Dienstanweisung zum Kindergeld nach dem Einkommensteuergesetz (DA-KG)
O 2 – Familienkassen → O 2.8 – Kindergeldakten
Abschnitt O 2.8.3 DA-KG – Aufbewahrungsfristen
(1) 1Die Aufbewahrungsfrist für Kindergeldakten beträgt grundsätzlich sechs Jahre. 2Sie beginnt nach Ablauf des Kalenderjahres, für das letztmalig Kindergeld festgesetzt wurde, oder nachdem der letzte in der Akte befindliche Bescheid unanfechtbar geworden ist. 3Maßgebend ist der spätere Fristbeginn.
(2) 1Rechtsbehelfsakten sind bis zur Freigabe der Akten, zu denen sie sachlich gehören, aufzubewahren. 2Die Aufbewahrungsfrist beträgt jedoch mindestens sechs Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die das Rechtsbehelfsverfahren abschließende Entscheidung unanfechtbar geworden ist.
(3) Für Schriftgut in Steuerstraf- und Bußgeldverfahren gilt eine Aufbewahrungsfrist von fünf Jahren nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem das Verfahren rechtskräftig abgeschlossen oder eingestellt worden ist, im Falle einer rechtskräftigen Ahndung (Bußgeldbescheid) durch die Verwaltungsbehörde jedoch nicht vor Erlöschen der festgesetzten Geldbuße oder Kosten des Verfahrens.
(4) Akten und sonstige Unterlagen sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist auszusondern und unter Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes (vgl. O 2.7) zu vernichten bzw. zu löschen.
Beispiel
Für drei Kinder eines Berechtigten war Kindergeld festgesetzt worden. Die Familienkasse hat die Kindergeldakte nach Kindern aufgeteilt. Das älteste Kind vollendete am 3. Oktober 2021 sein 25. Lebensjahr. Die letzte Festsetzung für dieses Kind war bis zum 31. Oktober 2021 befristet. Der Teil der Kindergeldakte, der für dieses Kind geführt wurde, ist mit Ablauf des Jahres 2027 zu vernichten.