Gehalts­ab­rechnung verstehen – Einfach erklärt!

Die Gehaltsabrechnung ist da und das Geld ist auf deinem Konto gelandet. Wahrscheinlich erscheint dir die Gehaltsabrechnung zunächst uninteressant, weil dein Lohn ja auf deinem Konto eingegangen ist. Bekommst du eine fixe Vergütung, dann ändert sich auch nicht jeden Monat dein Gehalt. Allerdings solltest du deine Lohnabrechnung in regelmäßigen Abständen prüfen.

Vor allem, wenn du eine neue Arbeitsstelle begonnen hast, ist ein Blick auf die erste Abrechnung wichtig, um mögliche Fehler, die bei der Erfassung passieren können, rechtzeitig zu melden und zu korrigieren.

Aber auch Änderungen, die sich unterjährig ergeben können, können dafür sorgen, dass du einen genaueren Blick auf die Inhalte werfen solltest. Dazu gehört beispielsweise der Eintritt in die Kirche bzw. der Austritt, der Wechsel der Krankenkasse oder die Änderung der Steuerklasse aufgrund von Heirat.

Klar, der Blick wird wohl immer zuerst auf das Nettogehalt gehen, aber was steht da eigentlich alles auf der Abrechnung drauf? Was sollen die vielen verschiedenen Kürzel und Ziffern bedeuten, die in diesem Dokument stehen?

Anhand einer Musterabrechnung möchten wir dir die einzelnen Abschnitte der Gehaltsabrechnung aufzeigen und erklären.

Hier geht es zunächst einmal um allgemeine Angaben. Folgende Angaben sind Pflichtangaben:

• Name und Anschrift des Arbeitgebers
• deine persönlichen Daten (Name, Anschrift und Geburtstag)
• deine Steuerklasse
• deine Steuer-Identifikationsnummer (Steuer-ID)
• deine Sozialversicherungsnummer
• deine Religionszugehörigkeit
• Eintrittsdatum/Austrittsdatum
• Abrechnungszeitraum und Anzahl der darin enthaltenen Steuer- und Sozialversicherungstage
• Beitragsgruppenschlüssel (bei »normalem« Anstellungsverhältnis 1111) und zuständige Einzugsstelle für den Gesamtsozialversicherungsbeitrag
• Beitragszuschlag für Kinderlose (falls du kinderlos bist)
• ggf. Angabe, dass es sich um einen Midijob (538,01 Euro bis 2.000 Euro Lohn) handelt
• ggf. Angabe, dass es sich um eine Mehrfachbeschäftigung handelt

Angaben über den persönlichen Urlaubsanspruch, die bereits genommenen Urlaubstage sowie die wöchentliche Arbeitszeit sind freiwillig und werden – wenn sie überhaupt aufgeführt werden – meist zusammen mit den anderen Angaben im ersten Abschnitt aufgelistet.

Neben den »allgemeinen« Pflichtangaben wird auch der Mindestumfang an Entgeltbestandteilen, die in der Gehaltsabrechnung aufzuführen sind, in der EBV geregelt. Diese Regelung dient zur vereinfachten Nachvollziehbarkeit der abgerechneten Beträge.

In der Gehaltsabrechnung wird zwischen den verschiedenen Entgeltarten – auch Lohnarten genannt – unterschieden. Diese sind mit ihrer jeweiligen Bezeichnung einzeln aufzulisten und es sind Angaben darüber zu machen, inwieweit die einzelnen Bestandteile des Arbeitslohns in das Steuer-Brutto (»St«), das Sozialversicherungs-Brutto (»SV«) und in das Gesamt-Brutto (»GB«) fließen. Oftmals werden die einzelnen Bestandteile des Arbeitslohns auch als Brutto-Bezüge bezeichnet.

In der Spalte Steuer-Brutto und Sozialversicherungs-Brutto wird das Grundgehalt – Bruttogehalt – jeweils mit dem Buchstaben »L« gekennzeichnet. Das »L« kennzeichnet das Bruttogehalt sowohl in der Spalte Sozialversicherungs-Brutto als auch in der Spalte Steuer-Brutto als laufenden Bezug.

Wenn du zu deinem Bruttogehalt zum Beispiel noch zusätzlich einen Gutschein in Form eines Tankgutscheins bekommst, hat dieser beim Steuer-Brutto und Sozialversicherungs-Brutto eine Besonderheit. Diese Position ist mit einem »F« gekennzeichnet und bedeutet, dass dieser Betrag frei von Steuern und Sozialversicherungsabgaben ist. Hierbei ist die betragsmäßige Begrenzung von aktuell 50 Euro pro Monat zu beachten, denn bei Überschreitung wird der komplette Betrag steuer- und sozialversicherungspflichtig.

Bekommst du beispielsweise einen Bonus (13. Gehalt) ausbezahlt, wird dieser in der Spalte Steuer-Brutto als sonstiger Bezug (»S«) und in der Spalte Sozialversicherungs-Brutto als Einmalbezug (»E«) ausgewiesen und gekennzeichnet. Die Zuordnung in der Sozialversicherung erfolgt nur, da die sozialversicherungspflichtigen Beiträge nicht wie beim laufenden Bezug mit dem Auszahlungsanspruch des Gehalts entstehen, sondern bereits mit dem Anspruch auf das Gehalt. Steuerlich sieht es dagegen etwas anders aus. Die Kennzeichnung als sonstiger Bezug erfolgt deshalb, weil dieser höher als die laufenden Bezüge besteuert wird.

Um zu veranschaulichen, wie die Besteuerung von einem 13. Gehalt ausfällt, haben wir uns folgendes Beispiel überlegt:

Nehmen wir an, du bekommst im Jahr 2024 ein monatliches Bruttogehalt von 3.500 Euro, bekommst ein volles 13. Gehalt als Bonus on top dazu und wirst mit der Steuerklasse 1 abgerechnet. Der Lohnsteuerabzug für den Bonus berechnet sich wie folgt:

• Berechnung der Jahreslohnsteuer des voraussichtlichen Jahresarbeitslohns ohne 13. Gehalt
• Jahresarbeitslohn 42.000 Euro → Jahreslohnsteuer 1 = 5.193 Euro
• Berechnung Jahreslohnsteuer des voraussichtlichen Jahresarbeitslohn zzgl. 13. Gehalt: Jahresarbeitslohn 45.500 Euro → Jahreslohnsteuer 2 = 6.042 Euro
• Berechnung Lohnsteuerabzug des 13. Gehalts:
  
  

  Jahreslohnsteuer 2 - Jahreslohnsteuer 1	= Lohnsteuerabzug 13. Gehalt
  6.042 Euro - 5.193 Euro	= 849 Euro

Im Vergleich:

Für dein laufendes Bruttogehalt fallen in diesem Beispiel monatlich 432,75 Euro an Lohnsteuer an. Somit fällt mehr als doppelt so viel Lohnsteuer für den sonstigen Bezug an. Bei der Berechnung haben wir die Kirchensteuer außen vorgelassen. Und wir haben zur Berechnung den durchschnittlichen Zusatzbeitragssatz von derzeit 1,7 % herangezogen.

Im nächsten Abschnitt der Gehaltsabrechnung erfolgt die Aufteilung des Steuer-Brutto anhand der im »Abschnitt Entgeltbestandteile« vergebenen Kürzel nach laufenden und sonstigen Bezügen. Anhand der Aufteilung werden dann die jeweils anfallenden steuerrechtlichen Abzüge berechnet.

Direkt darunter erfolgt ebenfalls eine Aufsplittung. Und zwar die des Sozialversicherungs-Brutto in laufende Bezüge und Einmalbezüge nach den im »Abschnitt Entgeltbestandteile« vergebenen Kürzeln.

Die Aufteilung vom Steuer- und Sozialversicherungs-Brutto gehört ebenfalls zum Mindestumfang der EBV.

Der Lohnsteuerabzug richtet sich nach der amtlichen Lohnsteuertabelle. Diese ändert sich jährlich, weshalb die Werte in unserer Musterabrechnung und in der Berechnung vom 13. Gehalt nur beispielhaft dargestellt werden.

Bei den Sozialversicherungsbeiträgen sieht es ähnlich aus. Die Beitragssätze werden jährlich für das Folgejahr bekanntgegeben.

Für das Jahr 2024 gelten folgende Beitragssätze:

Hinweise:

• In Sachsen gilt eine Ausnahme: Der Arbeitgeber trägt 1,2 % und der Arbeitnehmer 2,2 % des Beitrags zur Pflegeversicherung.
• Der Beitragszuschlag in der Pflegeversicherung wird für kinderlose Arbeitnehmer ab dem 23. Lebensjahr erhoben. In der Gehaltsabrechnung wird er meistens mit »Z« gekennzeichnet.

Die Steuern musst du allein aus deinem Gehalt zahlen. Die Sozialversicherungsbeiträge hingegen werden vom Arbeitgeber und dir als Arbeitnehmer jeweils zur Hälfte getragen. Eine Ausnahme bildet der Beitragszuschlag für Kinderlose. Diesen musst du komplett selbst tragen.

Diesen Abschnitt kann man mit der Lohnsteuerbescheinigung vergleichen. Er beinhaltet die bereits abgerechneten Werte inklusive die des aktuellen Abrechnungsmonats.

Das ist der wohl wichtigste Teil der Gehaltsabrechnung.

Der Netto-Verdienst wird ermittelt, indem vom Gesamt-Brutto die steuerrechtlichen und sozialversicherungsrechtlichen Abzüge abgezogen werden.

Für die Ermittlung des Auszahlungsbetrags werden vom Netto-Verdienst die Netto-Bezüge hinzugerechnet und/oder Netto-Abzüge abgezogen. Die Netto-Bezüge und Netto-Abzüge fließen nicht in das Steuer-Brutto und das Sozialversicherungs-Brutto ein.

Zuschüsse des Arbeitgebers zur privaten Kranken- und Pflegeversicherung sowie steuerfreier Reisekostenersatz gehören zum Beispiel zu den Netto-Bezügen.

Die Einzahlung von vermögenswirksamen Leistungen (z.B. für einen Bausparvertrag) oder auch die Entgeltumwandlung zugunsten einer betrieblichen Altersvorsorge sind in der Gehaltsabrechnung zu finden.

Wenn sich dein Arbeitgeber an der vermögenswirksamen Leistung beteiligt, dann ist dieser Zuschuss steuer- und sozialversicherungsrechtlich als laufender Bezug zu behandeln (Abschnitt »Entgeltbestandteile«) und wird auf dein Gesamt-Brutto gerechnet.

Bei der Entgeltumwandlung und dem Arbeitgeber-Zuschuss zur betrieblichen Altersvorsorge sieht das Ganze etwas anders aus.

Der Arbeitgeber-Zuschuss und dein eigener Anteil zur betrieblichen Altersvorsorge sind von der Steuer und der Sozialversicherung befreit und sind nicht in das Gesamt-Brutto miteinzubeziehen.

Der Gehaltsverzicht bzw. die Entgeltumwandlung ist wiederum ein laufender Bezug und das sowohl in der Steuer als auch in der Sozialversicherung. Nur eine Sache bleibt gleich: Dieser Betrag wird ebenfalls nicht in das Gesamt-Brutto einberechnet.

Im Abschnitt »Nettogehalt/Nettolohn und Berechnung Auszahlungsbetrag« wird der Gesamtbetrag, der als vermögenswirksame Leistung eingezahlt wird – also Arbeitgeber- und Arbeitnehmeranteil – sowie dein Gehaltsverzicht zugunsten der betrieblichen Altersvorsorge von deinem Nettogehalt abgezogen.

Arbeitsentgelt, Gehalt, Lohn, Vergütung, Verdienst, Entlohnung – für die Arbeitsvergütung gibt es zahlreiche Synonyme. Jeder, der sich in einem aktiven Arbeitsverhältnis befindet, bekommt für seine erbrachte Arbeitsleistung eine Vergütung ausbezahlt.

Der steuerliche Begriff für die Arbeitsvergütung ist »Arbeitslohn« und wird wie folgt definiert: Zum Arbeitslohn gehören alle Einnahmen, in Geld oder Geldeswert (z.B. Zurverfügungstellung eines Firmenwagens zur privaten Nutzung), die einem Arbeitnehmer aus einem Dienstverhältnis zufließen. Diese Einnahmen werden den Einkünften aus nichtselbstständiger Arbeit (§ 19 EStG) zugerechnet. Dabei wird zwischen dem laufenden Arbeitslohn und den sonstigen Bezügen unterschieden.

Zum Arbeitslohn gehören:

• Löhne, Gehälter, Gratifikationen,
• Sachbezüge (geldwerte Vorteile),
• andere Vorteile, die gewährt werden (z.B. Weihnachtsgeld, Urlaubsgeld)
• Entschädigungen (z.B. Abfindung)
• Ersatz von Fahrtkosten, wenn sie den steuerfreien Betrag übersteigen
• Wartegelder, Ruhegelder, Witwen- und Waisengelder,
• Andere Bezüge aus früheren Dienstverhältnissen,
• Zuschüsse im Krankheitsfall,
• Entlohnungen für Mehrarbeit oder besondere Gefährdungen,
• Trinkgelder, Bedienzuschläge und ähnliche Zuwendungen, auf die der Arbeitnehmer einen Rechtsanspruch hat.

Die Besteuerung des Arbeitslohns erfolgt nach den jeweils gesetzlich geltenden Lohnsteuerjahrestabellen. Die auf den Arbeitslohn entfallende Lohnsteuer richtet sich nach dem voraussichtlichen Jahresbruttoarbeitslohn. Dazu kommt dann ggf. Kirchensteuer und – bei einem sehr sehr hohen Arbeitslohn – auch noch 5,5 % Soli. Diese sogenannten elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmale (»ELStAM«) werden von den Finanzämtern zum Abruf für den Arbeitgeber bereitgestellt, um die Entgeltabrechnung korrekt erstellen zu können (»ELStAM-Verfahren«).

In der Sozialversicherung ist der laufende Arbeitslohn die Berechnungsgrundlage für die Beiträge in den jeweiligen Versicherungsspaten (Kranken-, Pflege-, Renten- und Arbeitslosenversicherung).

Zahlt dir der Arbeitgeber im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse Leistungen, dann gehören diese Zahlungen nicht zu deinem Lohn, da in diesem Fall keine Gegenleistung vorliegt. Dazu gehören bspw. Vorsorgeuntersuchungen oder betrieblich veranlasste Seminarbesuche. Auch Aufmerksamkeiten wie z.B. Getränke, die im Betrieb kostenlos zur Verfügung gestellt werden oder auch Geschenke bis zu 60 € (brutto), die du von deinem Arbeitgeber zu deinem besonderen persönlichen Anlass bekommst, gehören nicht zum Arbeitslohn und sind steuer- und sozialversicherungsfrei.

Auch der Zuschuss zur Kinderbetreuung oder Sachbezüge im Wert von bis zu 50 Euro im Monat – wie bspw. Gutscheine – fallen nicht unter die Kategorie »Arbeitslohn« und sind ebenfalls steuer- und sozialversicherungsfrei.

Diese Regelungen für den Lohn gelten nicht nur für einen Vollzeitjob, sondern auch für geringfügig Beschäftigte.