Werbungs­kosten: So gelingt es dir, über den Arbeit­nehmer-Pausch­betrag zu kommen

Werbungskosten sind alle Kosten, die im Rahmen deines Arbeitsverhältnisses anfallen und zur Berufsausübung notwendig sind.

In deiner Steuererklärung darfst du Kosten ansetzen, die sich indirekt auf deine Steuer auswirken. Diese Kosten heißen Werbungskosten und können sich vom Kauf verschiedener Büromaterialien bis hin zu anteiligen Versicherungsbeiträgen erstrecken. Diese werden in der Anlage N (Einkünfte aus nichtselbstständiger Arbeit) eingetragen.

Entstehen dir beispielsweise vor Beginn deines Arbeitsverhältnisses Kosten für die Stellensuche oder unterbrichst du vorübergehend deine Berufstätigkeit, um eine Fortbildung machen zu können, dann dürfen diese Kosten als »vorweggenommene Werbungskosten« geltend gemacht werden.

Die Fahrtkosten für den Weg zu Arbeit (»Entfernungspauschale«) gehört zu den bekanntesten Werbungskosten. Daneben gibt es noch zahlreiche andere Kosten, die im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses anfallen können und als Werbungskosten behandelt werden dürfen.

Bei der Steuererklärung und auch schon bei der Ermittlung der Lohnsteuer wird – ganz ohne Nachweis – ein Pauschbetrag an Werbungskosten berücksichtigt. Das ist der sogenannte »Arbeitnehmer-Pauschbetrag« (oder auch »Werbungskosten-Pauschbetrag« genannt) i.H.v. 1.230 Euro. Erst wenn du diesen Betrag mit deinen nachgewiesenen Werbungskosten übersteigst, lohnt es sich, alle angefallene Kosten in deiner Einkommensteuererklärung einzutragen.

Das heißt: wenn du bereits vor Erstellung deiner Steuererklärung weißt, dass du mit diesen Kosten nicht über den Arbeitnehmer-Pauschbetrag kommen wirst, musst du dir nicht die Mühe machen, alle einzelnen Aufwendungen in deiner Steuererklärung anzugeben.

Die Liste der Werbungskosten ist lang, weshalb wir in erster Linie »nur« die gängigsten auflisten und punktuell darauf eingehen. Dazu gehören:

• Arbeitsmittel/Büromaterial (z.B. Werkzeug)
• Arbeitszimmer / Homeoffice
• Berufskleidung
• Brille
• Entfernungspauschale
• Fachliteratur
• Telefonkosten
• Seminarkosten
• Versicherungsbeiträge
• und vieles mehr

Diese Pauschalen werden erfahrungsgemäß zwar grundsätzlich von den Finanzämtern anerkannt, aber einen rechtlichen Anspruch auf die Anerkennung hast du nicht. Sind die tatsächlichen Aufwendungen höher als die vorgesehenen Pauschalen, dann sind darüber die entsprechenden Nachweise zu führen.

Die Aufwendungen für Arbeitsmittel können steuerlich zu 100 % als Werbungskosten angesetzt werden, wenn sie »überwiegend für berufliche Zwecke« genutzt werden. Überwiegend bedeutet: Der Anteil der beruflichen Nutzung muss mehr als 90 % betragen.

Typische Arbeitsmittel sind beispielsweise Arbeitstaschen, Fachliteratur, Büromaterial, Arbeitskleidung (unter bestimmten Voraussetzungen), etc.

Wenn du dir über das ganze Jahr hinweg die verschiedensten Arbeitsmittel zugelegt hast, aber keine Belege mehr als Nachweis hast, dann gibt es die Möglichkeit die Arbeitsmittelpauschale in Anspruch zu nehmen.

Mal schnell mit dem privaten Handy für den Arbeitgeber einen Anruf machen oder auch das Internet für die Arbeit nutzen, weil man im Homeoffice arbeitet. In solchen Situationen findet sich bestimmt der eine oder andere wieder. Vorausgesetzt, man hat kein Firmenhandy. Durch den gestiegenen Anteil mobilen Arbeitens, der Arbeit im Homeoffice oder von unterwegs aus, liegen mittlerweile bei vielen Berufsgruppen diese beruflich veranlassten Telefon- und Internetkosten vor.

Auch hierfür gibt es die Möglichkeit, einen Pauschalbetrag geltend zu machen. Dieser beträgt 20 % der monatlichen Kosten, aber maximal 20 Euro pro Monat. Grundsätzlich werden diese 20 % ohne Probleme vom Finanzamt anerkannt, allerdings kann es in Einzelfällen passieren, dass der Finanzbeamte am Wortlaut der Richtlinie festhält, wenn der Eindruck entsteht, die Kosten wären unangemessen. Dort heißt es nämlich, »bis zu 20 %«.

In den allermeisten Fällen stellt sich die Ermittlung als nicht sonderlich umständlich heraus, da die monatlichen Kosten im Normalfall gleichbleibend sind. Sind deine Telefon- und Internetkosten hingegen nicht monatlich gleichbleibend, ist der Pauschbetrag für jeden Monat getrennt zu berechnen.

Wenn deine Telefon- und Internetkosten monatlich schwanken und du dir die Arbeit bei der Ermittlung der Kosten ersparen möchtest, dann gibt es auch die Möglichkeit eine Vereinfachungsregelung zu nutzen.

Bei der Vereinfachungsregelung erfolgt der Ansatz von Durchschnittsbeträgen. Das heißt, aus den Rechnungsbeträgen von drei aufeinander folgenden (zusammenhängenden) Monaten eines Jahres, ermittelst du den Durchschnittsbetrag. Von diesem Durchschnittsbetrag ist dann der pauschal abzugsfähige Teil zu berechnen. Dieser monatliche Betrag gilt für das gesamte Kalenderjahr und muss jedes Jahr neu berechnet werden.

Diese Methode lohnt sich vor allem dann, wenn die Telefon- und Internetkosten in einem oder mehreren Monaten hintereinander höher ausfallen als in den übrigen Monaten des Jahres.

Als Arbeitnehmer kannst du die Fahrten von dir zu Hause an deinen Arbeitsplatz (erste Tätigkeitsstätte) oder zur (Berufs-)Schule bei den Werbungskosten ansetzen, da sie beruflich veranlasst sind. Die sogenannte »Entfernungspauschale« dient zur Abgeltung der gesamten angefallenen Fahrtkosten und wird für jeden Entfernungskilometer, den du zwischen deiner Wohnung und deiner ersten Tätigkeitsstätte zurücklegst, ermittelt. Diese Kosten gehören zu den typischen Werbungskosten, die als Arbeitnehmer anfallen können.

Beim Ansatz der Pauschale spielt es grundsätzlich keine Rolle, welches Verkehrsmittel du letztendlich nutzt, um zur Arbeit zu kommen.

Sie beträgt 0,30 Euro für jeden Entfernungskilometer und erhöht sich ab dem 21. Kilometer auf 0,38 Euro. Die Erhöhung ab dem 21. Kilometer ist aktuell auf den Zeitraum 1.1.2022 bis 31.12.2026 begrenzt und wird dann ggf. verlängert und/oder angepasst.

Hier ein kleines Berechnungsbeispiel:

Du fährst an 210 Arbeitstagen im Jahr eine einfache Strecke von 45 km zur Arbeit. Die Berechnung sieht für die Jahre 2022 bis 2026 wie folgt aus:

210 Tage × 20 km × 0,30 Euro + 210 Tage × 25 km × 0,38 Euro = 3.255 Euro

Mittlerweile arbeitet fast jeder, der die Möglichkeit hat, zeitweise von zu Hause aus. Das erspart einem nicht nur die Zeit für die Hin- und Rückfahrt sowie Fahrtkosten, sondern auch einiges an Nerven, die gerne mal im Straßenverkehr auf die Probe gestellt werden. Das Thema Homeoffice oder Mobiles Arbeiten zählt inzwischen zu den Auswahlkriterien vieler Arbeitssuchender.

Gehörst du zu denjenigen, die von zu Hause arbeiten können, dann darfst du seit 2023 pro Tag einen Pauschalbetrag von 6 Euro bzw. 1.260 Euro im Jahr als Werbungskosten ansetzen. Die Pauschale deckt alle Kosten ab, die während deiner Arbeit anfallen. Dazu gehört zum Beispiel die anteilige Nebenkostenvorauszahlung. Nicht abgedeckt werden dagegen die Arbeitsmittel sowie die Telefon- und Internetkosten. Diese Kosten darfst du zusätzlich zum Pauschbetrag geltend machen.

Die Homeoffice-Pauschale darfst du nicht für die Tage berechnen, an denen du zur Arbeit gefahren bist. Gehst du an einem Tag auf Geschäftsreise, reist am selben Tag zurück und arbeitest von zu Hause aus die restliche überwiegende Arbeitszeit weiter, dann darfst du die Tagespauschale ansetzen.

Ein häusliches Arbeitszimmer ist ein Raum, der in die Wohnung eingebunden ist und der von seiner Funktion und Ausstattung her für die Erledigung deiner beruflichen Tätigkeit geeignet ist. Diesen darfst du ausschließlich bzw. nahezu ausschließlich zu beruflichen Zwecken nutzen. Eine private Mitbenutzung von weniger als 10 % ist bei der Beurteilung unbeachtlich.

Ist das häusliche Arbeitszimmer der Mittelpunkt deiner beruflichen Tätigkeit, dann sind entweder die tatsächlich angefallenen Kosten mit entsprechenden Nachweisen in voller Höhe als Werbungskosten absetzbar oder aber die Jahrespauschale von 1.260 Euro.

Wenn du keinen gesonderten Raum hast, den du als Arbeitszimmer nutzen kannst, sondern nur eine »Arbeitsecke«, dann kannst du lediglich die tägliche Homeoffice-Pauschale von 6 Euro geltend machen.

Einrichtungsgegenstände wie z.B. Regale, Bürostuhl und Schreibtisch sind unabhängig von den Kosten für dein häusliche Arbeitszimmer oder deiner Arbeitsecke zu betrachten und können grundsätzlich unbegrenzt angesetzt werden. Das kommt daher, dass diese Gegenstände Arbeitsmittel darstellen. Voraussetzung für den Ansatz ist, dass du diese Gegenstände nahezu ausschließlich für berufliche Zwecke nutzt.

Betragen die jeweiligen Anschaffungskosten deiner Einrichtungsgegenstände weniger als 952 Euro (inklusive Umsatzsteuer), dann handelt sich um ein sog. »geringwertige Wirtschaftsgüter«, die sofort als Werbungskosten angesetzt werden dürfen. Liegen die Anschaffungskosten über diesem Betrag, sind diese über ihre jeweilige Nutzungsdauer zu verteilen. Diese Verteilung auf die Nutzungsdauer nennt man Absetzung für Abnutzung (»AfA«). Die gewöhnliche Nutzungsdauer für einen höhenverstellbaren Schreibtisch liegt beispielsweise bei 13 Jahren. Welcher Gegenstand welche Nutzungsdauer hat, ist in der »AfA-Tabelle für die allgemein verwendbaren Anlagegüter« geregelt. Bei der Ermittlung der AfA im Jahr der Anschaffung und im letzten Jahr der Nutzungsdauer ist darauf zu achten, dass die Jahresabschreibung monatsweise zu kürzen ist.

Für die Führung eines Bankkontos fallen meist Gebühren an. Diese können als Werbungskosten pauschal angesetzt werden, wenn das Bankkonto für Gehaltszahlungen genutzt wird – also eine berufliche Veranlassung vorliegt. Für diesen Teil darfst du eine Jahrespauschale von 16 Euro berücksichtigen.

Der Bewerbungsprozess hat sich zwar an einigen Stellen vereinfacht, allerdings sind Bewerbungsschreiben nach wie vor erforderlich, wenn man sich für eine neue Stellen bewerben möchte. Egal ob du deine Bewerbung postalisch oder per Mail verschickst, kannst du eine Bewerbungskostenpauschale geltend machen, die in der Regel von den Finanzämtern angenommen wird.

Hast du besonders viele Bewerbungen geschrieben, dann ist es ratsam, wenn du eine Liste führst, in der ersichtlich ist, an welche Unternehmen deine Bewerbungen gingen. Es gibt hier keinen festen Richtwert - unserer Erfahrung nach macht das ab etwa 10 Bewerbungen Sinn. So einen Nachweis zu haben kann wichtig sein, falls das Finanzamt die Bewerbungskosten hinterfragt und Nachweise anfordert.

Sind dir höhere Kosten als die geltenden Pauschalen angefallen, dann darfst du die tatsächlich angefallenen Bewerbungskosten in deine Steuererklärung eintragen. Neben der Belegsammlung bietet sich zur Kostenaufstellung eine Excel-Tabelle an.

Für den Fall, dass du mit deinem eigenen Auto zum Bewerbungsgespräch gefahren bist, kannst du für jeden Entfernungskilometer (Hin- und Rückfahrt) 0,30 Euro berücksichtigen. Bist du mit öffentlichen Verkehrsmitteln unterwegs, dann sind die Kosten für die Fahrtickets absetzbar.

Ziehst du aus beruflichen Gründen um, dann darfst du die anfallenden Umzugskosten als Werbungskosten geltend machen.

Ein Umzug ist beruflich veranlasst, wenn

• sich deine Fahrtzeit zur Arbeit erheblich – um mindestens eine Stunde täglich – verkürzt,
• der Umzug im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers erfolgt,
• du deinen Arbeitsplatz wechselst, versetzt wirst oder das erste Mal eine Stelle antrittst,
• du deinen Arbeitsplatz durch den Umzug leichter erreichen kannst oder
• du durch den Umzug eine doppelte Haushaltsführung beginnst oder beendest.

Für den Fall, dass die Umzugskosten nicht den Werbungskosten zugeordnet werden können, hast du die Möglichkeit, die Lohnkosten für die Spedition als haushaltsnahe Dienstleistung zu berücksichtigen.

Zu den allgemeinen Umzugskosten, die steuerlich geltend gemacht werden können, zählen:

• Transportkosten
• Reisekosten für die Umzugsreise
• doppelte Mietzahlungen
• Maklergebühren
• Unterrichtskosten (Nachhilfe) für Kinder

Für die oben aufgezählten Kosten gibt es keine Pauschalen. Sie müssen auf Nachfrage vom Finanzamt entsprechend nachgewiesen werden. Unter bestimmten Voraussetzungen sind die Kosten für den Nachhilfeunterricht bis zu einem Höchstbetrag von 1.286 Euro absetzbar.

Neben den allgemeinen Umzugskosten darfst du Umzugspauschalen als Werbungskosten ansetzen. 2024 beträgt die Pauschale 964 Euro.

Durch diese Pauschale werden die sonstigen Umzugskosten abgedeckt (z.B. Trinkgelder für Möbelpacker, Renovierungskosten, Ummelden bei der Gemeinde).

Manchmal veranlasst einen der Beruf dazu, umzuziehen. Allerdings ist das nicht immer so einfach, weshalb manche die Möglichkeit einer doppelten Haushaltsführung nutzen. Dadurch gibt es einen »Hauptwohnort« (Lebensmittelpunkt), in dem du deinen Hausstand führst und einen »Arbeitswohnort«, der beruflich veranlasst ist und sich in der Nähe von deinem Arbeitsort befindet.

Die Kosten für deine doppelte Haushaltsführung darfst du als Werbungskosten geltend machen.

Für den Fall, dass die Umzugskosten nicht den Werbungskosten zugeordnet werden können, hast du die Möglichkeit, die Lohnkosten für die Spedition als haushaltsnahe Dienstleistung zu berücksichtigen.

Dazu gehören beispielsweise:

• die wöchentliche Heimfahrt,
• Kosten für Familien-Ferngespräche,
• Fahrtkosten zum Beginn und zum Ende der doppelten Haushaltsführung,
• Miete,
• Kosten für die Einrichtung und Ausstattung der Wohnung,
• Verpflegungsmehraufwand für die ersten drei Monate,
• Umzugskosten.

Lebst du noch bei deinen Eltern und möchtest dort auch in Zukunft deinen Wohnsitz haben, dann gibt es auch die Möglichkeit der doppelten Haushaltsführung. Voraussetzung für die Berücksichtigung ist allerdings, dass du zu mehr als 10 % an den laufenden Haushalts- und Lebensunterhaltungskosten des »Hauptwohnorts« beteiligt bist. Oft ist das bei Studierenden der Fall.

Höchstbeträge beim Ansetzen der doppelten Haushalts­führung

Wichtig zu wissen ist, dass du beim Ansatz der Unterkunftskosten – also Miete, Nebenkosten, Kosten für Sondernutzungen, Reinigungskosten, Zweitwohnsitzsteuer, Grundsteuer, Haus- und Gebäudeversicherung – monatlich bis zu maximal 1.000 Euro angeben darfst.

Die Kosten für Einrichtungs- und Ausstattungsgegenstände sind abzugsfähig, sofern sie »notwendig« und nicht überhöht sind. Hierfür wurde eine Vereinfachungsregelung eingeführt. Anschaffungskosten für Einrichtung und Ausstattung der Zweitwohnung gelten als notwendig, wenn sie den Betrag von insgesamt 5.000 Euro (einschließlich Umsatzsteuer) nicht übersteigen.

Kommst du mit deinen Anschaffungen über diesen Betrag, dann ist davon auszugehen, dass das Finanzamt entsprechende Nachweise anfordert, um die Notwendigkeit zu prüfen.

Grundsätzlich werden folgen Dinge als »notwendig« angesehen:

• Küche
• Kühlschrank
• Waschmaschine
• Bett
• Badezimmereinrichtung,
• Lampen, etc.