Anforderungen an eine Betriebskostenabrechnung

Betriebskostenabrechnung: Das sind die Mindestangaben

Eine Betriebskostenabrechnung muss bestimmte Mindestangaben enthalten. Nur wenn sich diese Angaben aus der Abrechnung ergeben, ist sie mietrechtlich formell wirksam. Und nur dann kann sie Grundlage für Nachzahlungsansprüche des Vermieters sein.

Eine Abrechnung, die diesen Angaben nicht genügt, ist unbeachtlich mit der Folge, dass Ihnen als Mieter ein Anspruch auf Nachbesserung bzw. auf Erteilung einer neuen Abrechnung zusteht. Sie müssen nichts bezahlen. Der Vermieter muss erst eine komplett neue Abrechnung vorlegen. Als Mieter sind Sie sogar berechtigt, künftige Vorauszahlungen auf die Betriebskosten einzustellen, bis der Vermieter korrekt abgerechnet hat.

Die Abrechnung des Vermieters muss also sämtliche Ausgaben geordnet und verständlich darstellen. Es müssen die Gesamtkosten jeder Kostenart angegeben werden. Wurden nicht umlagefähige oder nur auf andere Mieter entfallende Kostenanteile herausgerechnet, muss ersichtlich sein, ob und in welcher Höhe das geschehen ist.

Abrechnungsmaßstab: Verteilung der Kosten auf die Mieter

In der Betriebskostenabrechnung muss der Vermieter die Kosten, die für das Haus im Abrechnungsjahr entstanden sind, auf die einzelnen Wohnungen verteilen. Der zugrunde gelegte Abrechnungsmaßstab muss nachvollziehbar angegeben und erläutert sein.

Es gibt verschiedene Verteilerschlüssel:

• Quadratmeter Wohnfläche: Die Verteilung der Betriebskosten erfolgt nach Quadratmetern. Dies ist in der Praxis der häufigste Abrechnungsmaßstab; er wird vom Gesetzgeber bevorzugt.

• Verbrauch: Die verbrauchsabhängigen Betriebskosten wie Strom, Wasser oder Gas werden nach dem tatsächlichen Verbrauch der Mieter abgerechnet, was unzweifelhaft der gerechteste Maßstab ist.

• Wohneinheit: Hier zählt jede Wohnung gleich. Die Betriebskosten werden durch die Anzahl der Wohnungen geteilt, was gerecht ist, wenn alle Wohnungen nahezu gleich sind oder den gleichen Nutzen haben (z.B. Kabelgebühren).

• Personenzahl: Grundlage für die Verteilung der Betriebskosten ist hier die Anzahl der zum Haushalt des Mieters gehörenden Personen, was bei Betriebskosten wie z.B. Müllgebühren und Wasserverbrauch sicherlich gerecht ist.

Bei der Betriebskostenabrechnung sollten Sie immer die in der Abrechnung angegebene Gesamtfläche mit der in der Vorjahresabrechnung angegebenen Fläche vergleichen. Hat sich die Gesamtfläche verringert, sollten Sie Ihren Vermieter nach dem Grund fragen.

Abrechnungsmaßstab und Verteilerschlüssel

Welcher Abrechnungsmaßstab bzw. Verteilerschlüssel konkret gilt, ergibt sich aus dem Mietvertrag. Sieht dieser keinen besonderen Verteilerschlüssel vor, werden die Betriebskosten nach der Wohnfläche umgelegt.

Sind Wasserzähler oder andere Messeinrichtungen vorhanden, die eine Verbrauchserfassung ermöglichen, muss der Vermieter verbrauchsabhängig abrechnen.

Und wenn in der Gemeinde für die Müllabfuhr ein Erfassungssystem (z.B. Scanner) verwendet wird, mit dem die bei jeder Mietpartei anfallende Müllmenge ermittelt werden kann, muss entsprechend abgerechnet werden (§ 556a Abs. 1 BGB).

Die Kosten für Heizung und Warmwasser muss der Vermieter in jedem Fall verbrauchsabhängig abrechnen. Die Vorschriften der Heizkostenverordnung stehen den mietvertraglichen Regelungen vor.

Änderung des Verteilerschlüssels

Grundsätzlich kann der vereinbarte Verteilerschlüssel nur mit Zustimmung des Mieters geändert werden.

Ausnahmsweise kann der Vermieter den Verteilerschlüssel durch eine einseitige Erklärung in Textform ändern, wenn er bestimmte Betriebskosten künftig nach dem erfassten unterschiedlichen Verbrauch oder der erfassten unterschiedlichen Verursachung umlegen will (z.B. nach dem Einbau von Kaltwasserzählern in jede Wohnung oder bei Bereitstellung von separaten Müllgefäßen für jede Wohnung). Der neue Verteilerschlüssel, auf den umgestellt werden soll, muss allerdings verbrauchsabhängig oder von der erfassten Verursachung abhängig sein, eine Umstellung des Maßstabs der Wohnflächen auf eine Verteilung nach der Kopfzahl ist also nicht möglich. Die Erklärung über die Umstellung ist nur vor Beginn des Abrechnungszeitraums zulässig (§ 556a Abs. 2 BGB).

Abzug der geleisteten Nebenkosten-Vorauszahlungen

Die vom Mieter auf die Betriebskosten geleisteten Vorauszahlungen müssen von den errechneten Betriebskosten abgezogen werden.

Hat der Vermieter die Vorauszahlungen des Mieters bei der Abrechnung versehentlich nicht in der richtigen Höhe oder gar nicht berücksichtigt, ist die Abrechnung zwar inhaltlich fehlerhaft, gleichwohl aber formell wirksam, weil der Mieter anhand seiner Unterlagen ohne Weiteres feststellen kann, ob seine Vorauszahlungen in der Abrechnung korrekt berücksichtigt sind. Die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung wird nicht dadurch infrage gestellt, dass geleistete Vorauszahlungen nicht oder nicht im richtigen Umfang berücksichtigt werden (BGH, Az. VIII ZR 240/07).

Abrechnung muss übersichtlich und verständlich sein

Die Gerichte verlangen für eine formell ordnungsgemäße Abrechnung, dass sie klar, übersichtlich und aus sich heraus verständlich sein muss. Das ist der Fall, wenn ein durchschnittlicher Mieter in der Lage ist, die Art des Verteilerschlüssels und der einzelnen Kostenpositionen zu erkennen und den auf ihn entfallenden Anteil an den Gesamtkosten rechnerisch nachzuprüfen. Wird die Abrechnung dem nicht gerecht, wird ein möglicher Nachzahlungsanspruch des Vermieters gar nicht erst fällig.

Das Gebot zur nachvollziehbaren, klaren und übersichtlichen Abrechnung verpflichtet den Vermieter, seine Mindestangaben entsprechend zu erläutern. Denn nur dann ist es Ihnen als Mieter möglich, die inhaltliche Richtigkeit und Plausibilität der Abrechnung zu prüfen, wenn die Grundlagen und Zusammenhänge der rechnerischen Bezugsgrößen und Einflussfaktoren dargestellt werden. Deshalb muss der Vermieter den Verteilerschlüssel im Einzelnen erläutern. Nicht unwesentliche Erhöhungen einzelner Kostenpositionen muss der Vermieter erklären. Und auch die Verbrauchswerte müssen dem Mieter auseinandergesetzt werden, wenn ein Vergleich mit der vorangegangenen Ablesung oder Erfassung eine erhebliche Abweichung zeigt.

Besonderheiten bei der Abrechnung von Heizkosten und Warmwasserkosten

Wenn vom Vermieter die Heiz- und Warmwasserversorgung durch eine zentrale Anlage erfolgt, muss er die dadurch entstehenden Kosten über die ergänzenden Vorschriften der Heizkostenverordnung (HeizkostenV) abrechnen. Das hat insbesondere zur Folge, dass im Regelfall ein erheblicher Kostenanteil verbrauchsabhängig umgelegt werden muss.

Hat das Gebäude nicht mehr als zwei Wohnungen, von denen eine der Vermieter selbst bewohnt, können Vermieter und Mieter vereinbaren, dass von den Vorgaben der Heizkostenverordnung abgewichen wird (§ 2 HeizkostenV).

Wärme und Warmwasser: Verbrauchserfassung

Der Vermieter ist verpflichtet, den anteiligen Verbrauch der Mieter an Wärme und Warmwasser zu erfassen. Er hat dazu die Räume mit Ausstattungen zur Verbrauchserfassung zu versehen.

Als Mieter müssen Sie dies dulden. Will der Vermieter die Ausstattung zur Verbrauchserfassung mieten, so muss er Ihnen dies unter Angabe der dadurch entstehenden Kosten schriftlich mitteilen. Widerspricht innerhalb eines Monats die Mehrheit der Mieter, darf der Vermieter die Geräte nicht mieten (§ 4 Abs. 1 und 2 HeizkostenV).

Zur Erfassung des anteiligen Wärmeverbrauchs sind Wärmezähler oder Heizkostenverteiler, zur Erfassung des anteiligen Warmwasserverbrauchs Warmwasserzähler oder andere geeignete Ausstattungen zu verwenden (§ 5 Abs. 1 HeizkostenV).

Ablesung und Verbrauchsmessung

Die Messvorrichtungen müssen einmal im Jahr zum Ende des jeweiligen Abrechnungszeitraums abgelesen werden. Im Regelfall erfolgt diese Ablesung durch Wärmemessdienste. Als Mieter sind Sie verpflichtet, der Ablesefirma den Zugang zu Ihrer Wohnung zu ermöglichen. Der Vermieter muss die Messung aber rechtzeitig (mindestens eine Woche vorher) ankündigen.

Vor dem Termin sollten Sie die Werte selbst ablesen und notieren. So haben Sie die Möglichkeit, Ihr Ergebnis mit dem der Ablesefirma zu vergleichen. Der Vermieter soll dem Mieter das Ergebnis der Ablesung im Regelfall innerhalb eines Monats mitteilen.

Das Ergebnis der Ablesung soll dem Mieter in der Regel innerhalb eines Monats mitgeteilt werden. Eine gesonderte Mitteilung ist nicht erforderlich, wenn das Ableseergebnis über einen längeren Zeitraum in den Räumen des Mieters gespeichert ist und von diesem selbst abgerufen werden kann. Einer gesonderten Mitteilung des Warmwasserverbrauchs bedarf es auch dann nicht, wenn in der Wohnung ein Warmwasserzähler eingebaut ist (§ 6 Abs. 1 HeizkostenV).

Pflicht zur verbrauchsabhängigen Kostenverteilung und Verteilerschlüssel

Der Vermieter hat die Kosten der Versorgung mit Wärme und Warmwasser auf der Grundlage der Verbrauchserfassung auf die einzelnen Mieter zu verteilen.

Die Gesamtkosten einer Wirtschaftseinheit werden in verbrauchsabhängige und verbrauchsunabhängige Kosten aufgeteilt.

Wann darf der Verbrauch geschätzt werden?

Fallen Messgeräte aus, sind sie defekt oder können aus anderen Gründen nicht abgelesen werden, ist der Verbrauch zu schätzen.

Grundlage für die Schätzung kann der zeitgleich ermittelte Verbrauch vergleichbarer anderer Räume sein oder der Verbrauch in den betroffenen Räumlichkeiten in früheren Abrechnungszeiträumen. Schätzungen sind allerdings ausgeschlossen, wenn mehr als 25 % der gesamten Wohnfläche des Gebäudes geschätzt werden müssten (§ 9a HeizkostenV).

Das Kürzungsrecht besteht unter anderem, wenn

• die Wohnung nicht mit Erfassungsgeräten ausgerüstet ist,

• Messgeräte zwar vorhanden, diese aber fehlerhaft montiert oder funktionsuntüchtig sind,

• der Vermieter, obwohl technisch möglich und vertraglich vorgesehen, bei einem Mieterwechsel keine Zwischenablesung durchgeführt hat.

Betriebskostenabrechnung: Formelle Anforderungen

Gesetzlich ist für die Abrechnung der Betriebskosten eine bestimmte Form nicht vorgeschrieben. Weil sie jedoch verständlich und nachvollziehbar sein muss, muss sie im Allgemeinen schriftlich erfolgen, weil nur dann diesen Anforderungen entsprochen werden kann. Eine Originalunterschrift des Vermieters ist allerdings nicht zwingend erforderlich. Die Abrechnung kann auch mit dem gedruckten Namen des Absenders versehen werden. Die Abrechnung kann auch per E-Mail oder Fax versendet werden.

Der Abrechnung muss zu entnehmen sein, dass sie vom Vermieter erteilt wurde. Sie muss also dessen Namen enthalten oder erkennen lassen, dass sie in dessen Namen erstellt wurde.

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