Kleinunter­nehmer: Regeln, Vorteile und Nachteile

Für kleine Unternehmen mit geringen Umsätzen soll der bürokratische Aufwand überschaubar sein. Daher hat der Gesetzgeber die Kleinunternehmerregelung ins Leben gerufen (§ 19 UStG). Sie stellt eine Vereinfachung bei der Umsatzsteuer dar und ist im Umsatzsteuergesetz geregelt.

Die Kleinunternehmerregelung ist in §19 Umsatzsteuergesetz (UStG) geregelt. Erfüllst du die Voraussetzungen, dann wirst du als Kleinunternehmer eingestuft.

Kleinunternehmer oder Kleinunternehmerin ist, wer

• im Vorjahr nicht mehr als 22.000 Euro Umsatz hatte und
• im laufenden Jahr mit einem Umsatz von weniger als 50.000 Euro rechnet.

Die Umsatzgrenze von 22.000 Euro bezieht sich auf deinen Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr. Das heißt, diese Größe steht bei deiner Überprüfung fest. Wird die Grenze auch nur um einen Euro überschritten, bedeutet das:

• Entweder geht der Kleinunternehmer-Status im Folgejahr verloren oder
• der Kleinunternehmer-Status kann im Folgejahr nicht erlangt werden.

Bei der Umsatzgrenze von 50.000 Euro kommt es auf deine Prognose zum Jahresbeginn an. Denn du weißt noch nicht, wie sich dein Umsatz im laufenden Geschäftsjahr entwickelt. Trifft deine Prognose nicht zu und der tatsächliche Umsatz liegt am Ende über 50.000 Euro, ändert sich im vorangegangenen Jahr nichts an deinem Sonderstatus als Kleinunternehmer. Erst im Folgejahr hat das Überschreiten der Grenze dann Konsequenzen.

Bist du Kleinunternehmer, hat das für dich verschiedene steuerliche Folgen.

Kein Ausweis von Umsatz­steuer

Du stellst deinen Kunden keine Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer) in Rechnung und führst deswegen auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt ab.

Weist du als Kleinunternehmer in deinen Rechnungen unzulässigerweise Umsatzsteuer aus, liegt ein unberechtigter Steuerausweis vor. Die Konsequenz: Du musst die in der Rechnung ausgewiesene Steuer an das Finanzamt zahlen. Es spielt keine Rolle, ob der Steuerausweis versehentlich oder absichtlich erfolgte.

Ein unberechtigter Steuerausweis wirkt sich auch auf den Rechnungsempfänger, das heißt auf deinen Kunden, aus. Hat dein Kunde für die von dir in Rechnung gestellte Umsatzsteuer den Vorsteuerabzug geltend gemacht, besteht die Gefahr, dass der Vorsteuerabzug nachträglich vom Finanzamt gestrichen wird. Denn unberechtigt ausgewiesene Umsatzsteuer darf nicht als Vorsteuer abgezogen werden, weil die Steuer gesetzlich nicht geschuldet wird. Das verschafft dir Ärger mit deinem Kunden und er wird von dir Ersatz für den entstandenen Schaden verlangen.

Kein Vorsteuer­abzug

Du kannst keine »Vorsteuer ziehen«, das heißt, du bekommst die Umsatzsteuer, die du an andere Unternehmer gezahlt hast, nicht vom Finanzamt als Vorsteuer erstattet.

Für dich als Kleinunternehmer sind daher deine Umsatzsteuerbeträge, die du beim Bezug von Lieferungen und sonstigen Leistungen an die Vorunternehmer gezahlt hast, ein zusätzlicher Kostenfaktor. Denn du musst sie zahlen, bekommst sie aber nicht zurück.

Die Umsatzsteuer gehört damit zu deinen Anschaffungs- oder Herstellungskosten, wenn du ein Wirtschaftsgut erwirbst. Bei langlebigen Wirtschaftsgütern, wie zum Beispiel Büromöbel, schreibst du die Steuer zusammen mit dem Netto-Einkaufspreis über die betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer ab.

In Zukunft keine Jahres-Umsatz­steuer­erklärung

Da du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer an das Finanzamt zahlst und auch keine Vorsteuer erstattet bekommst, brauchst du auch keine Umsatzsteuer-Voranmeldungen erstellen und abgeben.

Eine Jahres-Umsatzsteuererklärung musst du nur noch bis einschließlich dem Jahr 2023 abgeben. Für das Jahr 2024 und alle folgenden Jahre ist diese Pflicht weggefallen und du brauchst daher als Kleinunternehmer keine jährliche Umsatzsteuererklärungen mehr abgeben.

Um zu wissen, ob du die im Umsatzsteuergesetze (UStG) festgelegten Umsatzgrenzen für Kleinunternehmer einhältst, musst du für das jeweilige Jahr deinen Gesamtumsatz ermitteln.

Hierzu rechnest du die Einnahmen aus allen deinen unternehmerischen Tätigkeiten eines Jahres zusammen. Dabei werden bestimmte steuerfreie Umsätze und auch Einnahmen aus dem Verkauf und der Entnahme von Anlagevermögen wieder abgezogen.

Umsatz­grenze bei Existenz­gründern

Hast du deine Selbstständigkeit gerade frisch aufgenommen, hast du im Vorjahr noch keinen Umsatz gemacht. Denn du befindest dich im ersten Jahr deiner Selbstständigkeit.

In diesem Fall bist du Kleinunternehmer, wenn dein geschätzter und voraussichtlicher Umsatz im laufenden Jahr die 22.000-Euro-Grenze nicht übersteigt. Hast du während des Jahres mit deiner Selbstständigkeit begonnen, dann musst du deinen geschätzten Umsatz auf ein Jahr hochrechnen, um zu überprüfen, ob du Kleinunternehmer bist. Liegt dein Start nicht am Ersten eines Monats, darfst du den Monat trotzdem komplett zählen.

Wichtig: Über­prüfung zum Jahres­wechsel

Du solltest in deinem eigenen Interesse zu jedem Jahreswechsel die Umsatzgrenze prüfen, das heißt, deinen Umsatz feststellen. Denn sonst kann folgendes passieren:

Warst du bisher Kleinunternehmer und bist dir deiner Umsatzsteuerpflicht nicht bereits zu Beginn des Jahres bewusst, wirst du weiterhin keine Umsatzsteuer in Rechnung stellen und auch keine Steuer an das Finanzamt abführen. Bis das Finanzamt auf den Fehler aufmerksam wird, kann einige Zeit vergehen. Dann musst du deine Umsätze nachversteuern und somit kommen Steuerschulden auf dich zu.

Hast du bisher der Umsatzsteuer-Regelbesteuerung unterlegen, solltest du zum Jahreswechsel wissen, ob du im neuen Jahr Anspruch auf die Kleinunternehmerregelung hast oder weiterhin der Regelbesteuerung unterliegst.

Du kannst jederzeit darauf verzichten, dass die Kleinunternehmerregelung bei dir angewendet wird. Dann unterliegst du der Regelbesteuerung.

Sowohl die Kleinunternehmerregelung als auch die Regelbesteuerung bringen Vorteile und Nachteile mit sich. Welche Variante für dich besser ist, hängt von deiner persönlichen Ausgangssituation ab. Und wichtig: Diese Ausgangssituation ändert sich natürlich im Laufe der Zeit!

Verzichtest du auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung, liegt bei dir Umsatzsteuerpflicht vor. Somit weist du in deinen Ausgangsrechnungen an deine Kunden Umsatzsteuer aus und führst diese an das für dich zuständige Finanzamt ab. Im Gegenzug bekommst du die Umsatzsteuer, die dir von anderen Unternehmern in Rechnung gestellt wurde, als Vorsteuer zurück.

Hast du dich entschieden, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten, dann bist du für fünf Jahre an deine Entscheidung gebunden.

Willst du nach Ablauf dieser sogenannten Bindungsfrist wieder Kleinunternehmer sein, musst du an dein Finanzamt schreiben und deinen Verzicht widerrufen. Das geht aber natürlich nur, wenn du auch die Voraussetzungen der Kleinunternehmergrenzen erfüllst.

Überlege dir genau, was in deinem Fall für und was gegen die Kleinunternehmerregelung spricht. Mache dir am besten eine Pro- und Kontra-Liste, bevor du entscheidest, ob du auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung verzichten möchtest und zur Regelbesteuerung wechselst.

Was gegen den Wechsel zur Regel­besteuerung spricht

Weniger Aufwand: Als Kleinunternehmer musst du keine Umsatzsteuer ausweisen und an das Finanzamt abführen. Das bedeutet, die Arbeit mit Umsatzsteuer-Voranmeldungen fällt für dich weg. Und ab 2024 brauchst du nicht mal mehr eine Umsatzsteuer-Jahreserklärungen abgeben. Somit hast du einen wesentlich geringeren bürokratischen Aufwand.

Deine Preise: Sind deine Kunden beispielsweise hauptsächlich Privatpersonen, die nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, musst du bei einem Wechsel zur Regelbesteuerung deine Preise prüfen. Willst du unterm Strich genauso hohe Einnahmen wie vorher erzielen, müsstest du die Umsatzsteuer auf deine bisherigen Preise aufschlagen. Damit machst du aber die Einkäufe bei dir teurer und unattraktiver. Denn dies bedeutet eine Preiserhöhung von 19% bzw. 7%.

Was für den Wechsel zur Regel­besteuerung spricht

Vorsteuerabzug: Du kannst dir als Kleinunternehmer keine Vorsteuer vom Finanzamt erstatten lassen. Das bedeutet: Anschaffungen für dein Unternehmen sind für dich teurer, denn du zahlst Umsatzsteuer, die du nicht zurückbekommst. Der für dich relevante Preis ist also der Bruttopreis. Wenn du zur Regelbesteuerung wechselst, bekommst du die von dir an andere Unternehmer gezahlte Umsatzsteuer als Vorsteuer vom Finanzamt zurück.

Deine Preise: Sind deine Kunden hauptsächlich Unternehmer, die zum Vorsteuerabzug berechtigt sind, kannst du die Umsatzsteuer problemlos auf deine Preise »draufschlagen«. Deine Leistungen für diese Kunden werden nicht teurer, denn sie können sich die Vorsteuer zurückholen. Damit bringt dir der Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung bares Geld: Mit dem Wechsel zur Regelbesteuerung musst du deine Preise nicht anpassen, deine Einnahmen bleiben also gleich. Auf der anderen Seite bekommst du für Anschaffungen die Vorsteuer, also Geld, zurück.

Image deines Unternehmens: Häufig werden Kleinunternehmer unberechtigterweise von großen Unternehmen als »klein und unbedeutend« eingestuft. Daher kann sich ein Verzicht auf die Kleinunternehmerregelung positiv auf dein Unternehmensimage auswirken, denn du wirst bei deinen Geschäftspartnern als professioneller wahrgenommen. Das kann dir den Zugang zu neuen Kunden ermöglichen.