Home-Office wegen Corona: Telefonkosten und Internetkosten sind Werbungskosten!

Telefonkosten und Internetkosten in der Steuererklärung

Grundsätzlich gab und gibt es zwei Möglichkeiten, berufliche Telekommunikationsaufwendungen in der Steuererklärung geltend zu machen:

• Sie setzen monatlich Ihre Kosten pauschal mit 20 % an: Diese Abzugsmöglichkeit ist allerdings auf einen monatlichen Höchstbetrag von 20 Euro begrenzt. Zudem kann sie nur von bestimmten Berufsgruppen in Anspruch genommen werden.

• Sie ermitteln den abziehbaren Prozentsatz durch Einzelnachweis selbst: Diese Abzugsmöglichkeit ist in der Höhe nicht begrenzt und kann von allen Steuerpflichtigen durchgeführt werden.

Telekommunikationskosten pauschal oder mit Einzelnachweis steuerlich absetzen

Der Abzug von Telekommunikationsaufwendungen mit pauschalen Beträgen ist zwar einfacher und weniger aufwendig als der Einzelnachweis, aber leider nicht für jeden möglich. Voraussetzung für den pauschalen Abzug von Telekommunikationsaufwendungen ist nämlich, dass Sie »erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen« haben. Das ist in den Lohnsteuer-Richtlinien geregelt (ganz genau in R 9.1 Abs. 5 Satz 4 LStR). Sie dürfen also nur dann Ihre Aufwendungen pauschal abziehen, wenn Ihre Tätigkeit die berufliche Nutzung Ihres privaten Telefonanschlusses mit sich bringt.

Erfahrungsgemäß fallen beruflich veranlasste Telefon- und Internetkosten an bei

• Lehrern, die von zu Hause mit Eltern, Schülern und Kollegen telefonieren, um Schulveranstaltungen und Klassenfahrten zu organisieren und sonstige schulische Angelegenheiten zu erledigen;

• Heim-/Telearbeitern, die über das Telefon, Internet und eventuell Fax Kontakt mit dem Arbeitgeber halten und sich mit Kollegen besprechen;

• Außendienstmitarbeitern, die von unterwegs und zu Hause Kunden betreuen, insbesondere Reise-, Versicherungs- und Handelsvertreter oder Kundendiensttechniker.

Berechnung des Pauschalbetrags

Der Pauschalbetrag wird monatlich berechnet. Das bedeutet: Sie müssen Ihrem Finanzamt die Telefonrechnungen für jeden Monat des Kalenderjahres vorlegen können. Sie müssen die Rechnungen nicht mit der Steuererklärung einreichen. Wenn das Finanzamt sie sehen möchte, wird es sich bei Ihnen melden.

Sie können pro Monat

• pauschal bis zu 20 % Ihrer Telekommunikationsaufwendungen,

• höchstens jedoch 20 Euro

als Werbungskosten geltend machen. Den Maximalbetrag von monatlich 20 Euro erreichen Sie mit einer monatlichen Telefonrechnung von mindestens 100 Euro. Sie müssen jeden Monat getrennt mit dem Finanzamt abrechnen und können die in einigen Monaten nicht ausgenutzte Obergrenze in anderen Monaten nicht nachholen.

Pro Jahr sind also maximal 240 Euro an Werbungskosten drin. Januar, Februar und der halbe März fallen also für 2020 schon mal weg – und bis Dezember ist die Corona-Pandemie hoffentlich überstanden! Notieren Sie sich am besten in Ihrem Kalender, in welchem Zeitraum Sie Corona-bedingt zum Home-Office verpflichtet wurden.

Der Höchstbetrag bezieht sich auf den monatlichen Rechnungsbetrag Ihrer Telefongesellschaft (Festnetz und/oder Handy bzw. Smartphone) bzw. Ihres Internet-Providers und umfasst die Gesprächs- und Internetgebühren sowie die anteilige Grundgebühr.

Einmalige Aufwendungen, die nicht in der monatlichen Rechnung auftauchen, werden für die Ermittlung des Höchstbetrags nicht berücksichtigt. Das betrifft zum Beispiel Anschaffungskosten, Reparaturkosten und Einrichtungskosten. Das ist gut für Sie – denn Sie können jetzt im ersten Schritt nur Ihre laufenden Kosten mit 20 %, aber höchstens 20 Euro mit dem Finanzamt abrechnen. Im zweiten Schritt machen Sie zusätzlich 20 % von den einmaligen Aufwendungen als Werbungskosten geltend.

Statt Pauschale lieber Einzelnachweis?

Wenn Sie mehr als die pauschalen Beträge steuerlich geltend machen, müssen Sie Ihre beruflich veranlassten Aufwendungen für Telefon, E-Mail, Internet und ggf. Fax im Einzelnen nachweisen. Dann können Sie die Kosten in unbegrenzter Höhe als Werbungskosten geltend machen. Das gilt auch dann, wenn Sie Ihre Aufwendungen gar nicht pauschal abziehen dürfen, weil Sie nicht »erfahrungsgemäß« beruflich veranlasste Aufwendungen haben.

Wie der Einzelnachweis aussehen muss, erklärt die Finanzverwaltung in R 9.1 Abs. 5 LStR. Leider geht sie dort nur auf die Abrechnung nach Einzelverbindungen ein. Es gibt keine verbindliche Anweisung, wie bei einer Flatrate oder einem Tarif mit Freiminuten zu verfahren ist. Die folgenden Informationen zu diesen Modellen sind also lediglich Empfehlungen der Steuertipps-Redaktion:

1. Schritt: Sie dokumentieren Ihre beruflichen Gespräche (Datum, Uhrzeit, Dauer, Zweck etc.). Dabei müssen Sie die Aufzeichnungen für verschiedene Anschlüsse getrennt führen.

2. Schritt: Sie ermitteln den beruflichen Anteil:

• Bei einem Anschluss, der über Einzelverbindungen abgerechnet wird, dienen die Verbindungsentgelte als Aufteilungsmaßstab.

• Bei einem Anschluss, der über eine Flatrate, eine Teil-Flatrate oder nach einem Tarif mit Freiminuten-Kontingent abgerechnet wird, teilen Sie nach der Dauer der beruflichen bzw. privaten Nutzung auf.

3. Schritt: Sie machen von Ihren gesamten Telekommunikationsaufwendungen (Verbindungsentgelte, Grundgebühren usw.) den beruflichen Anteil als Werbungskosten geltend.

Kostenlose Arbeitshilfen für die Steuererklärung

• Berechnungsbögen und Arbeitshilfen für die Steuererklärung

• Übersicht: Welche Unterlagen braucht man für die Steuererklärung?

• Formularpaket zur Steuererklärung (Arbeitnehmer)

Home-Office wegen Corona: Sind das Werbungskosten?

Zuhause arbeiten statt ins Büro kommen: In vielen Berufen ist das zum Glück möglich. So können Sie der Ansteckungsgefahr wenigstens ein Stück weit entgehen. Ganz besonders dann, wenn Sie auch noch mit Öffentlichen Verkehrsmitteln zur Arbeit fahren!

Zunächst einmal kurz zur Begriffsbestimmung: Home-Office und mobiles Arbeiten werden umgangssprachlich zwar synonym verwendet, rechtlich gibt es aber Unterschiede. Dazu haben wir hier mehr geschrieben.

Einigen wir uns für den Moment einfach darauf, dass Sie jetzt während der Coronakrise ausnahmsweise von zuhause arbeiten und dies sonst nicht tun.

Wichtig für den Werbungskostenabzug: Haben Sie ein Arbeitszimmer?

Ob Sie in der Steuererklärung Werbungskosten für ein häusliches Arbeitszimmer geltend machen können, hängt wesentlich davon ab, ob Sie ein »Arbeitszimmer« im steuerrechtlichen Sinn haben.

Was versteht das Finanzamt unter einem »Arbeitszimmer«?

Zunächst einmal muss es sich um einen separaten Raum handeln. Wohnung und Arbeitszimmer müssen räumlich voneinander getrennt sein. Ein Schreibtisch im Schlafzimmer oder Wohnzimmer macht aus diesen Räumen keine Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinn. Auch ein Raum, der neben seiner Funktion als Arbeitszimmer auch als Gästezimmer dient, hilft nicht beim Steuernsparen.

Im Arbeitszimmer dürfen sich also keine Gegenstände befinden, die auf eine private Nutzung schließen lassen, wie zum Beispiel Fernseher, Musikinstrumente (z.B. Klavier), einziges Telefon, private Literatur, Kleiderschränke, Bügelbretter, Bett, Nähmaschine, Heimtrainer, sonstige Hausratsgegenstände, Kunstgegenstände (es sei denn, diese dienen repräsentativen Zwecken), eine Sitzecke mit Sesseln (es sein denn, es werden aus beruflichen Gründen Besucher empfangen), Geweihe und Jagdwaffen.

Unbedenklich sind dagegen Mobiliar, Teppiche, Liege, Klappcouch, Schaukelstuhl, ein kleines Radio.

Einige Beispiele und die Antwort auf die Frage: Können Sie unter diesem Voraussetzungen Werbungskosten geltend machen?

• Arbeitnehmer 1 hat von seinem Arbeitgeber empfohlen bekommen, in den nächsten Tagen/Wochen von zuhause zu arbeiten. Das Bürogebäude ist aber nach wie vor offen. Er könnte also auch an seinen üblichen Arbeitsort gehen, bleibt aber lieber zuhause. Dort hat er ein Zimmer, das als Arbeitszimmer eingerichtet ist (separater Raum, keine private Mitnutzung als Gästezimmer o.ä.). Kein Abzug möglich, da anderer Arbeitsplatz vorhanden und zugänglich

• Arbeitnehmer 2 muss in den nächsten Tagen/Wochen von zuhause zu arbeiten (Anordnung des Arbeitgebers). Das Bürogebäude ist abgesperrt, keiner darf es betreten. Zuhause hat er ein Zimmer, das als Arbeitszimmer eingerichtet ist (separater Raum, keine private Mitnutzung als Gästezimmer o.ä.). Abzug möglich, da anderer Arbeitsplatz nicht zugänglich

• Arbeitnehmer 3 hat von seinem Arbeitgeber empfohlen bekommen, in den nächsten Tagen/Wochen von zuhause zu arbeiten. Das Bürogebäude ist aber nach wie vor offen. Er könnte also auch an seinen üblichen Arbeitsort gehen, bleibt aber lieber zuhause. Dort hat kein Arbeitszimmer, sondern einen Schreibtisch im Schlafzimmer. Kein Abzug möglich, da anderer Arbeitsplatz vorhanden und zugänglich

• Arbeitnehmer 4 muss in den nächsten Tagen/Wochen von zuhause zu arbeiten (Anordnung des Arbeitgebers). Das Bürogebäude ist abgesperrt, keiner darf es betreten. Zuhause hat er kein Arbeitszimmer, sondern einen Schreibtisch im Schlafzimmer. Kein Abzug möglich, da kein Arbeitszimmer im steuerrechtlichen Sinn

Hier das Ganze noch einmal in einer tabellarischen Übersicht: