Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz (DA-KG)
O 2 – Familienkassen → O 2.8 – Kindergeldakten
Abschnitt O 2.8.2 DA-KG – Elektronische Akten
(1) 1Gescannte Papierdokumente sind als qualifizierte Dokumente in der elektronischen Akte abzulegen. 2Die qualifizierte Signatur des gescannten Papierdokuments dient als Nachweis für einen ordnungsgemäßen Scanvorgang. 3Sollte das Scannen der Dokumente durch Dritte erfolgen, so sind diese Personen zur Wahrung des Steuergeheimnisses gem. § 30 AO förmlich zu verpflichten (vgl. O 2.7 Abs. 5).
(2) 1In sinngemäßer Anwendung der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF vom 14.11.2014 - BStBl I S. 1450 Abschnitt 9.3) müssen die digitalen Dokumente nach dem Scannen mit einem unveränderbaren Index sowie mit Metadaten zum Auffinden der eingescannten Schriftstücke versehen werden. 2Es muss sichergestellt sein, dass das digitale Dokument unveränderbar ist. 3Die weitere Bearbeitung in der Familienkasse darf nur mit dem digitalen Dokument erfolgen.
(3) 1Urkunden, die nicht ausdrücklich für Belange des Kindergeldes bestimmt sind (z. B. eine Geburtsurkunde ohne Zweckbestimmung), dürfen nicht vernichtet werden, sondern sind nach dem Scannen zurückzusenden. 2Im Übrigen können gescannte Unterlagen acht Wochen nach dem Scannen vernichtet werden.