Steuererklärung ohne Belege: Erfahrungen aus zwei Jahren Belegvorhaltepflicht

30.10.2019, 00:00 Uhr - 

Die Tage werden kürzer, das Wetter ungemütlicher – das ist eine gute Gelegenheit, die Belege für die nächste Steuererklärung zu sortieren. Aber Halt: Die muss man doch gar nicht mehr abgeben? Das stimmt – aber wir wissen, welche Finanzämter trotzdem Quittungen anfordern!

Schon seit der Steuererklärung für 2017 brauchen Sie Ihre Belge nicht mehr mit der Einkommensteuererklärung einzureichen. Das bedeutet aber nur, dass das Finanzamt zunächst auf die Vorlage der Belege verzichtet. Sollte bei der Bearbeitung Ihrer Steuererklärung die Vorlage von Belegen notwendig werden, wird sich Ihr Finanzamt bei Ihnen melden und die Belege anfordern.

Schon seit der Steuererklärung für 2017 müssen keine Belege mehr eingereicht werden. Bild: AdobeStock

Was sind überhaupt Belege?

Belege sind zum einen Rechnungen, Quittungen, Kassenzettel, Kaufverträge, Spendenbescheinigungen, Parkscheine, Fahrkarten etc. Darauf muss stehen, wie viel Sie wofür, wann und wem gezahlt haben.

Zu den Belegen gehören außerdem alle sonstigen Unterlagen über steuerlich erhebliche Tatsachen, also zum Beispiel Reisekostenabrechnungen, in denen Sie alle angefallenen Kosten einer Dienstreise zusammenfassen, Atteste über die Notwendigkeit einer Kur oder Bescheinigungen über die Teilnahme an Fortbildungslehrgängen.

Von der Belegvorlagepflicht zur Belegvorhaltepflicht

Bis zur Steuererklärung 2016 mussten Sie Ihrer Steuererklärung alle Belege beilegen. Das war die sogenannte Belegvorlagepflicht.

Aus dieser Belegvorlagepflicht ist seit 2017 eine Belegvorhaltepflicht (auch: Belegaufbewahrungspflicht) geworden. Geregelt wurde die Änderung im Gesetz zur Modernisierung des Besteuerungsverfahrens, das Anfang 2017 in Kraft getreten ist.

Die Belegvorhaltepflicht bedeutet, dass Sie Belege nicht mehr unaufgefordert zusammen mit der Steuererklärung abgeben, sondern nur noch auf Verlangen des Finanzamts vorlegen können müssen.

Weiterhin gilt, dass Belege nur im Original vorgelegt werden dürfen. Kopien reichen dem Finanzamt nicht.

Die Belege müssen die Art der Aufwendungen genau bezeichnen. So reicht beispielweise die Bezeichnung Fachbuch für ein beruflich genutztes Werk nicht aus. Lassen Sie auf die Rechnung also den Buchtitel und das Kaufdatum dazuschreiben oder vermerken Sie den Titel des Fachbuchs selbst auf einem Extrablatt, das Sie an den Beleg heften. Auch eine Kopie des Buch-Covers kann helfen.

Wichtig ist auch, dass das Datum auf dem Beleg gut lesbar ist, damit das Finanzamt erkennt, dass die Kosten in dem entsprechenden Kalenderjahr entstanden sind.

Nach zwei Jahren Belegvorhaltungspflicht gibt es jetzt erste Erfahrungen, welche Belege die Finanzämter trotzdem anfordern.

Die Schwerpunkte sind je nach Bundesland unterschiedlich. Leider liegen noch nicht aus allen Bundesländern Erfahrungswerte vor.

Baden-Württemberg:

Im Baden-Württemberg bekennt man sich klar zum Wegfall der Belegvorlagepflicht: Grundsätzlich könne von einer unaufgeforderten Belegvorlage abgesehen werden, heißt es aus der OFD Karlsruhe.

Bayern:

Bayern geht ganz gerne mal einen Sonderweg – so auch hier: In der bayerischen Finanzverwaltung werden die Bundesvorgaben nur teilweise umgesetzt. So sollen insbesondere Sachverhalte, die erstmalig geltend gemacht werden oder die sich gegenüber dem Vorjahr erheblich verändert haben, durch die Vorlage von Belegen nachgewiesen werden, z.B. bei der

• erstmaligen Geltendmachung eines häuslichen Arbeitszimmers,

• erstmaligen Abgabe einer Anlage V (Vermietung),

• erstmaligen Geltendmachung von Kinderbetreuungskosten.

Hessen:

Hessen hat klar geäußert, dass ohne entsprechende Aufforderung keine Belege eingereicht werden sollen.

Rheinland-Pfalz:

Auch in Rheinland-Pfalz wurde klar kommuniziert, dass unaufgefordert keine Belege mehr eingereicht werden müssen.

Thüringen:

Thüringen verhält sich ähnlich wie Bayern und empfiehlt seinen Steuerzahlern die Abgabe von Belegen, wenn Kosten erstmalig geltend gemacht werden.

Wenn das Finanzamt Belege anfordert, sollten Sie diese griffbereit haben. Bild: AdobeStock

Wie lange müssen Sie Belege vorhalten?

Das Finanzamt darf sich nicht ewig damit Zeit lassen, vielleicht irgendwann Belege bei Ihnen anzufordern. Grundsätzlich gilt, dass Sie Belege bis zum Ablauf der Einspruchsfrist aufbewahren müssen, also nach dem Erhalt des Steuerbescheids noch einen Monat. Davon gibt es aber einige Abweichungen:

• Ist Ihr Steuerbescheid vorläufig oder steht unter dem Vorbehalt der Nachprüfung, müssen Sie die Belege bis zur Bestandskraft und dem Ende der daran anschließenden Einspruchsfrist aufbewahren.

• Wenn Sie Einspruch oder Klage gegen Ihren Steuerbescheid eingelegt haben, müssen Sie die Belege bis zum endgültigen Abschluss des Verfahrens aufheben.

• Manche Belege können für mehrere Jahre wichtig sein, beispielweise ärztliche Atteste. Diese heben Sie entsprechend länger auf.

• Zuwendungsnachweise (das sind Spendenbescheinigungen und Bescheinigungen über Mitgliedsbeiträge an gemeinnützige Vereine und Einrichtungen) müssen bis zu einem Jahr nach Bekanntgabe des Steuerbescheids aufbewahrt werden, wenn sie nicht vorher schon vom Finanzamt angefordert wurden.

• Handwerkerrechnungen, Rechnungen für haushaltsnahe Dienstleistungen und Belege für andere Leistungen, die im Zusammenhang mit einem Grundstück stehen, müssen Sie zwei Jahre lang aufbewahren. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt worden ist.

• Wenn Sie eine Photovoltaikanlage betreiben und Strom in das öffentliche Stromnetz einspeisen, erzielen Sie damit Einnahmen aus Gewerbebetrieb. Alle Unterlagen, die in diesem Zusammenhang anfallen, müssen zehn Jahre aufbewahrt werden.

  (CR)