz-Kosten als Betriebsausgaben an. Im Gegenzug musst du dann aber die Kosten, die aufgrund deiner privaten Kfz-Nutzung angefallen sind, als eine fiktive Einnahme wieder deinem Gewinn dazuzählen und auch Umsatzsteuer darauf bezahlen. Wie du diese fiktive Einnahme berechnest, hängt davon ab, ob das Auto wegen seiner betrieblichen Nutzung auf alle Fälle zu deinem Betriebsvermögen gehört (»notwendiges Betriebsvermögen«) oder ob du dein Wahlrecht genutzt hast, und es dem gewillkürten Betriebsvermögen zugeordnet hast.

Ist dein Pkw hingegen ein Privatauto, kannst du nicht alle tatsächlichen Kosten deines Pkw als Betriebsausgaben abziehen. Stattdessen kannst du aber für die Strecken, die du für deine selbstständige Tätigkeit zurückgelegt hast, Betriebsausgaben in Höhe von 0,30 Euro je Kilometer ansetzen. Als Alternative kannst du auch einen individuellen Kilometersatz ermitteln und auf diesem Weg die tatsächlichen Kosten deines Fahrzeugs berücksichtigen.

Warum hat die private Nutzung deines Geschäftsautos Folgen, für die sich das Finanzamt interessiert? Ganz einfach. Hast du ein Geschäftsauto, setzt du sämtliche Ausgaben im Zusammenhang mit dem Auto als Betriebsausgaben an. Ein Teil dieser Ausgaben gehört aber eigentlich zu der privaten Nutzung deines Autos, denn sie wurden durch private Fahrten verursacht.

Das Finanzamt will deshalb von dir, dass du die gesamten Kosten, die du für das Geschäftsauto angesetzt hast, wieder um den Teil, der eigentlich privat verursacht ist, korrigierst. Denn deine Betriebsausgaben sind hier zu hoch und sollen wieder weniger werden. Um das zu erreichen, tust du so, als ob du durch die private Nutzung eine Einnahme hast.

Hier gibt es drei Methoden, um den Anteil der privaten Pkw-Nutzung zu ermitteln:

• die 1%-Methode oder 1%-Regelung
• die Fahrtenbuchmethode
• Schätzungsmethode

Es ist genau vorgeschrieben, welche Methode du wann zur Ermittlung des privaten Nutzungsanteils nehmen darfst.

Die 1%-Regelung

Dein Auto ist ein Geschäftsauto, weil dein betrieblicher Nutzungsanteil über 50 % liegt? Dann ist es vorgeschrieben, dass du den privaten Nutzungsanteil mit der 1 %-Regelung ausrechnest. Bei dieser einfachen pauschalen Regelung versteuerst du monatlich 1 % des Bruttolistenpreises für die Privatnutzung (§ 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 EStG). Es spielt hier keine Rolle, ob das Auto von dir tatsächlich 10 % oder beispielsweise 45 % genutzt wird.

Die Fahrtenbuchmethode

Als Alternative steht dir bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % sonst nur die Fahrtenbuchmethode offen. Hier muss jede einzelne Fahrt, egal ob privat oder betrieblich, genau in einem ordnungsgemäßen Fahrtenbuch erfasst werden

Die Schätzungsmethode

Du hast einen Pkw, der von dir mindestens 10 % und höchstens 50 % für deine Selbstständigkeit genutzt wird und du hast dich dafür entschieden, dass es sich um ein Geschäftsauto handelt. Deswegen hast du den Pkw deinem Betrieb zugeordnet und kannst daher alle Pkw-Kosten als Betriebsausgaben abziehen.

Für die Berechnung des Privatanteils ist hier die 1 %-Regelung nicht erlaubt. Willst du kein Fahrtenbuch führen, dann kannst du auch mit der Schätzungsmethode deine private Nutzung berechnen.

Bist du umsatzsteuerpflichtig, dann fällt auf den Privatanteil auch noch Umsatzsteuer an. Denn die Nutzung deines Geschäftswagens für deine privaten Zwecke gilt steuerlich als sogenannte »unentgeltliche Wertabgabe«. Und auf diese unentgeltliche Wertabgabe fällt 19 % Umsatzsteuer an.

Weshalb? Da du die bei der Anschaffung und bei den laufenden Kosten gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer zurückbekommen hast (Vorsteuerabzug), wird nun korrigiert. Denn ein Teil der Kosten ist durch die Nutzung für private Zwecke verursacht.

Hast du ein Kfz, dessen Nutzung für deine Selbstständigkeit mindestens 10 % und höchstens 50 % beträgt? Dann kannst du es als Geschäftsauto behandeln – du musst aber nicht. Es gibt durchaus Fälle, in denen es für dich günstiger ist, deinen Pkw nicht dem Betriebsvermögen zuzuordnen, sondern es im Privatvermögen zu belassen.

Was hat das für Folgen? Ist dein Auto dein Privatauto, dann sind auch alle Kosten im Zusammenhang mit dem Auto private Kosten und du kannst sie nicht als Betriebsausgaben für deinen Betrieb abziehen.

Natürlich kannst du aber auch bei einem Privatauto die Kosten für betriebliche Fahrten bei deiner Gewinnermittlung als Betriebsausgabe abziehen. Für die Ermittlung dieser Kosten hast du hier zwei Möglichkeiten:

• Pauschale Abrechnung mit der sogenannten Reisekostenpauschale von 0,30 Euro je gefahrenem Kilometer
• Abrechnung der tatsächlichen Kosten