SEPA: Das müssen Unternehmer zur Vorbereitung auf SEPA-Überweisung und SEPA-Lastschrift wissen

Hinweis: SEPA wurde bis zum 31.1.2014 parallel zu den nationalen Zahlungssystemen angewendet. Zum 1.2.2014 wurden die nationalen Zahlungssysteme abgeschaltet und mit SEPA endgültig einheitliche Fristen, Laufzeiten, Datenformate und Kosten innerhalb des europäischen Zahlungsraumes eingeführt.

Durch ein deutsches Begleitgesetz konnte für den Übergangszeitraum bis zum 1.2.2016 das elektronische Lastschriftverfahren weiterhin verwendet werden und der Privatkunde bei nationalen Zahlungen weiterhin die Kontonummer und die Bankleitzahl verwenden.

Wir haben uns dafür entschieden, den folgenden Beitrag auch nach dem 1.2.2016 auf unserer Webseite zu veröffentlichen, da nach wie vor Unsicherheit herrscht, was bei SEPA zu beachten ist.

1. Einführung: SEPA, IBAN und BIC im Überblick

Seit 2008 gibt es ihn für Überweisungen, seit 2009 auch für Lastschriften: den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum SEPA (Single Euro Payments Area). Genutzt haben ihn – jedenfalls in Deutschland – bisher nur Wenige. Zu bequem war das bisherige System mit Bankleitzahl und Kontonummer, die bei SEPA durch BIC und IBAN ersetzt werden.

Bisher wurde SEPA parallel zu den nationalen Zahlungssystemen angewendet. Das ändert sich mit dem 1.2.2014. Dann werden die nationalen Zahlungssysteme abgeschaltet und mit SEPA endgültig einheitliche Fristen, Laufzeiten, Datenformate und Kosten innerhalb des europäischen Zahlungsraumes eingeführt. Ob eine Zahlung in Euro inländisch stattfindet oder grenzüberschreitend, soll dann keinen Unterschied mehr machen. Für Zahlungen in anderen Währungen als dem Euro muss allerdings weiterhin eine Auslands-Überweisung verwendet werden.

An den Meldepflichten im europäischen Zahlungsverkehr ändert sich durch SEPA nichts: Auch SEPA-Zahlungen über 12.500 € müssen mit dem Vordruck Z4 zur Außenwirtschaftsverordnung gemeldet und elektronisch oder beleghaft der Bundesbank übermittelt werden.

Bei Fragen zur außenwirtschaftlichen Meldepflicht (Vordrucke, Einreichungsweg, Meldefristen etc.) steht Ihnen die kostenfreie Hotline der Deutschen Bundesbank zur Verfügung: 0800/1234–111.

Der SEPA-Raum besteht aus den 28 EU-Mitgliedstaaten (Frankreich inkl. Französisch-Guyana, Guadeloupe, Martinique, Mayotte, Reunion, St.Pierre und Miquelon), den drei weiteren EWR-Ländern Island, Liechtenstein und Norwegen sowie der Schweiz und Monaco.

1.1 SEPA im Überblick

Für den Stichtag 1.2.2014 gilt:

  • Abschaffung der nationalen Überweisungsverfahren

  • Abschaffung der nationalen Lastschriftverfahren

  • Verpflichtung zur Nutzung des IBAN

  • Verpflichtung zur Nutzung der pain-Fortmate des ISO-Standards 20022 bei der elektronischen dateibasierten Einreichung von Zahlungsaufträgen und den elektronischen Kontoauszügen im camt-Format.

  • Einführung des IBAN-only-Verfahrens für nationale Zahlungen

  • Bestehende Einzugsermächtigungen können unter gewissen Voraussetzungen als SEPA-Mandat genutzt werden.

  • Recht des Zahlungspflichtigen (Debitors), sein Konto qualifiziert zu sperren (Angabe von White-Listen – Liste mit erlaubten Einzügen –, Black-Listen – Liste mit Sperren – und Beschränkung der Anzahl und Höhe der Lastschriften für einen bestimmten Zeitraum).

Durch ein deutsches Begleitgesetz für den Übergangszeitraum bis zum 1.2.2016

  • kann das elektronische Lastschriftverfahren weiterhin verwendet werden.

  • kann der Privatkunde bei nationalen Zahlungen weiterhin die Kontonummer und die Bankleitzahl verwenden.

  • kann die elektronische dateibasierte Einreichung in einem nicht pain-Format erfolgen.

  • können elektronische Kontoauszüge in den bisherigen Formaten (MT940 oder UMSATZ.TXT/AUSZUG.TXT) ausgeliefert werden. Der Kunde hat jedoch ein Anrecht darauf, die camt-Auszüge zu erhalten.

Ab dem 1.2.2016 gilt dann auch das IBANonly-Verfahren SEPA-weit.

(Quelle: Hans-Rainer van den Berg, 1.2.2014: Das DTA-Lastschriftverfahren wird durch das SEPA-Verfahren abgelöst, in: BIT - Banking and Information Technology 1/2012, S. 34)

1.2 IBAN

In der IBAN (International Bank Account Number) werden Bankleitzahl und Kontonummer standardisiert zusammengefasst. Sie besteht aus einem Ländercode, einer Prüfziffer, der (bisherigen) Bankleitzahl und der Kontonummer.

Die Läng der IBAN ist von Land zu Land unterschiedlich und umfasst maximal 34 Zeichen. In Deutschland hat sie 22 Stellen.

Der Standard-SEPA-Zeichensatz:

a b c d e f g h i j k l m n o p q r s t u v w x y z
A B C D E F G H I J K L M N O P Q R S T U V W X Y Z
0 1 2 3 4 5 6 7 8 9
/ -? : ( ) . , +
Leerzeichen

Achtung: Die Banken dürfen SEPA-Lastschriften zurückweisen, wenn sie Zeichen enthalten, die nicht im Standard-SEPA-Zeichensatz enthalten sind!

Die Deutsche Kreditwirtschaft will spätestens ab dem 4.11.2013 den bisherigen Zeichensatz unterstützen. Dann können bei Zahlungen innerhalb von Deutschland bei Empfängerbanken, die der Deutschen Kreditwirtschaft angehören, auch Umlaute und Sonderzeichen verwenden.

1.3 BIC

Der BIC- oder SWIFT-Code ist eine standardisierte 8- oder 11-stellige Bankleitzahl, mit der Kreditinstitute weltweit eindeutig identifiziert werden können. BIC steht für Business Identifier Code, SWIFT für Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication, eine internationale Genossenschaft der Geldinstitute, die ein Telekommunikationsnetz für den Nachrichtenaustausch zwischen ihren Mitgliedern betreibt.

SEPA sieht die stufenweise Umstellung auf einen Verzicht der BIC-Angabe vor:

  • Bis zum 31.1.2014 ist die Angabe von IBAN und BIC erforderlich.

  • Ab dem 1.2.2014 ist die Angabe des BIC bei nationalen Zahlungen optional – die IBAN reicht aus (sog. IBANonly-Verfahren).

  • Ab dem 1.2.2016 gilt dies auch bei grenzüberschreitenden Zahlungen innerhalb des SEPA-Raumes.

2. Überweisung, Lastschrift, Karten: Diese Zahlungsverkehrsinstrumente kommen mit SEPA

Die Zahlungsverkehrsinstrumente, die durch SEPA eingeführt werden, sind:

  • SEPA-Überweisung (Credit Transfer) – Diese wird langfristig die verschiedenen nationalen und grenzüberschreitenden Verfahren und Formate durch einheitliche Standards ablösen.

  • SEPA-Basislastschrift (Direct Debit Core) – Sie ist in ihren Grundzügen dem deutschen Einzugsermächtigungsverfahren ähnlich und kann von Verbrauchern und Unternehmen zum Einzug von Forderungen verwendet werden. Im grenzüberscheitenden Zahlungsverkehr gab es dafür bisher kein standardisiertes Verfahren. Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Basislastschrift ist ein SEPA-Mandat sowie eine Pre-Notification, mit der der Kreditor den Zahlungspflichtigen vor Einreichung der Lastschrift über die bevorstehende Belastung informiert.

  • SEPA-Firmenlastschrift (Direct Debit B2B) – Sie wird für den Einzug von Forderungen nur zwischen Unternehmen eingeführt und ist mit dem deutschen Abbuchungsauftragsverfahren vergleichbar. Voraussetzung für den Einzug einer SEPA-Firmenlastschrift ist ein SEPA-Mandat sowie eine Pre-Notification, mit der der Kreditor den Zahlungspflichtigen vor Einreichung der Lastschrift über die bevorstehende Belastung informiert.

  • SEPA-Cards (Cards Framework) – Unter dem Motto Any card at any terminal ist auch eine Neuregelung des kartengestützten Zahlungsverkehr Bestandteil von SEPA.

2.1 SEPA-Überweisung

Mit der Einführung von SEPA ändert sich bei Überweisungen nicht viel: Die SEPA-Überweisungen funktionieren statt mit Kontonummer und Bankleitzahl nur noch mit IBAN und BIC. Beide sind heute bereits auf dem Kontoauszug Ihres Geschäftskontos zu finden.

Geben Sie IBAN und BIC spätestens ab Ende 2013 in Ihren Rechnungen an, damit die Buchhaltung Ihrer Kunden die SEPA-Daten erfassen kann. Und stellen Sie auch Ihre Zahlungsempfänger – Kunden, Mitarbeiter, Versicherungen, Dienstleister oder auch das Finanzamt – auf die neuen Daten um.

Wenn Sie selbst eine Rechnung per Überweisung bezahlen möchten, finden Sie die IBAN und BIC in der Regel auf der Rechnung oder den Geschäftspapieren Ihres Geschäftspartners. Sollte dies nicht der Fall sein, fragen Sie Ihren Geschäftspartner am besten einfach danach.

Für deutsche Kontodaten bieten beispielsweise die Sparkassen einen kostenlosen IBAN-Rechner (SEPA-Account-Converter) an. Dort geben Sie Kontonummer und Bankleitzahl Ihres Lieferanten oder Geschäftspartners ein und erhalten IBAN, BIC und den Namen des Kreditinstituts ausgegeben.

2.2 SEPA-Lastschrift

Mit dem SEPA-Lastschriftverfahren können Sie fällige Rechnungsbeträge per Lastschrift einziehen. Voraussetzung dafür ist ein SEPA-Lastschriftmandat.

Zur SEPA-Lastschrift gehören neben dem Mandat auch die Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandats-Referenznummer (oder Mandatsreferenz) und die Pre-Notification.

2.2.1 SEPA-Mandat

Das SEPA-Lastschriftmandat erfüllt zwei Funktionen:

  • Es ermächtigt den Zahlungsempfänger, den fälligen Betrag vom Konto des Zahlungspflichtigen einzuziehen.

  • Außerdem wird das Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen zur Einlösung der Lastschrift angewiesen.

Für die Erteilung eines SEPA-Lastschriftmandats ist grundsätzlich die Unterschrift des Zahlungspflichtigen erforderlich. Glücklicherweise müssen Sie aber nicht alle Kunden anschreiben und um eine (neue) Unterschrift bitten: Bereits erteilte Einzugsermächtigungen dürfen als SEPA-Lastschriftmandate weitergenutzt werden. Bestehende Einzugsermächtigungen bleiben also gültig – allerdings nur dann, wenn Sie das SEPA-Basislastschriftverfahren (Direct Debit Core) verwenden.

Voraussetzung ist, dass Sie dem Kunden die SEPA-Umstellung an sich, Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer, die Mandats-Referenznummer sowie den Zeitpunkt der Umstellung auf SEPA mitteilen. Die Umstellung kann außerdem nur dann vorgenommen werden, wenn eine schriftliche Einzugsermächtigung mit Original-Unterschrift des Kunden bzw. des Kontoinhabers vorliegt.

Achtung, Ausnahme im B2B-Geschäft: Bei SEPA-Firmenlastschrift (Direct Debit B2B) dürfen bereits bestehende Abbuchungsaufträge nicht weiter genutzt werden! Hier müssen Sie tatsächlich ein neues Mandat einholen.

Bei neuen Kunden müssen Sie die folgenden Informationen schriftlich erhalten:

  • Name und Anschrift des Kontoinhabers

  • IBAN und BIC

  • Datum und Unterschrift

Beim Firmenlastschrift-Mandat gilt außerdem: Der Zahlungspflichtige muss sein Geldinstitut über das erteilte Mandat informieren.

Ihre Pflichten gegenüber Ihren Kunden

Sie müssen dem Kunden Ihrerseits neben Ihrem Namen und der Anschrift die Gläubiger-Identifikationsnummer übermitteln.

Außerdem müssen Sie mitteilen, ob die Lastschrift einmalig oder wiederkehrend eingezogen werden soll, wie hoch der Betrag ist und wann abgebucht wird. Zudem müssen Sie eine sogenannte Mandats- Referenznummer vergeben.

Liegen die Informationen nicht schriftlich vor, fehlen Angaben oder die Unterschrift, verlängert sich der Rückbuchungsanspruch des Kunden von acht Wochen auf 13 Monate! Ausnahme: Es handelt sich um eine SEPA-Firmenlastschrift: Hier besteht kein Erstattungsanspruch nach erfolgter Einlösung.

Gültigkeit des Mandats

Ein Mandat bleibt nach der letzten Abbuchung 36 Monate gültig, dann verfällt es automatisch. Wenn Sie also nach mehr als drei Jahren wieder Geld per SEPA-Lastschrift von einem Kunden abbuchen möchten, brauchen Sie ein neues Mandat.

Das Lastschrift-Mandat kann jederzeit von Ihrem Kunden widerrufen werden.

Online-Handel: Über Alternativen zu Lastschrift nachdenken

Probleme bereiten die SEPA-Mandate vor allem dem Online-Handel, da hier auch bisher nur in wenigen Ausnahmefällen eine Unterschrift für die Einzugsermächtigung vorlag. Eigentlich wäre das zwar auch in der Vergangenheit schon erforderlich gewesen – aber die Banken akzeptierten die Lastschrift auch ohne Unterschrift. Das geht jetzt nicht mehr. Wenn Sie also noch keine schriftlichen Einzugsermächtigungen von Ihren Kunden haben, sollten Sie Ihre Kunden bald anschreiben und das Mandat einholen.

Nach einer Studie von ibi research planen etwa 10 % der befragten Online-Händler schon jetzt, die Lastschrift als angebotenes Verfahren in ihrem Webshop abzuschaffen (Quelle: ibi research an der Universität Regensburg GmbH, SEPA-Wissen, Studie vom August 2013).

Alternativen zur Einzugsermächtigung können zum Beispiel Rechnung, Vorkasse, PayPal oder die Zahlung per Kreditkarte sein.

2.2.2 Checkliste: Bestandteile eines Mandats für SEPA-Basislastschriften

Das Mandat selbst muss mindestens die nachfolgenden Inhalte, inklusive Feldbezeichnungen, in dieser Reihenfolge enthalten und kann um optionale Angaben ergänzt werden. Die Schriftart oder die verwendeten Farben sind nicht festgelegt, wenngleich das Mandat grundsätzlich gut lesbar sein muss.

Bestandteile:

  • Die Bezeichnung SEPA-Lastschriftmandat, (SEPA) Lastschriftmandat oder Lastschriftmandat (SEPA) als klar erkennbare Überschrift

  • Die eindeutige Mandatsreferenz (Nummer des Mandats)

  • Die Aufklärung des Zahlungspflichtigen über die Bedeutung des SEPA-Mandats und seine Rechte und Pflichten im SEPA-Lastschriftverfahren: Vereinbarung zwischen dem Debitor, dem Kreditor und der Bank des Debitors, fällige Beträge mittels des SEPA-Lastschriftverfahrens einzuziehen (Ermächtigung). Ferner erfolgt ein expliziter Hinweis auf das Widerrufsrecht des Debitors und den Einschluss der AGB seiner Bank.

  • Der Name und die genaue Anschrift (inkl. Land) des Zahlungspflichtigen (Debitor)

  • Die IBAN und der BIC des Debitors (für nationale Zahlungen ist ab 1.2.2014, für grenzüberschreitende Zahlungen ab 1.2.2016 ausschließlich die IBAN im SEPA-Raum notwendig, der BIC ist dann optional)

  • Der Name des Zahlungsempfängers (Kreditor)

  • Die Gläubiger-Identifikationsnummer des Zahlungsempfängers

  • Die genaue Anschrift (inkl. Land) des Zahlungsempfängers

  • Der Ausführungstyp der Zahlung (einmaliger oder regelmäßig wiederkehrender Einzug)

  • Der Ort, das Datum und die Unterschrift des Zahlungspflichtigen

Weitere informatorische Angaben, die optionale Bestandteile des Mandats sind:

  • Eine Identifikationsnummer des Zahlungspflichtigen (Debitor)

  • Der Name eines abweichenden Zahlungspflichtigen (Schuldner)

  • Die Identifikationsnummer des abweichenden Zahlungspflichtigen (Schuldner)

  • Der Name eines abweichenden Auftraggebers des Zahlungsempfängers (Gläubiger)

  • Die Identifikationsnummer des abweichenden Auftraggebers des Zahlungsempfängers (Gläubiger)

  • Die Referenznummer des zugrunde liegenden Vertrages (sofern vorhanden)

  • Die Vertragsbezeichnung bzw. der Vertragszweck

  • Interne Vermerke des Zahlungsempfängers

(Quelle: eBusiness-Lotse Ostbayern, ibi research an der Universität Regensburg, Checkliste zur SEPA-Einführung, Stand: Juli 2013)

2.2.3 Gläubiger-Identifikationsnummer

Die Gläubiger-Identifikationsnummer erhalten Sie kostenlos bei der Deutschen Bundesbank unter www.glaeubiger-id.bundesbank.de (Link direkt zum Antrag: bitte hier klicken). Die Antragstellung ist ausschließlich über diesen Weg möglich.

Folgende Daten werden für die Antragstellung benötigt:

  • Name/Firma und Anschrift (ohne Zusätze wie z.B. c/o).

  • Registernummer (je nach Rechtsform: Handelsregister, Partnerschaftsregister, Genossenschaftsregister, Vereinsregister) sowie Ort des Registergerichts bzw. bei natürlichen Personen Ausweisnummer sowie ausstellende Behörde und Ort.

  • Angaben zu einer Ansprechperson: Name, Telefonnummer und E-Mail-Adresse.

Nachdem Sie das Online-Formular ausgefüllt haben, erhalten Sie spätestens am nächsten Geschäftstag eine Bestätigungsmail. Klicken Sie darin auf den Bestätigungslink. Falls Sie dies nicht innerhalb von zehn Kalendertagen tun, werden Ihre Antragsdaten gelöscht und das Antragsverfahren beendet.

Nach der Bestätigung wird Ihr Antrag freigeschaltet und Sie erhalten – je nach Zeitpunkt der Bestätigung nach einigen Stunden bzw. am nächsten Geschäftstag – eine weitere E-Mail mit einem Mitteilungsschreiben (PDF-Anhang), das Ihre Gläubiger-Identifikationsnummer enthält.

Heben Sie das Mitteilungsschreiben sorgfältig auf, denn Sie müssen es im Rahmen der Zulassung zum SEPA-Lastschriftverfahren Ihrer kontoführenden Bank vorlegen.

2.2.4 Mandats-Referenznummer

Für jedes SEPA-Lastschriftmandat müssen Sie eine eindeutige Mandats-Referenznummer vergeben und bei allen SEPA-Lastschriften angeben. Zusammen mit Ihrer Gläubiger-Identifikationsnummer kann damit jedes Mandat eindeutig identifiziert werden.

2.2.5 Pre-Notification

Die Pre-Notification ist eine Vorab-Information darüber, dass Sie beabsichtigen, vom Konto eines Kunden mittels SEPA-Lastschriftverfahren Geld einzuziehen. Sie muss bei der SEPA-Basislastschrift dem Zahlungspflichtigen mindestens 14 Tage vor der Fälligkeit des einzuziehenden Betrags zugegangen sein und folgende Angaben enthalten:

  • Fälligkeitstermin der Lastschrift,

  • einzuziehender Betrag,

  • Mandats-Referenznummer,

  • Gläubiger-Identifikationsnummer.

Die lange Frist von 14 Tagen dürfen Sie über eine Anpassung in Ihren Geschäftsbedingungen verkürzen. Die Informationen können auch im Vertrag oder auf der Rechnung genannt werden, ein separates Schreiben ist nicht erforderlich.

Achtung: Die Pre-Notification muss immer an den Inhaber des Kontos geschickt werden, von dem die Lastschrift eingezogen werden soll. Ist der Kontoinhaber nicht gleichzeitig der Vertragspartner, kann die Pre-Notification nicht in den Vertrag oder die Rechnung mit einbezogen werden. Sie müssen dem Kontoinhaber dann einen gesonderten Bescheid mit den erforderlichen Angaben zuschicken.

2.2.6 Frist für die Einreichung einer SEPA-Lastschrift bei der Bank

Bei der SEPA-Lastschrift wird ein konkretes Fälligkeitsdatum vereinbart, zu dem das Konto des Zahlungspflichtigen belastet wird. Als Zahlungsempfänger müssen Sie die SEPA-Lastschrift so einreichen, dass sie dem Kreditinstitut des Zahlungspflichtigen rechtzeitig vorliegt. Dafür gibt es bestimmte Fristen:

  • SEPA-Basislastschrift: Erst- und Einmallastschriften müssen mindestens fünf Geschäftstage vor der Kontobelastung eingereicht werden, bei wiederkehrenden Lastschriften beträgt die Frist mindestens zwei Geschäftstage vor Fälligkeit.

  • SEPA-Firmenlastschrift: Erst- und Folgelastschriften müssen mindestens einen Geschäftstag vor der Kontobelastung eingereicht werden.

Mithilfe des konkreten Fälligkeitsdatums können Sie Ihr Liquiditätsmanagement verbessern und Zahlungsströme taggenau steuern – jedenfalls soweit es um Zahlungen geht, die Sie von Kunden und Geschäftspartnern einziehen.

3. SEPA: Das gilt es in der Praxis zu bedenken

Neben den ganzen Neuerungen hinsichtlich SEPA-Lastschrift, Gläubiger-Identifikationsnummer, SEPA-Mandat, Pre-Notification usw. gibt es ganz viele größere und kleine Dinge, die Sie in Ihrem Unternehmen anpassen müssen. Dazu gehören beispielsweise die folgenden Punkte:

  • Briefpapier: Geben Sie künftig nicht mehr Kontonummer und Bankleitzahl bei den Firmendaten an, sondern IBAN und BIC.

  • Internetauftritt: Auch auf Ihrer Unternehmens-Homepage sollten Sie in den Firmendaten Kontonummer und Bankleitzahl durch IBAN und BIC ersetzen.

  • Vorausgefüllte Überweisungsträger: Wenn Sie Ihren Kunden vorausgefüllte Überweisungsträger zur Verfügung stellen, achten Sie darauf, dass diese ab dem 1.2.2014 mit IBAN und BIC ausgefüllt sein müssen. Beachten Sie beim Verwendungszeck den SEPA-Standard-Zeichensatz und verzichten Sie auf ä, ö, ü und ß.

  • Vertragstexte: Hier muss die Einzugsermächtigung durch ein SEPA-Mandat ersetz werden.

  • Geschäftsbedingungen: Passen Sie hier die Frist für die Pre-Notification (falls gewünscht).

  • Buchhaltung: IBAN und BIC müssen an die Stelle von Kontonummer und Bankleitzahl treten.

  • IT: Hard- und Software müssen so aktualisiert werden, dass das im Vergleich zu den heute gebräuchlichen DTAUS- und DTAZV-Formaten deutlich speicherintensivere XML-Datenformat verarbeitet werden kann.

  • Lastschrift: Der Raum für den Verwendungszweck schrumpft von bisher maximal 378 (im DTAUS-basierten Inlandszahlungsverkehr möglichen) auf nur noch 140 Zeichen.

4. Links zu Schnittstellenspezifikationen und XML-Schemadateien