Neue Vollmachtsmuster im Steuerverfahren: Was man wissen muss
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Das Bundesministerium der Finanzen (BMF) hat die amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen überarbeitet und neu gefasst. Wen betrifft das, wie erteilt man eine Vollmacht und wie kann man die Vollmacht widerrufen?
Die Neufassung betrifft sowohl die Vollmachtsformulare für Personen und Gesellschaften als auch für Lohnsteuerhilfevereine. Die neuen Formulare sind ab sofort gültig und müssen bei der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung verwendet werden.
Im Folgenden erklären wir unter anderem, was eine Vollmacht im Besteuerungsverfahren grundsätzlich ist, in welchen Fällen sie benötigt wird, wer die Formulare besorgen und ausfüllen muss, was mit bisher erteilten Vollmachten passiert und ab wann die neuen Vollmachten verwendet werden müssen.
Inhalt
Was ist eine Vollmacht im Besteuerungsverfahren?
Eine Vollmacht im Besteuerungsverfahren ermöglicht es, dass eine Person oder Gesellschaft durch einen Bevollmächtigten vertreten wird. Also zum Beispiel, wenn man sich als Steuerzahler von einem Steuerberater oder einem Lohnsteuerhilfeverein vertreten lässt.
Das ist besonders dann hilfreich, wenn man steuerliche Angelegenheiten nicht selbst regeln kann oder will.
Die Vollmacht kann für verschiedene steuerliche und sonstige Angelegenheiten erteilt werden und umfasst unter anderem die Berechtigung zur Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen, zur Stellung von Anträgen sowie zur Einlegung und Rücknahme von Rechtsbehelfen.
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Wann wird eine Vollmacht benötigt?
Eine Vollmacht wird benötigt, wenn man sich durch eine andere Person oder Gesellschaft in steuerlichen Angelegenheiten vertreten lassen möchte.
Das kann zum Beispiel der Fall sein, wenn man einen Steuerberater oder einen Lohnsteuerhilfeverein beauftragt, die Steuererklärung zu erstellen und einzureichen. Auch für die Entgegennahme von Steuerbescheiden und anderen Verwaltungsakten kann eine Vollmacht erforderlich sein.
Wer muss die Formulare besorgen und ausfüllen?
Die amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen müssen grundsätzlich vom Vollmachtgeber – also dem Steuerpflichtigen – besorgt und ausgefüllt werden.
Der Vollmachtgeber muss die Vollmacht unterschreiben und gegebenenfalls weitere Angaben wie Steuernummern eintragen. Bei Körperschaften und Personenvereinigungen muss die Vollmacht vom gesetzlichen Vertreter unterschrieben werden.
Die Daten der Vollmacht werden dann vom Bevollmächtigten, also dem Steuerberater oder dem Lohnsteuerhilfeverein, an die Finanzbehörden übermittelt.
In der Praxis werden die Formulare für die Steuervollmacht aber normalerweise vom Steuerberater oder Lohnsteuerhilfeverein bereitgestellt. Berater oder Verein helfen dann auch beim Ausfüllen.
Wer die Formulare vorher schon einmal anschauen möchte: Man kann sie im »Formular-Management-System« der Bundesfinanzverwaltung kostenlos herunterladen (einfach nach »Vollmacht« suchen).
Die neuen Vollmachtsmuster sind auch abgebildet im BMF-Schreiben »Amtliche Muster für Vollmachten im Besteuerungsverfahren; Neufassung der Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen und des Merkblatts zur Verwendung der amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen« vom 27.3.2025 (PDF auf der Internetseite des Bundesfinanzministeriums).
Was passiert mit bisher erteilten Vollmachten?
Bisher erteilte Vollmachten, die auf Grundlage der früheren amtlichen Muster erteilt wurden, gelten grundsätzlich unverändert weiter.
Das gilt unabhängig davon, ob die Daten der Vollmachten elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt wurden oder nicht.
Neue Vollmachten, die nach den aktualisierten Mustern erteilt werden, ersetzen jedoch die bisher erteilten Vollmachten, sofern dies im neuen Formular angegeben wird.
Ab wann müssen die neuen Vollmachten verwendet werden?
Die neuen amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen sind ab sofort gültig und müssen bei der elektronischen Übermittlung von Vollmachtsdaten an die Finanzverwaltung verwendet werden.
Die Nutzung der neuen Formulare ist freiwillig, aber erforderlich für die elektronische Übermittlung gemäß § 80a AO. Das bedeutet: Werden die Vollmachtsdaten nicht gem. § 80a AO elektronisch an die Finanzverwaltung übermittelt, müssen auch keine amtlichen Muster verwendet werden.
Wie lange ist eine Vollmacht gültig?
Im Fall der neuen amtlichen Muster für Vollmachten zur Vertretung in Steuersachen gilt, dass die Vollmacht grundsätzlich zeitlich unbefristet ist, es sei denn, es wird im Formular eine zeitliche Beschränkung angegeben.
Grundsätzlich kann die Gültigkeitsdauer einer Vollmacht variieren und hängt von den spezifischen Vereinbarungen ab, die bei der Erteilung der Vollmacht getroffen wurden.
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Unbefristete Vollmacht: Eine Vollmacht kann unbefristet erteilt werden und bleibt gültig, bis sie vom Vollmachtgeber widerrufen wird oder der Vollmachtgeber verstirbt.
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Befristete Vollmacht: Eine Vollmacht kann auch für einen bestimmten Zeitraum oder bis zur Erledigung einer bestimmten Aufgabe befristet werden.
Eine Vollmacht kann jederzeit vom Vollmachtgeber widerrufen werden. Der Widerruf wird wirksam, sobald er der zuständigen Finanzbehörde angezeigt wird.
Wie widerruft man eine Vollmacht?
Der Widerruf einer Vollmacht muss schriftlich erfolgen. Dafür reicht ein formloses Schreiben, in dem der Vollmachtgeber erklärt, dass die Vollmacht widerrufen wird. Das Widerrufsschreiben muss vom Vollmachtgeber unterschrieben werden.
Wichtig: Im Widerruf immer das Datum der Vollmachterteilung und den Namen des Bevollmächtigten angeben!
Der Widerruf wird erst wirksam, wenn er der zuständigen Finanzbehörde angezeigt wird, dieser also zugeschickt wird.
Außerdem sollte der Vollmachtgeber den Bevollmächtigten auffordern, die Vollmachtsurkunde zurückzugeben.
Beispiel:
Musterformulierung für den Widerruf einer Vollmacht
Widerruf der Vollmacht
Ich, [voller Name], geboren am [Geburtsdatum], wohnhaft in [Adresse], widerrufe hiermit die am [Datum der Erteilung der Vollmacht] erteilte Vollmacht an [Name des Bevollmächtigten], geboren am [Geburtsdatum des Bevollmächtigten], wohnhaft in [Adresse des Bevollmächtigten].
Die erteilte Vollmacht umfasste folgende Angelegenheiten: [Beschreibung der Angelegenheit].
Dieser Widerruf tritt mit sofortiger Wirkung in Kraft und entzieht dem genannten Bevollmächtigten jegliche Befugnis, in meinem Namen zu handeln.
[Ort und Datum]
[Unterschrift des Vollmachtgebers]
Was passiert, wenn der Vollmachtgeber stirbt?
Wenn der Vollmachtgeber verstirbt, erlischt die Vollmacht. Ausnahme: Es wurde ausdrücklich eine sogenannte »postmortale Vollmacht« erteilt. Eine postmortale Vollmacht bleibt auch nach dem Tod des Vollmachtgebers in Kraft und erlaubt dem Bevollmächtigten, bestimmte Aufgaben fortzuführen.
Nach dem Tod des Vollmachtgebers hat der Bevollmächtigte die Pflicht, die Erben oder den Testamentsvollstrecker zu benachrichtigen und ihnen die Vollmachtsurkunde vorzulegen.
Falls keine postmortale Vollmacht vorliegt, endet die Vollmacht mit dem Tod des Vollmachtgebers, und der Bevollmächtigte verliert seine Befugnisse.
(MB)
