Betriebsprüfung: Excel-Tabelle führt nicht automatisch zu Mangel an der Kassenführung!

Kneipe mit Registrierkasse, Sonderveranstaltungen mit Excel-Abrechnung

Geklagt hatte die Betreiberin eine Irish Pub mit Getränke- und Speisenangebot. Sie verwendete für die Erfassung der Bareinnahmen im Pub eine elektronische Registrierkasse; ihren Gewinn ermittelte durch Bilanzierung.

Die in den vollständig vorliegenden Z-Bons ausgewiesenen Einnahmen übertrug sie unter Ergänzung von Ausgaben und Bankeinzahlungen in eine Excel-Tabelle, mit der sie täglich den Soll- mit dem Ist-Bestand der Kasse abglich. Darüber hinausgehende Kassenberichte erstellte sie nicht.

Außerhalb des regulären Betriebs nahm die Klägerin auch an Sonderveranstaltungen teil, bei denen sie Erlöse aus dem Verkauf über Außentheken erzielte. Hierfür nutzte sie teilweise geliehene elektronische Registrierkassen, deren Einnahmen sie in der gleichen Form erfasste wie die Erlöse im Haus.

Teilweise erfasste sie Bareinnahmen aber auch in offenen Ladenkassen, für die sie keine Kassenberichte führte. Die Einnahmen der Sonderveranstaltungen trug sie ebenfalls in die Excel-Tabelle ein.

Betriebsprüfer: Excel-Tabelle jederzeit änderbar – und deshalb nicht erlaubt

Im Rahmen einer Betriebsprüfung beanstandete das Finanzamt Mängel bei der Verbuchung von Gutscheinen sowie die Verwendung der Excel-Tabelle im Rahmen der Kassenführung: Wegen der jederzeitigen Änderbarkeit erfülle die Verwendung von Excel (oder eines ähnlichen Programms) nicht die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Buchführung.

Das Finanzamt nahm daher eine Gewinnschätzung vor, die für die Wirtin richtig teuer wurde: Auf Grundlage einer überschlägigen Getränkekalkulation nahm es zu den erklärten Umsätzen von jährlich gut 300.000 Euro Sicherheitszuschläge zum Umsatz und Gewinn zwischen 15.000 Euro und 29.000 Euro pro Jahr vor.

Die Wirtin wehrte sich dagegen mit dem Argument, dass ihre Buchführung ordnungsgemäß sei, da die Ursprungsaufzeichnungen (Z-Bons, Belege über EC-Kartenzahlungen und Ausgaben) unabänderlich seien.

Finanzgericht: Excel an sich ist kein Problem – wenn der Rest stimmt

Das FG Münster kam zu dem Ergebnis, dass die Buchführung nur insoweit formell ordnungswidrig ist, als sie im Rahmen der Sonderveranstaltungen offene Ladenkassen ohne Führung täglicher Kassenberichte eingesetzt und die Gutscheine nicht ordnungsgemäß verbucht hatte. Ein täglicher Kassenbericht, der auf der Grundlage eines Auszählens der Bareinnahmen erstellt wird, sei nur im Rahmen einer offenen Ladenkasse erforderlich, erklärte das Gericht.

Soweit die klagende Wirtin ihre Bareinnahmen in einer elektronischen Registrierkasse erfasst habe, seien die Kassenaufzeichnungen dagegen ordnungsgemäß. Hierfür genüge eine geordnete Ablage der Belege. Der tägliche Abgleich von Soll- und Ist-Bestand durch Nutzung einer Excel-Tabelle sei unschädlich, da ein derartiger Kassensturz nach den gesetzlichen Vorgaben nicht erforderlich sei.

Da die einzelnen Mängel für jede verwendete Kasse gesondert zu beurteilen seien, wirke sich die mangelhafte Führung der offenen Ladenkasse nicht auf die Verwendung der elektronischen Registrierkassen aus.

Ergebnis: Deutlich geringerer Zuschlag als vom Betriebsprüfer berechnet

Angesichts der nicht ordnungsgemäßen Kassenführung hinsichtlich der offenen Ladenkassen bei den Sonderveranstaltungen und der Gutscheine hat das FG Münster einen Sicherheitszuschlag i. H. v. 2.000 Euro pro Streitjahr als plausibel und wirtschaftlich realistisch erachtet.

Die überschlägige Getränkekalkulation des Finanzamts konnte dabei nach Ansicht des Gerichts nicht herangezogen werden, da es wegen der fehlenden Trennung der Getränkeeinkäufe andererseits nicht möglich war, die Sonderveranstaltungen isoliert zu kalkulieren (FG Münster, Urteil vom 29.04.2021, Az. 1 K 2214/17).