Abschnitt O 2.8.1 DA-KG – Allgemeines

(1) ¹Kindergeldakten können in Papierform oder elektronisch geführt werden. ²Die Familienkasse muss für die Kindergeldakten eine organisatorische Ablage- bzw. Speicherform wählen, die die Wahrung des Steuergeheimnisses und des Datenschutzes (vgl. O 2.7) sicherstellt. ³Die Kindergeldakte soll nach Kindern aufgeteilt werden. ⁴Aus der Kindergeldakte muss das Eingangsdatum von Unterlagen und Schriftstücken hervorgehen.

(2) ¹Für die Kindergeldvorgänge sind eigene Akten zu führen, die von anderen Akten, z. B. von Bezüge- oder Personalakten, getrennt aufzubewahren bzw. elektronisch abzulegen sind. ²Auch geschlossene Akten (sogenannte Altakten) sind gesichert aufzubewahren bzw. elektronisch abzulegen. ³Die Kindergeldakten dürfen nur von den für die Familienkasse eingesetzten Personen eingesehen werden. ⁴Gleiches gilt für die bei der Kindergeldfestsetzung eingesetzten IT-Verfahren.

(3) ¹Die Familienkasse hat den Nachnamen und die Vornamen des Berechtigten und des Kindes (in der amtlichen Reihenfolge ohne Abkürzungen) sowie deren Identifikationsnummer i. S. v. § 139b AO zu erfassen. ²Bei der Aufnahme von Unterlagen ist der Grundsatz der Datensparsamkeit zu beachten (vgl. V 7.1.3 Abs. 2).

(4) ¹Straf- und Bußgeldakten sind getrennt von der Kindergeldakte zu führen. ²Sie können der Kindergeldakte jedoch vorgeheftet bzw. elektronisch zugeordnet werden. ³Aus ihnen muss sich alles für das BuStra-Verfahren Relevante ergeben. ⁴Der Vorgang ist mit einem eigenen Aktenzeichen zu versehen; dieses lautet für Strafsachen: StrL/ÜL - lfd. Nr./Jahr - und für Bußgeldsachen: BL/ÜL - Ifd. Nr./Jahr -; einzufügen ist die laufende Nummer der Überwachungsliste.