Ordnung schaffen: Nutzen Sie die Zeit zwischen den Jahren, um ohne Stress Ordnung in Ihre Unterlagen zu bringen!
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Kennen Sie das: Sie kommen gestresst nach Hause, im Briefkasten wieder lauter Briefe von der Versicherung oder der Bank, Sie überfliegen es schnell, legen es auf den Dokumentenstapel auf Ihren Schreibtisch und…. ja, genau und da bleibt es dann erst mal.
Wem das so geht wie mir und wer gerne Dokumente das Jahr über einfach auf einen Stapel oder in eine Schublade legt und sich dann lieber den schönen Dingen des Lebens widmet, dem seien hier nun ein paar Tipps an die Hand gegeben, wie man den Stapel wegbekommt und Ordnung in den Unterlagen schafft. Denn wann hat man schon mal mehr Zeit dazu als jetzt, zwischen den Jahren.
Hilft ja nichts, irgendwann muss man sich mal drum kümmern. Also, Ärmel hoch und los geht’s!
Was brauchen Sie nun dafür:
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Zeit, am besten mehrere Tage immer mal wieder 2 Stunden
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Einen A4 Schreibblock
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Einen Filzstift
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Einen großen leeren Papierkorb
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Einige Ordner
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Ggf. Register
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Locher
Die mühsame Aufgabe des Ordnung Haltens können wir Ihnen nicht abnehmen, aber mit unserem Vorsorgeplaner PLUS bieten wir Ihnen schon mal einen guten Anfang und eine erste Struktur für die wichtigsten Dokumente und Informationen.
Auch unsere Titel aus der »Assistenten-Reihe« helfen Ihnen mit Vorlagen, Musterbriefen und Formulierungsbeispielen bei vielen Themen, die sonst sehr zeitaufwendig sind. Überzeugen Sie sich selbst.
Schritt 1: Aussortieren
Gehen Sie Ihre(n) Stapel und Ihre Ordner nacheinander durch und sortieren Sie kräftig aus.
Wegwerfen könne Sie z.B.: Alle Anschreiben, gekündigte Verträge, abgeschlossene Schadensfälle etc. Also alles, was wirklich endgültig abgeschlossen ist oder nicht wirklich benötigt wird (beachten sie aber ggf. gesetzl. Aufbewahrungsfristen).
Während des Ausmistens notieren Sie sich auf dem Block Kategorien von Dokumenten, denen Sie begegnen: z.B. Wohnung, Auto, Bank, Zeugnisse, Rentenversicherung, Krankenversicherung etc.
Wenn Sie das geschafft haben, machen Sie erstmal Pause oder am nächsten Tag weiter.
Schritt 2: Dokumente ordnen
Sortieren Sie jetzt alle Dokumente vom Stapel und aus Ihren Ordnern jeweils einer der von Ihnen notierten Kategorien zu.
Am besten machen Sie für jede Kategorie einen Stapel auf und sortieren chronologisch: unten alt, oben neu.
Jetzt haben Sie sich aber spätestens eine Pause verdient!
Schritt 3: Ordner festlegen und befüllen
Jetzt geht es darum, die Kategorien zu sinnhaften Ordnern zusammenzufügen und dann die Dokumente getrennt nach Kategorie in die Ordner einzusortieren. Sinnhafte Ordner können z.B. sein:
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Persönliches: Geburtsurkunde, Meldebestätigung, Heiratsurkunde, Aufenthaltstitel, Vollmachten, Patientenverfügung, etc.
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Beruf: Zeugnisse und Zertifikate aller Art, Arbeitsvertrag
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Wohnung: Mietvertrag, Stromvertrag, Nebenkostenabrechnung, Telefon und Internet, Garantiescheine von Geräten, etc.
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Versicherungen: Krankenversicherung, Hausrat-, Haftpflicht-, Unfallversicherung, etc.
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Freizeit und Mobilität: BahnCard, Auto, Carsharing, Mitgliedschaften, Rechnungen
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Immobilie: Grundbucheintrag, Kaufvertrag, Abrechnungen, Einnahmen, Gebäudeversicherung
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Rente und Vermögen: Rentenversicherung (gesetzl., betriebl. und privat), Aktien, ETFs, Geldanlagen
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Steuern und Finanzen: Kontoauszüge, Banken-Schriftverkehr, Freistellungsaufträge, Steuerbescheide, Steuererklärung, Belegsammlung
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Kinder (für jedes einen): Geburtsurkunde, Impfpass, Schule, Zeugnisse, Medizinisches, Förderungen, etc.
Sobald Sie die Ordner entsprechend festgelegt und bestückt haben, beschriften Sie sie. Es empfiehlt sich zukünftig am besten monatlich die Ablage entsprechend einzusortieren.
Jetzt sind Sie mit dem wichtigsten durch! Glückwunsch!
Bonus – Schritt 4: Digitalen Ordner anlegen
Wer auf Nummer sicher gehen will, der sollte die wichtigsten Ordner, insbesondere den Ordner »Persönliches« digitalisieren.
Für den Fall, dass die Wohnung mal brennt oder einer Flut zum Opfer fällt, kann das sehr praktisch sein.
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(BN)
Quellen und weiterführende Infos:
