Abschreiben: Anschaffungskosten über die Jahre verteilen
Hier geht es um »den Normalfall« der Abschreibungen: die planmäßige Abschreibung. Von der planmäßigen Abschreibung ist die außerplanmäßige Abschreibung zu unterscheiden, bei der es aufgrund von unvorhergesehenen Ereignissen zu einer dauerhaften Wertminderung kommt.
Im Normalfall schaffst du dir ein Wirtschaftsgut an, welches über einen längeren Zeitraum in deinem Betrieb zum Einsatz kommen soll und somit zu deinem abnutzbaren Anlagevermögen gehört. Durch die Verwendung in deinem Unternehmen kommt es zur Abnutzung und Wertminderung.
Bei Gütern des abnutzbaren Anlagevermögens darfst du nicht die gesamten Anschaffungskosten oder Herstellungskosten sofort als Betriebsausgaben ansetzen. Stattdessen verteilst du diese Kosten in gleichen Jahresbeträgen über die gesamte Nutzungsdauer und schreibst den Gegenstand somit über die Jahre ab.
Bei den planmäßigen Abschreibungen ist die lineare Abschreibung die Standardmethode (§ 7 Abs. 1 EStG), die meistens zum Einsatz kommt. In manchen Fällen wird die degressive Abschreibung angewendet. Auch die leistungsbezogene Abschreibung gehört zu den planmäßigen Abschreibungen.
Tipp Über die außerplanmäßige Abschreibung und alle anderen Abschreibungsmethoden wie die GWG-Abschreibung, die leistungsbezogene Abschreibung oder auch die Sonderabschreibung informieren wir dich in unserem Beitrag »Abschreibungen: Methoden und Vereinfachungsregeln«.
Um planmäßig abzuschreiben, musst du also wissen
- welche Voraussetzungen das Wirtschaftsgut erfüllen muss,
- welche Nutzungsdauer der jeweilige Vermögensgegenstand hat,
- wie du die Bemessungsgrundlage ermittelst und
- ob du linear oder degressiv abschreibst.
Tipp Auch die sogenannte »GWG-Abschreibung« ist eine planmäßige Abschreibung. Da bei den geringwertigen Wirtschaftsgütern aber besondere Spielregeln zu beachten sind und du vor allem viele Möglichkeiten hast, mit dieser Abschreibungsmethode Steuern zu sparen, informieren wir dich darüber in einem eigenen Beitrag: »GWG-Abschreibung: So kannst du Betriebsausgaben vorziehen«.
Was wird planmäßig abgeschrieben?
Voraussetzungen für die planmäßige Abschreibung eines Wirtschaftsguts sind:
- es ist abnutzbar,
- es hat eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr.
Abnutzbar ist etwas, wenn es durch den Gebrauch in deinem Betrieb oder einfach aufgrund des Ablaufs der Zeit an Wert verliert, das heißt, es kommt zu einer Wertminderung.
Da eine Nutzungsdauer von mehr als einem Jahr gegeben sein muss, kannst du Güter, die für den Verkauf, die Verarbeitung oder den Verbrauch gedacht sind, das heißt, das Umlaufvermögen, nicht abschreiben. Es geht also nur um Güter des Anlagevermögens.
Planmäßig abgeschrieben werden sowohl bewegliche als auch unbewegliche Güter. Beweglich ist beispielsweise dein Pkw, eine Maschine oder auch dein Schreibtisch und dein Schreibtischstuhl. Zu den unbeweglichen Vermögensgegenständen, die aber auch abnutzbar sind, gehören vor allem Gebäude.
Auch immaterielle Vermögensgegenstände werden abgeschrieben, z.B. Rechte wie das Urheberrecht an etwas oder auch der Geschäftswert.
Nutzungsdauer bestimmen
Für die Bestimmung kommt es im ersten Schritt darauf an, ob der Gegenstand neu oder gebraucht ist.
Neuanschaffungen: Betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer laut AfA-Tabellen
Die Finanzverwaltung hat für verschiedene allgemein verwendbare Anlagegüter die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer (§ 7 Abs. 1 Satz 2 EStG) in den sogenannten amtlichen AfA-Tabellen festgelegt. AfA steht für »Absetzung für Abnutzung« und wird häufig als Synonym für das Wort Abschreibung genutzt. Bei der in diesen Tabellen angegebenen gesamten Nutzungsdauer der Güter des Anlagevermögens wird davon ausgegangen, dass der erworbene Gegenstand neu ist.
Wundere dich nicht, dass die Abschreibungstabellen aus dem Jahr 2000 stammen – sie wurden seitdem nicht aktualisiert. Und deswegen fehlen hier auch viele Vermögensgegenstände, die für uns heute absolut gängig sind, wie zum Beispiel ein Smartphone. Findest du einen Gegenstand nicht in der Tabelle, dann solltest du dir ein vergleichbares Anlagegut suchen und dich an der dort angegebenen Anzahl an Jahren orientieren. Geht das nicht, dann musst du die Dauer schätzen.
Tipp Die amtlichen AfA-Tabellen stellen wir dir hier zum Download zur Verfügung.
Für viele Branchen gibt es auch eigene Abschreibungstabellen, in denen du spezielle Anlagegüter der jeweiligen Branche findest.
Wichtig Taucht ein Gegenstand sowohl in einer Branchentabelle als auch in der AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter auf, und sind die Angaben unterschiedlich, geht die Branchentabelle vor.
Bei deiner Gewinnermittlung kannst du auch von weniger Jahren ausgehen, als in den AfA-Tabellen angegeben, beispielsweise, weil ein Gegenstand in deinem Betrieb besonders intensiv eingesetzt wird und es deswegen schneller zu einer Wertminderung kommt. Du solltest dir aufschreiben, weshalb du von einer kürzeren tatsächlichen Nutzungsdauer ausgehst, um gegebenenfalls deine Entscheidung gegenüber dem Finanzamt vertreten zu können.
Tipp Das Finanzamt darf übrigens nicht von einer längeren Nutzungsdauer als in der Abschreibungstabelle ausgehen, was einen niedrigeren Abschreibungssatz und somit einen geringeren Abschreibungsbetrag für dich zur Folge hätte. Denn eine Abweichung zu deinen Ungunsten ist nicht erlaubt!
Gebrauchte Vermögensgegenstände: Was ist die Restnutzungsdauer?
Nicht jeder abnutzbare Vermögensgegenstand des Anlagevermögens, welcher in dein Unternehmen gelangt, ist neu! Du kannst ihn auch gebraucht gekauft haben oder er hat bisher zu deinem Privatvermögen gehört und du hast den Gegenstand nun in dein Betriebsvermögen eingelegt.
In solchen Fällen ist es notwendig, die sogenannte Restnutzungsdauer zu berechnen. Das ist die Dauer, in der du das abnutzbare Wirtschaftsgut voraussichtlich noch in deinem Betrieb verwenden kannst.
Häufig kannst du als Restnutzungsdauer die angegebenen Jahre laut AfA-Tabelle ansetzen abzüglich der Dauer, die der Gegenstand bereits vorher genutzt wurde. Hier kann es sein, dass du die bisherige Nutzungsdauer schätzen musst. Kaufst du aber beispielsweise einen Gegenstand, bei dem die Laufzeit nach der Abschreibungstabelle bereits abgelaufen ist, ist dieses Vorgehen nicht möglich. Dann solltest du überlegen, wie lange du das Anlagegut voraussichtlich noch in deinem Unternehmen einsetzen wirst und es dann über diesen Zeitraum abschreiben.
Am Ende der Nutzungsdauer
Ist ein Vermögensgegenstand nach Ablauf der in der Tabelle angegebenen Jahre bzw. bei gebrauchten Gütern nach Ablauf seiner Restnutzungsdauer noch in deinem Betriebsvermögen vorhanden, ist es bis zu diesem Zeitpunkt normalerweise komplett abgeschrieben.
Der Restwert beträgt dann nur noch 1 Euro. Auch wenn viele Selbstständige keiner Buchführung im Sinne des Handelsgesetzbuches (HGB) nachgehen, wird häufig hier der Begriff Restbuchwert verwendet. Dieser Restbuchwert bleibt weiterhin als »Erinnerungswert« in der Anlage AVEÜR stehen, solange du den Gegenstand noch in deinem Betrieb nutzt.
Abschreibung: Bemessungsgrundlage ermitteln
Bei der Ermittlung der Bemessungsgrundlage kommt es zunächst darauf an, ob es sich um einen gekauften Vermögensgegenstand handelt oder ob es sich um eine Einlage handelt, du also das Wirtschaftsgut aus deinem Privatvermögen in deinen Betrieb einlegst.
Was gehört zu den Anschaffungskosten?
Bei vielen Anschaffungen ist die Bemessungsgrundlage für die AfA der Kaufpreis, der sich aus der Rechnung ergibt. Dabei mindern Skonto oder Gutschriften diese Kosten. Hast du den Vermögensgegenstand in deinem Betrieb hergestellt, musst du die Herstellungskosten als Ausgangspunkt heranziehen. Dies ist aber in kleinen Betrieben eher selten der Fall, so dass wir von den Anschaffungskosten sprechen.
Zu den Kosten für die Anschaffung zählen auch die sogenannten Anschaffungsnebenkosten. Das sind alle Kosten, die du aufwenden musstest, um den Gegenstand zu erwerben und in einem betriebsbereiten Zustand zu versetzen. Hier gehören zum Beispiel die Lieferkosten dazu oder auch Montagekosten und bei einem Pkw die Zulassungskosten. Hast du ein Grundstück erworben, gehören unter anderem die Kosten für den Kaufvertrag, die Grunderwerbsteuer und die Notargebühr zu deinen Anschaffungsnebenkosten.
AfA und Umsatzsteuer
Unterliegst du mit deinen Umsätzen, die du mit deinem Unternehmen erwirtschaftest, der Umsatzsteuer, bist du also umsatzsteuerpflichtig, dann kannst du wiederum die Umsatzsteuer, die dir von anderen Unternehmern in Rechnung gestellt wird, als sogenannte Vorsteuer vom Finanzamt zurückholen.
In diesem Fall gehört die Umsatzsteuer bzw. die Vorsteuer nicht zu deinen Anschaffungskosten. Das bedeutet, du ziehst den Nettobetrag als Bemessungsgrundlage für die Abschreibung heran.
Tipp Was für dich rund um das Thema »Umsatzsteuer« interessant ist, erfährst du in unserem Beitrag »Umsatzsteuer: Umsatzsteuerpflicht ja oder nein«.
Bist du aber Kleinunternehmer oder erwirtschaftest du mit deinem Betrieb ausschließlich umsatzsteuerfreie Umsätze, dann bekommst du auch keine Vorsteuer vom Finanzamt erstattet.
In diesem Fall gehört auch der Umsatzsteuerbetrag, der in der Rechnung beim Kauf ausgewiesen wurde, zu den Kosten für die Anschaffung. Hier bildet also der Bruttobetrag die Bemessungsgrundlage, um die AfA zu berechnen.
Tipp Erwirtschaftest du sowohl umsatzsteuerpflichtige als auch umsatzfreie Umsätze, heißt es aufteilen! Es gehört nur der Teil der Vorsteuer, den du nicht erstattet bekommst, zur Bemessungsgrundlage für deine Abschreibung. Hier kommt es darauf an, zu welchem Prozentsatz du das erworbene Gut, zum Beispiel das Auto, für umsatzsteuerpflichtige bzw. für umsatzsteuerfreie Leistungen nutzt.
Bemessungsgrundlage bei Einlage aus dem Privatvermögen
Hast du das Wirtschaftsgut, dass du nun abschreiben möchtest, nicht gekauft, sondern aus deinem Privatvermögen in deinen Betrieb eingelegt, bildet der sogenannte Einlagewert die Bemessungsgrundlage für die Abschreibung. Wie wird dieser berechnet?
Legst du den Gegenstand innerhalb von drei Jahren, nachdem du ihn gekauft hast, in deinen Betrieb ein, ziehst du im ersten Schritt die damaligen Anschaffungskosten heran. Dann tust du so, als hättest du den Gegenstand seit dem Kauf abgeschrieben. Du ermittelst sozusagen eine fiktive Abschreibung. Der Wert, der sich dann aus Anschaffungskosten beim Kauf abzüglich der fiktiven Abschreibung ergibt, ist dein Einlagewert. Dieser ist die Bemessungsgrundlage für deine zukünftigen Abschreibungsbeträge.
Liegt der Kauf aber schon mehr als drei Jahre zurück, erhältst du den Einlagewert aus den aktuellen Wiederbeschaffungskosten zum Zeitpunkt der Einlage. In der »Steuersprache« spricht man hier auch vom sogenannten Teilwert.
Was sind lineare und degressive AfA?
Bei der degressiven und der linearen Abschreibung geht man von einer typischen Abnutzung des jeweiligen Gegenstands während seiner voraussichtlichen Nutzungsdauer aus.
Lineare Abschreibung: Die Standardmethode
Die lineare Abschreibung (§7 Abs. 1 EStG) kannst du eigentlich immer einsetzen, denn sie kann bei allen abnutzbaren Wirtschaftsgütern, egal, ob beweglich oder unbeweglich, angewendet werden. Und auch bei immateriellen Vermögensgegenständen wird linear abgeschrieben.
Tipp Vergiss nicht zu prüfen, ob du mit einer anderen Abschreibungsmethode, vor allem mit der GWG-Abschreibung, zu einem für dich günstigeren Ergebnis kommst!
Die Berechnung des jährlichen Abschreibungsbetrags ist eigentlich ganz einfach. Du verteilst die ermittelte Bemessungsgrundlage auf die Nutzungsdauer. So erhältst du deine jährliche Abschreibung, die du in deiner Gewinnermittlung als Betriebsausgabe berücksichtigen kannst. Ist zum Beispiel die Nutzungsdauer des Abschreibungsgegenstandes vier Jahre, dann kannst du vier Jahre 25 % deiner Bemessungsgrundlage als Abschreibungsbetrag ansetzen. Mit der linearen AfA kommt es also zu einer gleichmäßigen Verteilung deiner bei der Anschaffung aufgewendeten Kosten.
Ein bisschen komplizierter wird es nur im ersten Jahr, falls der Kauf oder die Einlage in deinen Betrieb nicht im Januar sondern in einem späteren Monat erfolgt ist. Denn dann darfst du den jährlichen linearen Abschreibungsbetrag nur zeitanteilig berücksichtigen. Das heißt, für jeden Monat, den sich der abnutzbare Vermögensgegenstand in deinem Anlagevermögen befindet, darfst du ein Zwölftel der Jahresabschreibung ansetzen. Ein angebrochener Monat wird hierbei wie ein voller Monat berechnet.
Tipp Du kannst den zeitanteiligen Abschreibungsbetrag statt nach Monaten auch taggenau, also nach Tagen, ermitteln. Das ist gegebenenfalls zu Beginn deiner Existenzgründung sinnvoll. Denn da erzielst du noch einen geringen Gewinn und musst deshalb vielleicht sowieso noch keine Steuern zahlen.
Somit bleibt dir dann am Ende der Nutzungsdauer, wenn dein Gewinn höher ist, noch ein höherer Abschreibungsbetrag als Betriebsausgabe übrig.
Wenn du im ersten Jahr eine zeitanteilige Abschreibung vorgenommen hast, endet die steuerliche Nutzungsdauer somit auch nicht zum Ende eines Jahres. Du hast mit anderen Worten noch einen Teil der Jahresabschreibung im letzten Jahr übrig.
Danach hast du das Wirtschaftsgut komplett abgeschrieben. Befindet es sich danach nach wie vor in deinem Betrieb, bleibt 1 Euro als Erinnerungswert im Anlageverzeichnis stehen.
Wird der Vermögensgegenstand vor Ende der betriebsgewöhnlichen Nutzungsdauer verkauft oder dem Betrieb entnommen, musst du auch eine zeiteinteilige Abschreibung ermitteln, um dann den Restwert des Gegenstands zu errechnen. Diesen Restwert erfasst du gewinnmindernd als Betriebsausgabe.
Ausnahme: Degressive Abschreibung
Ist die lineare Abschreibung immer möglich, so darf die degressive Abschreibung nur bei beweglichen Wirtschaftsgütern angewendet werden (§ 7 Abs. 2 EStG).
Die degressive AfA ist sehr attraktiv, weil sie in den ersten Jahren zu einem deutlich höheren Jahresabschreibungsbetrag führt als die lineare Methode. Sie wurde in den letzten Jahren wiederholt eingeführt und wieder abgeschafft.
Zur Ankurbelung der Wirtschaft erfolgte die Einführung der degressiven AfA in der Corona-Pandemie und konnte für Anschaffungen in den Jahren 2020 bis 2022 angewendet werden. Bei der Berechnung kann man das 2,5-Fache der linearen Abschreibung, aber maximal 25 % des Wertes, das das Wirtschaftsgut zu Beginn des Jahres (also der Wert, bei dem die Abschreibungsbeträge der Vorjahre bereits abgezogen sind) hat, ansetzen.
Zuletzt wurde sie im Rahmen des Wachstumschancengesetzes für Güter, die in der Zeit vom 1.4.2024 bis 31.12.2024 angeschafft oder hergestellt werden, erneut befristet eingeführt. Schaffst du ein bewegliches Wirtschaftsgut in diesem Zeitraum an, darfst du das 2-Fache der linearen Abschreibung, aber maximal 20 % des Wertes des Wertes, das das Wirtschaftsgut zu Beginn des Jahres (also der Wert, bei dem die Abschreibungsbeträge der Vorjahre bereits abgezogen sind) hat, ansetzen.
Tipp Hat der angeschaffte Gegenstand eine vergleichsweise kurze Nutzungsdauer, ist die lineare Abschreibung häufig günstiger, weil dort auch Abschreibungssätze über 20% bzw. 25% möglich sind.
Nutzt du die degressive Abschreibung, musst du den Abschreibungsbetrag jedes Jahr neu ermitteln. Da bei der degressiven Abschreibung der Abschreibungsbetrag von Jahr zu Jahr sinkt, ist es für dich sinnvoll, ab einem bestimmten Zeitpunkt von der degressiven zur linearen Abschreibung zu wechseln. So kannst du dir den maximalen Abschreibungsbetrag sichern.
Tipp Weitere Informationen findest du in unserem Ratgeber »Abschreibungen: Holen Sie das Maximum an Steuerersparnis raus«.
Sonderfall: Abschreibung von Computer und Software
Fast bei jedem Selbstständigen findet sich im Betrieb ein Computer oder Laptop und auch Software ist an der Tagesordnung. Und da es sich hier um abnutzbare Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens handelt, muss natürlich abgeschrieben werden.
In den amtlichen AfA-Tabellen findest du bei Computerhardware und Software eine betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer von drei Jahren. Da aber hier der technische Fortschritt besonders groß ist, wurde mit einem BMF-Schreiben (BMF-Schreiben vom 22.2.2022) diese auf ein Jahr verkürzt.
Ein BMF-Schreiben ist ein Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen. Ein solches Schreiben weist die Finanz- und Steuerverwaltung, also auch die Finanzämter, an, wie sie bei bestimmten steuerlichen Sachverhalten vorgehen soll und ist verbindlich.
Was gehört zur Computerhardware und Software?
Mit Computerhardware sind die verschiedensten Arten von Computern wie z.B. Desktop-PCs, Notebooks und Tablets gemeint. Auch sogenannte Peripheriegeräte wie beispielsweise Tastatur und Maus, Festplatten und USB-Sticks, aber auch Beamer oder Headset gehören dazu.
Unter Software versteht die Finanzverwaltung die Betriebs- und Anwendungssoftware zur Dateneingabe und -verarbeitung.
Wie werden Computer und Software abgeschrieben?
Du kannst solche Gegenstände sofort im Jahr der Anschaffung voll abschreiben. Du kannst dich aber auch für die lineare Abschreibung entscheiden.
Trotz der festgelegten einjährigen Dauer der Nutzung gelten bei Computer und Software die normalen Spielregeln der planmäßigen Abschreibung! Du bist weiterhin verpflichtet, diese Gegenstände in deine AVEÜR aufzunehmen.
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