Voranmeldung und Jahres­erklärung: Umsatz­steuer selbst berechnen

Bist du umsatzsteuerpflichtig, so gibst du Umsatzsteuervoranmeldungen und jährlich eine Umsatzsteuererklärung bei deinem Finanzamt ab. Und hier ermittelst du als Unternehmer die Steuer selbst.

Mit deinen Umsatzsteuervoranmeldungen leistest du Vorauszahlungen für die Umsatzsteuer, die du dem Finanzamt für das laufende Jahr schuldest. Die Umsatzsteuer-Jahreserklärung oder Umsatzsteuererklärung ist deine jährliche Steuererklärung in Sachen Umsatzsteuer. Diese Umsatzsteuererklärung wird daher immer im Folgejahr erstellt.

Ob und wie häufig du eine Umsatz­steuer­vor­anmel­dung in einem Jahr abgeben musst, hängt von der Höhe der Umsatzsteuer ab, die du im Jahr davor insgesamt zahlen musstest (Umsatzsteuer­zahllast):

• Hattest du im vorangegangenen Jahr eine Umsatzsteuer­zahllast von weniger als 1.000 Euro, kannst du dich von den Umsatzsteuer-Voraus­zahlungen befreien lassen. Dazu stellst du einen Antrag bei deinem Finanzamt.
• Musstest du im Vorjahr insgesamt zwischen 1.000 Euro und 7.500 Euro Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlen, gibst du jedes Vierteljahr eine Umsatzsteuer­voranmeldung ab.
• Lag deine Umsatzsteuer­zahllast im Vorjahr über 7.500 Euro, hat das für dich monatliche Umsatzsteuer­voranmeldungen zur Folge.
• Hattest du im vorangegangenen Kalenderjahr eine Erstattung, weil du mehr Vorsteuer gezahlt hast als Umsatzsteuer eingenommen, bedeutet das für dich vierteljährliche Umsatzsteuer­voranmeldungen im aktuell laufenden Kalenderjahr.

Bist du Kleinunternehmer, brauchst du übrigens keine Umsatzsteuer­voranmeldungen abgeben.

Gesetzliche Regelungen für Existenz­gründer

Hast du deine Selbstständigkeit neu gestartet, musstest du im Vorjahr natürlich noch keine Umsatzsteuer bezahlen.

Daher erstellst du für das erste Jahr deiner Selbstständigkeit eine Prognose über deinen Umsatz und damit auch über die Umsatzsteuer, die du an das Finanzamt abführen musst. Hier musst du nicht auf ein ganzes Jahr hochrechnen, sondern es kommt auf deine Prognose an, egal, ob du im Januar oder im Oktober mit deinem Unternehmen gestartet hast.

Liegt die von dir voraussichtlich eingenommene Umsatzsteuer unter 7.500 Euro, musst du deine Umsatzsteuervoranmeldungen vierteljährlich abgeben.

Im zweiten Jahr deiner Selbstständigkeit rechnest du die tatsächlich angefallene Umsatzsteuer deines ersten Jahres auf ein ganzes Jahr hoch. Hast du nicht zu Beginn eines Monats begonnen, zählt der Monat trotzdem komplett. Ergibt sich für dich dadurch ein anderer Voranmeldungs­zeitraum, teilt dir das dein Finanzamt in der Regel schriftlich mit.

Egal, ob du deine Umsatz­steuer­vor­anmel­dungen monatlich oder vierteljährlich abgibst: Sie müssen immer bis zum 10. nach Ablauf des Voranmelde­zeitraums abgegeben werden.

Ergibt sich aus einer Voranmeldung, dass du Steuer an das Finanzamt zahlen musst, bist du verpflichtet, den Betrag ebenfalls zum 10. nach Ablauf des Voranmelde­zeitraums zu zahlen.

Ist der 10. eines Monats ein Samstag, Sonntag oder ein gesetzlicher Feiertag, dann verschiebt sich die Frist und du hast für die Abgabe und die Zahlung bis zum nächsten Werktag Zeit.

Mehr Zeit mit einer Dauer­frist­verlängerung

Du kannst auf elektronischem Weg (also über das ELSTER-Programm) bei deinem Finanzamt einen Antrag auf eine sogenannte Dauer­frist­verlängerung stellen. Mit einer Dauer­frist­verlängerung hast du für die Abgabe deiner Umsatz­steuer­voranmeldungen immer einen Monat länger Zeit. Das gilt so lange, bis du diesen Antrag widerrufst.

Willst du bei monatlichen Voranmel­dungen eine Dauer­frist­verlängerung, dann musst du dafür zunächst eine sogenannte Sonder­voraus­zahlung zahlen. Die Höhe dieser Sonder­voraus­zahlung wird so bestimmt: Man nimmt die Summe der Umsatzsteuer-Voraus­zahlungen, die nach den Voranmeldungen im vergangenen Jahr gezahlt wurden. Davon 1/11 ergibt die Sonder­voraus­zahlung. Bei der letzten Umsatz­steuer­voranmeldung des Jahres wird die Sonder­voraus­zahlung dann verrechnet.

Dauer­frist­verlängerung für Existenzgründer

Hast du deine Selbstständigkeit neu begonnen, hängt es von deiner Prognose ab, ob du monatlich abgeben musst oder die vierteljährliche Abgabe gilt.

Hat sich für dich ein monatlicher Abgaberhythmus ergeben, dann wird auch bei dir als Existenzgründer eine Sondervorauszahlung fällig. Auch hier nimmst du deine Umsatzsteuerprognose selbst vor. Allerdings musst du sie auf ein Jahr hochrechnen.

Wie viel schuldest du in einem Voranmelde­zeitraum dem Finanzamt oder wie viel bekommst du erstattet?

Dazu ermittelst du zum einen die von dir eingenommene Umsatzsteuer, die du für deine Leistungen erhalten hast. Zum anderen brauchst du die von dir gezahlte Umsatzsteuer aus den Rechnungen der Unternehmer und Dienstleister, von denen du Waren und sonstige Leistungen für dein Unternehmen bezogen hast.

Hast du mehr Umsatzsteuer erhalten als Vorsteuer gezahlt, musst du an das Finanzamt Steuer abführen. Hast du mehr Vorsteuer gezahlt als Umsatzsteuer erhalten, bekommst du vom Finanzamt Vorsteuer zurück.

Zahlungen richtig zuordnen

Wie dein Umsatz, müssen auch deine erhaltenen Umsatz­steuer­zahlungen dem richtigen Zeitraum zugeordnet werden. Hast du dich für die sogenannte Ist-Versteuerung entschieden, gibst du die Umsatzsteuer in der Umsatz­steuer­voranmeldung des Zeitraums an, in dem deine Kunden ihre Rechnungen bei dir tatsächlich gezahlt haben (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. B UStG). Hingegen ist bei der Soll-Versteuerung die Umsatzsteuer in dem Voranmelde­zeitraum anzugeben, in dem deine Ware geliefert oder deine sonstige Leistung erbracht wurde. Wann dein Kunde zahlt, spielt hier keine Rolle.

Bei der Vorsteuer kommt es darauf an, wann du die Rechnung bekommen hast. Auf die Zahlung der Rechnung kommt es nicht an. Die Vorsteuer trägst du in dem Voranmelde­zeitraum ein, in dem du die Waren oder sonstige Leistungen erhalten und du eine Rechnung vorliegen hast, die alle Voraussetzungen erfüllt.

In deiner Umsatz­steuer­erklärung erfasst du für das abgelaufene Jahr alle Umsatz­steuer­beträge, die du bekommen hast und alle Vorsteuer­beträge, die du bezahlt hast. Das Jahr wird also nochmal komplett abgerechnet. Eigentlich sollten die Zahlen aus deinen Umsatz­steuer­voranmeldungen dann mit der Umsatz­steuer­erklärung übereinstimmen, aber es kommt meist noch zu einigen Berichtigungen oder zur nachträglichen Erfassung von Rechnungen.

Als Unternehmer bist du zur Abgabe verpflichtet und hast eine Frist einzuhalten. Wie alle Steuer­erklärungen ist auch die Umsatz­steuer­erklärung bis zum 31.7. des Folgejahres abzugeben.

Ausnahme: Bei Klein­unternehmern entfällt ab dem Jahr 2024 die Pflicht zur Abgabe von jährlichen Umsatz­steuer­erklärungen.

Sowohl für Umsatz­steuer­voranmeldungen als auch Umsatz­steuer­erklärungen ist die elektronische Übermittlung über ELSTER an das zuständige Finanzamt vorgeschrieben.

Die elektronische Abgabe kannst du direkt über die Steuer­Spar­Erklärung erledigen. Sie ist aber auch direkt im ELSTER-Portal über »Mein ELSTER« möglich. In beiden Fällen benötigst du ein ELSTER-Zertifikat, mit dem du auch deine anderen Steuer­erklärungen übermittelst. Egal, für welchen Weg du dich entscheidest: Du füllst im Endeffekt immer die entsprechenden ELSTER-Formulare aus und sendest diese Formulare dann elektronisch an dein Finanzamt.