Arbeitgeber und Datenschutz: Vom richtigen Umgang mit Bewerberdaten

Datenschutz im Bewerbungsverfahren

Daten von Bewerbern dürfen Sie zu Zwecken der Durchführung des Bewerbungsverfahrens zulässigerweise verarbeiten. Zu diesen Daten zählen:

• Bewerbungsanschreiben,

• Lebenslauf (inklusive Anlagen),

• Daten aus öffentlich zugänglichen Quellen (wie z.B. Xing oder LinkedIn),

• Daten aus Bewerbungsgesprächen oder auch

• Kontodaten (zwecks Erstattung von Reisekosten).

Wenn Sie einen Bewerber einstellen, gehen seine Daten in die Personalakte über. Die Daten derjenigen Bewerber, die eine Absage erhalten, müssen Sie anschließend löschen, da der Zweck ihrer Verarbeitung – nämlich das Bewerbungsverfahren – beendet ist.

Bewerber abgelehnt? Heben Sie die Daten noch ein halbes Jahr auf!

Allerdings haben abgelehnte Bewerber generell die Möglichkeit, eine Klage nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) zu erheben, wenn sie sich z.B. aufgrund ihres Geschlechts, ihrer Religion oder ihres Alters benachteiligt fühlen. Um auf eine etwaige AGG-Klage reagieren zu können, dürfen und sollten Sie die Daten abgelehnter Bewerber nicht sofort nach Vergabe der Stelle löschen, sondern noch eine Zeit lang aufbewahren. Die Bemessung dieser Zeitspanne ergibt sich aus der im AGG vorgesehenen Klagefrist von zwei Monaten. Hinzu kommt eine arbeitsgerichtliche Frist von drei Monaten sowie ein gewisser Zuschlag für Bearbeitungs- und Postlaufzeiten.

Bewerberpool: Zustimmung der Bewerber erforderlich

Wenn Sie diese Daten länger aufheben möchten, weil sie beispielsweise in einen Bewerberpool zur späteren Weiterverwendung überführt werden sollen, so benötigen Sie hierfür eine Einwilligung der betreffenden Bewerber.

Arbeitgeber & Datenschutz: So sind Sie optimal vorbereitet

Für die optimale Durchführung eines Bewerbungsverfahrens sollten Sie in der Praxis folgende Aspekte berücksichtigen:

• falls möglich und sinnvoll: Bereitstellung einer speziellen Website für Stellenausschreibungen bzw. als Anlaufstelle für Initiativbewerbungen. Alternativ können auch entsprechende Zeitungsannoncen geschaltet werden.

• Einrichtung einer »sprechenden« E-Mail-Adresse (also z.B. »bewerbung@xyz.de«, »personal@xyz.de« o.ä.), die nicht im »normalen« E-Mail-Archiv gespeichert und archiviert wird

• definierte Benutzerrechte, durch die nur solche Personen Zugriff auf die Bewerberdaten erhalten, die auch dazu berechtigt sind (z.B. Mitarbeiter der Personalabteilung)

• Erstellung und Pflege eines Löschkonzepts, u.a. mit Regeln zur Sechs-Monats-Frist für Daten abgelehnter Bewerber

• ggf. Einholung einer Einwilligung zur längerfristigen Speicherung von Bewerber-Daten

• Bereitstellung der allgemeinen Datenschutzhinweise nach Art. 13, 14 DSGVO durch einen entsprechenden Hinweis auf der speziellen Website für die Stellenausschreibungen, in Zeitungsanzeigen etc. (hier reicht auch ein Link auf eine andere Internetseite, z.B. die Homepage des Unternehmens, auf der die Datenschutzhinweise bereitgestellt werden)

Je nach Organisation und Größe Ihres Unternehmens bzw. je nach Anzahl an Bewerbungsverfahren sollte geprüft werden, ob sich eventuell der Einsatz einer HR-Software lohnt, also eines speziellen Bewerber-Management-Tools.

Datenschutz-Ratgeber für Selbstständige

Diesen Text haben wir dem → Ratgeber »Datenschutz einfach umsetzen: Der Praxisratgeber zur DSGVO für Selbstständige und kleine Unternehmen« entnommen.

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