Korrekte Rech­nungen: Wichtig für den Vor­steuer­abzug

Das Schreiben einer korrekten Rechnung steht bei der Umsatzsteuer im Mittelpunkt. Denn ohne eine korrekte Rechnungsstellung ist auch kein Vorsteuerabzug möglich.

Beziehst du für dein Unternehmen Produkte oder Dienstleistungen von einem anderen Unternehmen und wird dir dabei Umsatzsteuer (kurz: USt.) in Rechnung gestellt? Dann darfst du als Leistungsempfänger die Steuer, die du an das andere Unternehmen gezahlt hast, als Vorsteuer gegenüber dem Finanzamt geltend machen. Voraussetzung ist: Du führst als Selbstständiger Leistungen aus, die den Vorsteuerabzug nicht ausschließen.

Die aus deinen Eingangsrechnungen resultierende Vorsteuer machst du regelmäßig in deinen Umsatzsteuer-Voranmeldungen geltend. Und dann erstellst du noch jährlich eine Umsatzsteuer-Jahreserklärung.

Durch den Vorsteuerabzug hast du nicht automatisch einen Erstattungsanspruch gegenüber dem Finanzamt. Denn die Vorsteuer wird von der Umsatzsteuer abgezogen, die du für deine Umsätze im Anmeldungszeitraum (Monat, Vierteljahr oder Jahr) von deinen Kunden eingenommen hast. Bleibt ein Vorsteuer-Überschuss, überweist dir das Finanzamt das Geld auf dein Konto.

Zu Vorsteuer-Erstattungen kann es bei dir vor allem in zwei Phasen kommen:

• In Zeiten, in denen du umfangreiche betriebliche Investitionen tätigst, da mit den Investitionen hohe Vorsteuer-Zahlungen verbunden sind.
• In Zeiten, in denen deine Umsätze niedrig und die von dir bezogenen Eingangsleistungen diese übersteigen.

Kurz zusammengefasst: Als umsatzsteuerpflichtiger Unternehmer möchtest du die Umsatzsteuer, die du selbst beim Kauf von Produkten oder Dienstleistungen für dein Unternehmen bezahlt hast, als Vorsteuer abziehen dürfen. Und zwar abziehen von der Umsatzsteuer, die du für den Verkauf deiner Leistungen an das Finanzamt abführen musst. Im Ergebnis bekommst du so die an den anderen Unternehmer gezahlte Steuer vom Finanzamt zurück, weil du weniger bezahlen muss.

Somit spielt das Thema Rechnung für dich als selbstständiger Unternehmer aus zwei Blickwinkeln eine große Rolle.

Zum einen bist du als Selbstständiger verpflichtet, deinen Kunden innerhalb von sechs Monaten über deine Lieferungen und sonstigen Leistungen eine Rechnung zu schreiben, wenn dieser auch Unternehmer ist. Dabei muss es sich um eine »ordnungsgemäße Rechnung« handeln, denn nur so kann der Rechnungsempfänger, das heißt, dein Geschäftspartner, den Vorsteuerabzug geltend machen.

Umgekehrt bist du auch Leistungsempfänger und solltest immer darauf achten, dass deine Eingangsrechnungen, die du beim Kauf für dein Unternehmen bekommst, ordnungsgemäß sind. Denn auch du kannst nur dann die Vorsteuer erstattet bekommen, wenn die jeweilige Rechnung alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt (§ 15 Abs. 1 Nr. 1 UStG).

Als Rechnungsaussteller bist du verpflichtet, eine Reihe von Angaben in deinen Ausgangsrechnungen aufzunehmen und eine sogenannte »ordnungsgemäße Rechnung« zu schreiben. Sind die gesetzlichen Vorschriften nicht erfüllt, ist der Rechnungsempfänger, also dein Kunde, nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt.

Welche Angaben in einer Rechnung enthalten sein müssen, um als ordnungsgemäß eingestuft zu werden, ist in § 14 Abs. 4 UStG geregelt. Diese folgenden Angaben sind bei der Rechnungsausstellung Pflicht:

• Name und die Anschrift des leistenden Unternehmers: Da du der Rechnungsaussteller bist, müssen dein vollständiger Name und deine Anschrift enthalten sein. Bei der Anschrift geht es um die Anschrift deines Unternehmens.
• Name und Anschrift des Leistungsempfängers, das heißt deines Kunden.
• Deine Steuernummer oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer: Eine Steuernummer für dein Unternehmen hast du mit der Abgabe des Fragebogens zur steuerlichen Erfassung bekommen. Statt der Steuernummer kannst du alternativ auch deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben. Hast du Auslandskunden, bist du verpflichtet, statt der Steuernummer die Umsatzsteuer-ID zu verwenden. Auch wenn du Kleinunternehmer bist oder als Unternehmer ausschließlich steuerfreie Umsätze hast, bist du bei der Rechnungserstellung zur Angabe der Steuernummer verpflichtet.
• Das Datum der Rechnungserstellung.
• Eine fortlaufende Nummer (Rechnungsnummer): Bei einer fortlaufenden Rechnungsnummer geht es nicht darum, dass man die Reihenfolge erkennt, in denen du deine Rechnungen schreibst. Wichtig ist nur, dass jede Nummer nur einmal verwendet wird. Als Rechnungsnummern sind Zahlen- oder Buchstabenreihen oder auch eine Kombination aus Zahlen und Buchstaben möglich. Zulässig ist es auch, die Rechnungen für jedes Jahr einfach durchzunummerieren, also beispielsweise: »01-2024, 02-2024, 03-2024…«.
• Bezeichnung der Lieferung oder der Dienstleistung, die du für deinen Kunden erbracht hast: Hier sollten deine Angaben ausführlich sein. Bei Dienstleistungen solltest du Art und Umfang nennen. Bei Lieferungen schreibst du die Menge und die Art der gelieferten Waren in die von dir erstellte Rechnung.
• Zeitpunkt, in dem du die Lieferung oder Dienstleistung für deinen Kunden erbracht hast.
• Dein Entgelt: Hier geht es um das vereinbarte Entgelt, welches du für deine Lieferung oder Dienstleistung bekommst. Es ist der Nettobetrag anzugeben. Unterliegen deine Leistungen unterschiedlichen Steuersätzen oder sind sie zum Teil von der Umsatzsteuer befreit, musst du das Gesamt-Entgelt in einzelne Positionen aufschlüsseln.
• Der Umsatzsteuersatz und der Umsatzsteuerbetrag: Ist deine Leistung umsatzsteuerpflichtig, muss der anzuwendende Steuersatz aufgeführt werden, entweder 7 % oder 19 %. Aus dem Nettobetrag und dem Steuersatz ergibt sich der Umsatzsteuerbetrag, der ebenfalls anzugeben ist. Unterliegen deine Umsätze zum Teil dem ermäßigten Steuersatz von 7 % und zum Teil dem Regelsteuersatz von 19 %, ordnest du den einzelnen Leistungen Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag zu.
• Deine Bankverbindung: Die Bankverbindung gehört zwar nicht zu den Pflichtangaben, du solltest sie aber unbedingt auf deine Ausgangsrechnungen schreiben.

Hat dein Kunde seinen Sitz in einem anderen Land innerhalb der Europäischen Union (EU), wirkt sich dies auf deine Rechnungserstellung aus.

• Dir ist kein Umsatzsteuerausweis erlaubt, denn die Leistung soll in dem Land umsatzversteuert werden, in dem dein Kunde ansässig ist.
• Du schreibst in deine Ausgangsrechnung den Hinweis, dass das »Reverse-Charge-Verfahren« angewendet wird. Beim diesem muss nicht du die Umsatzsteuer an das deutsche Finanzamt abführen, sondern dein Geschäftspartner führt sie an sein Finanzamt im jeweiligen EU-Land ab.
• Du schreibst sowohl deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer als auch die USt-ID des Leistungsempfängers (also deines Kunden) in deine ausgestellte Rechnung.

Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen sind weniger Angaben notwendig. Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Rechnungsbetrag einschließlich Mehrwertsteuer bei maximal 250 Euro liegt.

Allerdings darf eine solche Kleinbetragsrechnung nur erstellt werden, wenn einige Voraussetzungen erfüllt sind.

Bist du aber selbst Rechnungsempfänger einer Kleinbetragsrechnung, solltest du darauf achten, dass diese Angaben enthalten sind:

• vollständiger Name und vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers,
• Datum, an dem die Rechnung ausgestellt wurde,
• Bezeichnung des Produkts oder der Dienstleistung, die du für dein Unternehmen gekauft oder bezogen hast,
• Bruttopreis, den du zahlen musst,
• anzuwendender Steuersatz, also 7% oder 19% USt.

Bekommst du eine Kleinbetragsrechnung, die alle diese Angaben enthält, bist du zum Vorsteuerabzug berechtigt. Allerdings musst du selbst ausrechnen, wie viel Umsatzsteuer du gezahlt hast. Dies kannst du mithilfe von Formeln oder anhand der im Umsatzsteuer-Anwendungserlass veröffentlichten Faktoren tun

Mehr Informationen zum Thema Kleinunternehmer findest du in unserem Beitrag »Kleinunternehmer: Regeln, Vorteile und Nachteile«.

Die Gutschrift ist eine spezielle Form der Rechnung. Hier schreibst nicht du als leistender Unternehmer eine Rechnung für deinen Kunden, sondern sie wird vom Leistungsempfänger, also deinem Kunden, der Unternehmer ist, erstellt. Beachte aber: Sie muss trotzdem alle Pflichtangaben enthalten, um als ordnungsgemäß vom Finanzamt anerkannt zu werden.

Gutschriften werden erstellt, wenn nicht bekannt ist, wie hoch das Entgelt für deine Leistung ist. Dies kommt häufig bei Provisionen vor, die zum Beispiel von den Verkaufszahlen abhängig sind. Es darf aber nur durch eine Gutschrift abgerechnet werden, wenn es im Voraus unter den Beteiligten vereinbart wurde.

Die in der Gutschrift angegebene Mehrwertsteuer führst du an dein Finanzamt ab. Daher solltest du darauf achten, dass alle Angaben vorhanden sind, so dass dir der Vorsteuerabzug offensteht.

Ab dem Jahr 2025 wird zwischen inländischen Unternehmern die elektronische Rechnung oder E-Rechnung verpflichtend eingeführt. Zukünftig ist es damit nicht mehr möglich, Rechnungen an andere Unternehmer (B2B) in Papierform oder per E-Mail als PDF-Datei zu versenden.

In den Jahren 2025 und 2026 gilt noch eine Übergangsregelung, sodass du entscheiden kannst, ob mit deinen B2B-Geschäftspartnern schon mit einer elektronischen Rechnung abrechnest oder nicht.

Aber: Als Rechnungsempfänger musst du ab dem 1.1.2025 in der Lage sein, eine E-Rechnung eines anderen Unternehmers professionell zu empfangen und verarbeiten zu können. Kaufst du zum Beispiel im Jahr 2025 bei einem Unternehmer etwas für deine Unternehmen, kann es sein, dass du von diesem Unternehmer eine E-Rechnung erhältst. Und die musst du akzeptieren.

Ausnahme: Bei Rechnungen bis 250 Euro gibt es keine Pflicht zur E-Rechnung.